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　　24.記錄在線采購(gòu)

　　如果你從網(wǎng)絡(luò)上購(gòu)買(mǎi)東西，記錄你的采購(gòu)可能很麻煩。但是你可以把零售商發(fā)給你的確認(rèn)電子郵件轉(zhuǎn)到Excel工作表中。打開(kāi)確認(rèn)電子郵件，然后點(diǎn)擊開(kāi)始點(diǎn)，再按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊結(jié)束點(diǎn)。按鼠標(biāo)右鍵然后選擇“復(fù)制”，然后打開(kāi)一個(gè)空白的Excel工作表。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊一個(gè)單元格，然后選擇“粘貼”。之后你需要調(diào)整一下格式，讓它變得好看些。

　　25.審核公式

　　如果你對(duì)于某個(gè)公式感到困惑，你不知道這個(gè)公式是如何構(gòu)成的，你可以選擇包含該公式的單元格，然后在“工具”菜單中選擇“審核”，然后選擇“跟蹤引用單元格”。你會(huì)看到相關(guān)單元格中出現(xiàn)了藍(lán)色的點(diǎn)，并且有箭頭指向該公式。當(dāng)你完成了檢查，選擇“取消所有追蹤箭頭”。

　　26.導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

　　你可以從在線銀行和財(cái)務(wù)軟件中將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，但是這卻不像打開(kāi)一個(gè)Excel文件那么簡(jiǎn)單。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通常是.csv形式。在Excel中，進(jìn)入“文件”菜單，選擇“打開(kāi)”，然后在“文件類(lèi)型”中選擇“文本文件”(*.txt, *.prn, *.csv)，然后選擇你需要打開(kāi)的CSV文件。打開(kāi)文件后，你需要調(diào)整列寬，以便使數(shù)據(jù)能夠正常顯示。

　　27.設(shè)置值為“0”的單元格的格式

　　你可以清除單元格中你所不需要的“0”：進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“視圖”，勾掉“零值”。如果你希望某些單元格中的“0”仍然被顯示，將這些單元格設(shè)置成自定義格式“0;-0;;@”。進(jìn)入“格式”菜單，選擇“單元格”，然后選擇“數(shù)字”，在列表中選擇“自定義”，然后輸入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定義格式“'0;-0;?-?;@”

　　Excel快捷鍵

　　不要陷入Excel的選項(xiàng)和命令之中。使用下面這些快捷鍵能夠幫你更快地完成工作，讓你不用時(shí)常把手從鍵盤(pán)上移開(kāi)去操作鼠標(biāo)。

　　Ctrl+- 刪除當(dāng)前單元格或者選定的區(qū)域

　　Ctrl+Shift++ 插入單元格或者選定的區(qū)域

　　Ctrl+; 在所選單元格中插入當(dāng)前日期

　　Ctrl+Shift+; 在所選單元格中插入當(dāng)前時(shí)間

　　Ctrl+K 插入超級(jí)鏈接或者web鏈接

　　Ctrl+Tab 轉(zhuǎn)到下一張工作表

　　Shift+F3 打開(kāi)公式窗口

　　F11 創(chuàng)建一個(gè)圖表

　　Ctrl+Space 選擇所有當(dāng)前列

　　Shift+Space 選擇所有當(dāng)前行

　　Ctrl+Shift+1 將當(dāng)前單元格中的數(shù)字用千位分隔符隔開(kāi)

　　Ctrl+Shift+4 將當(dāng)前單元格數(shù)字類(lèi)別設(shè)置為貨幣

　　Ctrl+Shift+5 將當(dāng)前單元格數(shù)字類(lèi)別設(shè)置為百分比

　　Ctrl+方向鍵 將光標(biāo)沿著方向鍵的方向移到下一個(gè)被使用了的單元格

　　Ctrl+F 打開(kāi)“查找”對(duì)話框

　　我們中的絕大部分人都使用Microsoft Office，但是我們是否都了解如何能夠最有效地使用它?我們?cè)谶@里列舉了100個(gè)使用的竅門(mén)。本文的第二部分是關(guān)于PowerPoint和Outlook的。

　　POWERPOINT

　　28.清理工具

　　也許Office軟件工具條中的大部分工具你都從未使用過(guò)，PowerPoint也不例外。為了清理這些多余的功能，你可以按住“Alt”然后將鼠標(biāo)放在把不需要的工具圖標(biāo)上，按住左鍵將它拖出工具條，這時(shí)那些工具就不見(jiàn)了。如果你想找回它們的話，右鍵單擊工具條進(jìn)入“自定義”窗口，選擇“命令”標(biāo)簽，你就能夠把需要的按鈕拖回工具條了。 29.在XP中創(chuàng)建圖表

　　在Office XP的繪圖工具條中包含了一個(gè)新的，但是非常容易被忽略的功能。繪圖按鈕幫助你能夠很方便地創(chuàng)建維恩圖、波形圖、錐形圖和其他形式的圖表，還能夠根據(jù)你的數(shù)據(jù)自動(dòng)創(chuàng)建文本標(biāo)簽。這樣做會(huì)非�？旖荩�而且這個(gè)工具能夠幫助你在現(xiàn)有圖表中編輯或者添加效果。

　　30.XP中的另一個(gè)新功能——?jiǎng)赢?huà)方案

　　Office XP中的另一個(gè)新功能是動(dòng)畫(huà)方案。如果你自己創(chuàng)建一個(gè)動(dòng)畫(huà)，可能會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，而且會(huì)比較麻煩。但是動(dòng)畫(huà)方案中包含了模板和樣式任務(wù)面板，這使你能夠從中進(jìn)行選取，而省略了很多煩瑣的工作。

　　31.精確定位

　　如果你想要將圖片或者文本精確地插入到幻燈片的某個(gè)位置，你可以不使用鼠標(biāo)，你可以使用鍵盤(pán)上的方向鍵來(lái)一點(diǎn)點(diǎn)調(diào)整它的位置。如果你同時(shí)按住Ctrl鍵，對(duì)象移動(dòng)的步長(zhǎng)就會(huì)更小，移動(dòng)的幅度取決于你的顯示比例，這讓你能夠?yàn)閷?duì)象進(jìn)行更精確地定位。

　　32.使用批注

　　如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻燈片中添加批注，這個(gè)功能幫助你同其他人分享你的觀點(diǎn)或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它們的外觀。選中注釋?zhuān)�點(diǎn)擊“繪制”菜單，選擇“自動(dòng)生成形狀”，你就可以將重要的批注設(shè)置成為箭頭狀或者其他形狀，這樣能夠使它變得更顯眼。

　　33.PPT和PPS

　　如果你把一個(gè)文件保存為后綴是“.pps”的文件--而不是像通常那樣保存為后綴是“.ppt”的話，當(dāng)你雙擊這個(gè)文件的圖標(biāo)時(shí)，Windows就會(huì)把它當(dāng)作一個(gè)幻燈片來(lái)自動(dòng)進(jìn)行播放，而不是像PPT文件一樣會(huì)在PowerPoint里以編輯的方式打開(kāi)。不過(guò)你還是可以使用PowerPoint對(duì)于PPS文件進(jìn)行編輯，你只要在PowerPoint的“文件”菜單中打開(kāi)它就行了。

　　34.縮小文件

　　如果你的文件中包含了很多圖片，那么文件就會(huì)變得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能夠選擇壓縮圖片，通過(guò)這種方式能夠讓文件變小。打開(kāi)“圖片”工具條，然后按“壓縮圖片”按鈕。你能夠選擇壓縮一個(gè)、多個(gè)或者是全部的圖片。