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　　12.即時更正

　　你可以不用等到你完成了整篇文章再修改錯誤，在輸入的過程中，就一邊輸入一邊進(jìn)行拼寫檢查。用鼠標(biāo)右鍵單擊下面被加了紅色下劃線的單詞，Word會彈出一個菜單，菜單里會列出系統(tǒng)認(rèn)為合適的修改方法。而且Word會在它認(rèn)為語法不當(dāng)?shù)脑~組下面加綠色下劃線，前面這種方法同樣也適用于這種情況。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊這些詞組，Word會給出一個列有修改建議的菜單。

　　Word快捷鍵

　　我們中間的大部分人使用Microsoft Word的頻率都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他的Office軟件，所以了解下面這些快捷鍵的使用就能夠幫助你更快地使用Word，這節(jié)省了你菜單和工具條中尋找這些功能的時間，從而提高你的工作效率。

　　Ctrl+B 將所選文字變成粗體

　　Ctrl+U 為所選文字添加下劃線

　　Ctrl+I 將所選文字變成斜體

　　Ctrl+L 將所選文字向左對齊

　　Ctrl+E 將所選文字或段落居中對齊

　　Ctrl+M 將所選文字或段落縮進(jìn)

　　Ctrl+1 將所選文字行之間的行間距設(shè)定為一倍行間距

　　Ctrl+2 將所選文字行之間的行間距設(shè)定為兩倍行間距

　　Ctrl+5 將所選文字行之間的行間距設(shè)定為1.5倍行間距

　　Ctrl+Space 自動更正

　　Ctrl+Del 刪除光標(biāo)右邊的單詞

　　Ctrl+Backspace 刪除光標(biāo)左邊的單詞

　　Ctrl+Shift+8 隱藏空格、回車標(biāo)記

　　F7 進(jìn)行拼寫和語法檢查

　　Shift+F7 使用詞典

　　EXCEL

　　13.使用XP中的Smart Tags

　　Office XP中另一個具有特色的功能是Smart Tags功能，它類似智能鏈接，連到網(wǎng)站或者你電腦硬盤中的指定位置上。Excel能夠識別特定的詞匯，并且在它們旁邊顯示Smart Tag動作按鈕。進(jìn)入“工具”菜單中的“自動更正”選項(xiàng)，然后選擇“Smart Tags”來查看它能夠識別哪些詞匯。你可以從Microsoft Office 網(wǎng)站上下載并安裝新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。

　　14.錯誤檢查

　　如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能夠看到他們所做的改動就非常必要。Excel 2000將帶有批注的單元格用紅色三角標(biāo)志出來。在Excel 2000中，有一個紫色的Smart Tags指示標(biāo)志，綠色標(biāo)志表示該單元格中的公式可能存在錯誤。進(jìn)入“工具”菜單，你可以在“選項(xiàng)”窗口中發(fā)現(xiàn)選項(xiàng)。

　　15.打開舊的宏

　　在Excel 2002中，你也許不能夠打開舊的宏(來自Excel 97或者2000)，因?yàn)镋xcel 2002會給出安全警告提示。如果你需要使用舊的宏，進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“安全性”，然后在“宏安全性”選項(xiàng)中選擇“低”。在“可信任的來源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”選項(xiàng)前打勾，之后你需要重新啟動Windows，然后你就可以使用舊的宏了。

　　16.查看重要單元格

　　使用“查看”窗口可以監(jiān)視電子表格中重要單元格的狀況。點(diǎn)擊一個包含數(shù)據(jù)的單元格，然后進(jìn)入“工具”菜單，選擇“審核”，然后選擇“顯示查看窗口”。點(diǎn)擊“增加查看”，它將顯示任何打開的工作簿的值和公式。

　　17.對單元格使用標(biāo)志

　　在Excel中，你可以使用單元格的標(biāo)志來代替單元格的位置坐標(biāo)(比如用“Profit”代替“A6”)。進(jìn)入“工具”菜單的“選項(xiàng)”，然后在“重新計算”中選擇“接受公式標(biāo)志”。

　　18.創(chuàng)建公式

　　通過點(diǎn)擊位于標(biāo)準(zhǔn)工具條中的“粘貼函數(shù)”按鈕(被標(biāo)記為“fx”)可以創(chuàng)建公式。如果你從列表中選擇函數(shù)，它的描述將被顯示在對話框中，你也可以按“幫助”按鈕以獲得更多關(guān)于該函數(shù)的幫助。另一種方法是按公式輸入欄前的等號標(biāo)志，你會發(fā)現(xiàn)最近使用的函數(shù)的列表。

　　19.鏈接

　　如果你看到一條關(guān)于失效或者錯誤鏈接到其他工作簿或者應(yīng)用程序的報錯消息，你就應(yīng)該進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“工作簿選項(xiàng)”。確認(rèn)“更新遠(yuǎn)程引用”選項(xiàng)被選中。如果你選擇了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”，你就不用再擔(dān)心鏈接失效，但是你的文件會變得體積龐大。

　　20.求和

　　使用AutoSum工具來對一列單元格求和是非常容易的，但是如何計算小計呢?這個其實(shí)也很簡單。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代碼，代表SUM，你在使用的時候需要把單元格范圍根據(jù)自己的工作表情況進(jìn)行修改。你可以在B11單元格使用這一公式，然后在B21使用諸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”這樣的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就會對B11和B21單元格進(jìn)行求和。

　　21.刪除和清除

　　有兩種方法能夠清除單元格中的信息：刪除和清除。點(diǎn)擊目標(biāo)單元格然后選擇“刪除”(或者按“Del”鍵或者空格鍵)將會刪除單元格中的數(shù)值或者公式，但是格式和批注都還會保留下來。如果你想要讓目標(biāo)單元格恢復(fù)初始狀態(tài)，就需要選擇“清除”。

　　22.頁面設(shè)置

　　我們很多人都會遇到一些長度超過一頁紙的表格。如果你希望文件被打印出來的時候，在每頁紙的頂端都有標(biāo)題行，就需要做如下設(shè)置：進(jìn)入“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”，然后選擇“工作表”在“頂端標(biāo)題行”一欄中，按那個標(biāo)有紅色箭頭的按鈕，然后用鼠標(biāo)在工作表上選擇標(biāo)題行，然后按“確定”。

　　23.刪除批注

　　你可以一次性地刪除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份沒有任何批注的電子表格，那么你就要這樣操作：同時按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 鍵，這樣就會選定工作表中所有含有批注的單元格。然后在其中一個單元格上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，然后選擇“刪除批注”，然后移開鼠標(biāo)，你就會發(fā)現(xiàn)所有的批注都消失了。