二、案例分析題

　　(1)請閱讀下面錄像題的情景敘述，找出情景敘述中秘書行為及工作環(huán)境中正柏或錯誤的地方(應(yīng)至少找出10處正誤點)。人物：高葉，總經(jīng)理助理;王民，宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理;譚平，總經(jīng)理辦公室文員;劉建l，設(shè)備采購部經(jīng)理;孫悅，設(shè)備采購員;陳宏，財務(wù)總監(jiān)。物品：采購方案、領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)單、政府采購任務(wù)書、會議室一間、來訪者登記卡樣板l、布告板一個、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊若干、小型會議條幅(公司辦公設(shè)備和家具采購方案協(xié)調(diào)會。情景一(公司會議室，高葉主持一個協(xié)調(diào)會，后面掛著會標(biāo)，到會者有譚、劉、孫、陳)高：今天我們來開一個協(xié)調(diào)會，兩天前王總給我下達(dá)了一個任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購方案，做出采購預(yù)算。事先我已請行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。我先提醒大家?guī)�點，我們需要采購的物品要充分考慮實際的需求和與原來設(shè)備的匹配，同時要考慮到公司財務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問題。誰先談?wù)?劉：公司要對接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎采訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報刊架。高：非常好，請你們將需要訂購的物品寫成書面報告提交上來，為制定整體的采購計劃提供資料。孫：我們在制定采購預(yù)算之前需要對多家供貨商進(jìn)行比較，要充分比較設(shè)備的l性能、價格、付費方式。高：還要考慮交貨時間和有關(guān)售后服務(wù)問題。公司考慮將公司的采購項目參與到由市政府采購中心主持的公開采購的活動中去。劉：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購中心的任務(wù)書上報給了總經(jīng)理辦公室。高：我看了，但是中間還有一些問題，比如你沒有寫清招標(biāo)文件發(fā)售的具體時間和地點，詢標(biāo)的具體時間與地點。劉：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。我讓他們重做一份盡快報總經(jīng)理辦公室。高：請你們同時將政府采購的招、投標(biāo)程序?qū)懗鲆环輬蠼o我。陳：關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購經(jīng)費事先一定要做出詳細(xì)的預(yù)算，公司最近流動資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該立求簡潔、實用，有些一時達(dá)不到的功能不必強(qiáng)求。劉：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時代，要不還有什么意義。陳：我的意思是說，要簡潔務(wù)實，像你們說的什么展式架、錄像探頭有必要嗎?劉：怎么沒有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。陳：反正花的不是你自己的錢，沒人知道心疼。高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個人的利益，所以簡樸務(wù)實和與時俱進(jìn)都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過一段再買等我們預(yù)算出來大：家可以再協(xié)商討論。下面大家議一議財務(wù)預(yù)算的具體細(xì)節(jié)。(畫面淡出)情景二(在公司的倉庫房，高葉正在帶著采購人員對所購的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗貨)高：小孫，你那邊檢查的進(jìn)貨的型號、數(shù)量、規(guī)格都沒有什么問題吧?孫：沒問題，我逐一清點，而且開包抽查了幾個箱子，質(zhì)量還不錯。高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財務(wù)，把這個后續(xù)的貸款支票開出來交給廠家。情景三(高葉辦公室，電話鈴響)高：喂，你好，我是高葉。陳總監(jiān)嗎?你說前兩天采購的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問題。那出問題了?是貨物的單價和原來的不一樣，我審查的時候沒太注意。那怎么辦呀?好吧，我讓采購部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。(重新拿起電話給鐘秘書打電話)高：鐘秘書，請你幫我找出前幾天設(shè)備購買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過來。什么?你沒有將這些東西復(fù)印，我沒告訴你? 難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎?連這么點基本常識都沒有還做什么秘書?(扔下電話)(畫面淡出)2.請閱讀下面錄像題的情景敘述，找出情景敘述中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯誤的地方(應(yīng)至少找出15處正誤點)。宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，辦公室內(nèi)沒有綠色植物(特寫)，窗簾已拉上，遮住了外面的強(qiáng)光。電腦和打印機(jī)擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準(zhǔn)備記錄：“喂，你好，這是宏遠(yuǎn)公司。啊，王總，我是小高……嗯……好，行，可以!沒問題，您放心好了。再見!’掛下電話。高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎?我是高助理，現(xiàn)在是9：30，請通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，l0：00到1號會議室開個碰頭會。好，就這樣。再見!”高葉掛上電話。會議室的時鐘指著9：50，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調(diào)試投影儀。高葉：“怎么還不亮啊?鐘秘書，這個投影儀有問題啊!你通知一下行政部的技術(shù)人員，馬上過來檢查一下，別耽誤了開會�！�，鐘秘書出去，進(jìn)來一位技術(shù)人員，檢查后說沒問題了。鐘秘書進(jìn)來：“好了嗎?”高葉：“應(yīng)該沒問題。把開會的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，馬上要開會了�！�1號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。高葉：“今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團(tuán)公司和威世公司正在談判的合作項目已經(jīng)進(jìn)入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關(guān)錄像�！边@時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，而且要花費少。我們大家討論一下�！瘪R經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內(nèi)部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以把那個榮譽(yù)宣布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體耠到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣?”高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何……吳經(jīng)理您覺得呢?”吳經(jīng)理：“馬上要開人大會議了，榮譽(yù)室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太方便。公關(guān)部出去租個地方并不費事呀�！瘪R經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來反駁道：“出去租地方就會離公司太遠(yuǎn)，既不合適又花錢�！闭f完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽(yù)室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的要求來看，他也有把榮譽(yù)室暫時布置成展示會的意思，只是擔(dān)心實施起來有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會后能盡快恢復(fù)榮譽(yù)室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣?”方主任：“沒問題。”高葉對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢?”吳經(jīng)理有些勉強(qiáng)：“行�！瘪R經(jīng)理點頭說：“可以。”高葉：“那好。展示會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負(fù)責(zé)，吳經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么J意見嗎?”大家說：“沒意見�！备呷~邊整理材料邊說：“好，事情就這么定了。散會。”眾人離席。高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘?您請坐�！备呷~示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動了腦子的0”吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十多年了，你不是不知道，就沒見過這么自以為是的人。他眼里還有誰呀?”高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說回來了，誰都年輕過啊!我剛來的時候，不也和他差不多嗎?要不是您手把手地教我，我哪有今天啊!”吳經(jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會拐彎抹角地做我的工作了。”高葉：“哎，您是老同志，對我們年輕人還要多幫助。我有說的不對之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作�！眳墙�(jīng)理：“嘿，我要不懂得這點道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了�！备呷~站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了�！眱扇穗x開會議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀，小鐘接上您了?對，我們都布置好了，一小時后您直接到會場吧。您放心好了……再見!”吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會場布置得真不錯，挺像回事的�！边@時保安慌張地跑上樓來：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。”高葉聽后說：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項吧?”方主任：“對，可以從西門進(jìn)來�！备呷~：“噢，西門那邊路有點窄，你趕快派個人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了�！�方主任：“行。”隨保安下樓。高葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會場去。”

