三、工作實務(wù)題

　　(1)背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理王民需要你完成的任務(wù)。

　　便條高葉：從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內(nèi)部成員之間、部門之間的協(xié)作確實出現(xiàn)了一些問題。為加強內(nèi)部管理，我擬組織一次部門主要負責(zé)人的面對面溝通會。請你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。謝謝。(1)提高團隊士氣的方法。(2)團隊任務(wù)的分配方法。(3)上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑。

　　總經(jīng)理王民

　　2012年2日12日

　　(2)背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項工作任務(wù)。

　　便條高葉：公司為了開拓國際市場，組織相關(guān)人員到歐洲進行了實地考察，需要形成一份報告給集團公司。請你完成以下工作任務(wù)：(1)說明起草文件的要求。(2)說明文件審核的具體方面。(3)說明審核后的發(fā)文處理程序。(4)說明封發(fā)的要求。

　　行政經(jīng)理蘇明

　　2012年1月9日

　　(3)背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項工作任務(wù)。

　　備忘錄至：秘書——高葉自：行政經(jīng)理——蘇明內(nèi)容：公司準(zhǔn)備將今年的公司年會辦成遠程電話會議，決定由你起草此次會議籌備方案的初稿，為穩(wěn)妥起見，請你先將遠程會議籌備方案的特點予以整理，并從網(wǎng)上發(fā)給我。此外，請就如何檢查會議籌備工作提出幾點建議。

　　行政經(jīng)理

　　蘇明××××年×月×日

　　【參考答案】

　　(1) :

　　備忘錄

　　至：總經(jīng)理——王民

　　自：秘書——高葉

　　日期：2012年2月12日

　　主題：關(guān)于團隊工作

　　(1)提高團隊士氣的方法：

　　①有一個良好的工作環(huán)境。

　　②讓隊員了解團隊的使命。

　　③努力的目標(biāo)相同。

　�、苡涀∶總�隊員是獨立的個體。

　�、輨�(chuàng)立團隊識別系統(tǒng)。

　�、薹窒沓晒�。

　�、叽_保團隊正面氣氛。

　�、嗝貢�的作用。

　　(2)團隊任務(wù)的分配方法：

　　認(rèn)真籌劃確定團隊工作所需的資源、重要的階段點、計劃時間表，以及團隊中每個成員的個人任務(wù)和責(zé)任，公平分配每個成員的工作。分配工作時，應(yīng)考慮下列因素：

　　①團隊成員工作經(jīng)驗的多少。

　�、诿咳顺袚�(dān)的工作總量。

　�、郾M可能變化著平均分配任務(wù)，不要將那些有趣的、大家都愿意做的工作總分配給同一個人，而要平均分配。

　�、軕�(yīng)考慮團隊成員的特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性。

　　⑤組織團隊會議共同討論如何分配成員工作，公開化的討論可使分配工作更合理、更公平。

　�、拊趯嵤﹫�(zhí)行中要有靈活性，通過監(jiān)督和檢察團隊成員的工作進展，如果發(fā)現(xiàn)任務(wù)分配不合理、不公平的現(xiàn)象，應(yīng)立即重新調(diào)整工作任務(wù)，以保證團隊工作達到預(yù)期的目標(biāo)。

　　(3)上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑：

　　①定期向上級主管部門提交書面報告。

　　②由團隊領(lǐng)導(dǎo)定期向上級主管口頭匯報團隊的簡要情況，保持團隊領(lǐng)導(dǎo)與上級主管的個人接觸。

　�、凵霞壒芾聿块T的領(lǐng)導(dǎo)親自參加團隊的有關(guān)會議。上級管理部門也能通過親自到團隊察看工作而獲得團隊建設(shè)的第一手資料。

　�、芷渌�途徑。例如通過舉辦團隊工作進展情況的展覽向上級匯報工作實現(xiàn)管理部門

　　和團隊之間的溝通。

　　管理部門與團隊之間的交流途徑不應(yīng)該是單方的、個別的，通常是上述這些交流方法的組合，以便可以更好地實現(xiàn)雙方之間的交流，保證雙方都能夠獲得關(guān)于團隊進展的全面、準(zhǔn)確和最新的信息。

　　(2) :

　　(1)起草文件的要求：情況確實，表述準(zhǔn)確，觀點明確，標(biāo)點正確，字詞規(guī)范，數(shù)字、地名準(zhǔn)確。

　　(2)審核的重點：具體內(nèi)容、文字表達、格式、體式。

　　(3)審核后的發(fā)文處理程序：簽發(fā)、繕印、校對、蓋印、登記。

　　(4)封發(fā)要求：折疊整齊，貼實封口，及時發(fā)送。

　　(3) :

　　遠程會議籌備方案的特點：

　　(1)遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

　　(2)遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

　　(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準(zhǔn)備會議討論。

　　(4)遠程會議籌備方案中要有專人負責(zé)檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

　　做好會務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：

　　(1)聽取會議籌備人員的匯報。

　　①聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

　�、跁�議籌備人員對匯報材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

　�、圻x擇合適的匯報時間。

　�、軐�會議籌備情況匯報的關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)籌備過程中的問題，及時地調(diào)整和加強。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

　　(2)會前現(xiàn)場檢查。

　�、贆z查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料，用盲文印刷等。遠程會議要提前下發(fā)材料。

　　②注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

　�、墼O(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。

　　張貼會場平面示意圖。

　　④佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

　�、轀�(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

　�、薨才沤哟�、服務(wù)人員。配備精通業(yè)務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。

　�、哌h程會議要加強對設(shè)備的檢查。

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