　　【參考答案】

　　1. (1)能夠主持好協(xié)調(diào)會，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)表意見。(√)

　　(2)在商討重要會議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會議議題廣泛收集意見，做好會前的相關(guān)準(zhǔn)備。(√)

　　(3)在會議組織中，能夠引導(dǎo)會議，先提出一些建設(shè)性的意見，供大家參考。(√)

　　(4)對下屬提供的有用信息注意及時的確認(rèn)和形成書面文字。(√)

　　(5)知道在辦公用品的采購計劃和預(yù)算中考慮交貨的時間和售后服務(wù)有關(guān)的細(xì)節(jié)問題。(√)

　　(6)能夠檢查出政府采購的招標(biāo)文書中所存在的問題(如沒有寫清招標(biāo)文件的發(fā)售時間和地點、詢標(biāo)的時間和地點)。(√)

　　(7)能夠在開展參與政府采購項目之前，主動了解政府采購招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。(√)

　　(8)在與會人員發(fā)生矛盾沖突時，能夠限制影響會議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團(tuán)隊成員的交流盡可能有效和諧。(√)

　　(9)在會議主持中以問題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會者形成討論的結(jié)論。(√)

　　(10)在辦公設(shè)備和用品進(jìn)貨時，能夠帶領(lǐng)下屬認(rèn)真核查數(shù)量，但未能認(rèn)真地檢查相關(guān)的票據(jù)。(×)

　　(11)沒有事先提醒下屬將設(shè)備采購的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。(×)

　　(12)在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問題時，不能耐心地指導(dǎo)下屬，態(tài)度比較簡單粗暴。(×)

　　2.(1)辦公室內(nèi)缺少綠色植物。(×)

　　(2)辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強(qiáng)光。(√)

　　(3)將電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管班。(√)

　　(4)著裝不規(guī)范。(×)

　　(5)辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件。(×)

　　(6)電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范。(√)

　　(7)一邊接電話一邊記錄重要信息。(√)

　　(8)對總經(jīng)理布置的工作能馬上落實。(√)

　　(9)能迅速確定會議議程、會議時間、會議地點及與會人員。(√)

　　(10)能安排鐘秘書將“碰頭會”的時間、地點通知到每個與會人員。(√)

　　(11)提前進(jìn)入會場檢查并調(diào)試設(shè)備。(√)

　　(12)能在會議中先宣布會議議題，引導(dǎo)大家充分發(fā)表意見。(√)

　　(13)能在與會者之間出現(xiàn)矛盾沖突時采用柔性策略化解矛店，保證會議順利進(jìn)行。(√)

　　(14)能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄。(√)

　　(15)準(zhǔn)備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揮其作用。(×)

　　(16)能及時總結(jié)會議發(fā)言，形成會議決議，并責(zé)任到人、分工明確。(√)

　　(17)注重橫向溝通，使員工為共同目標(biāo)而合作。(√)

　　(18)以面談的形式與吳經(jīng)理進(jìn)行橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)。(√)

　　(19)在小型展示會舉辦前能對會場進(jìn)行現(xiàn)場檢查。(√)

　　(20)有處理突發(fā)事件的應(yīng)對能力。(√)