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監(jiān)理文件與資料是指在對工程項目實施監(jiān)理過程中形成的一系列文件和資料，它包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與施工環(huán)保監(jiān)理文件、費用監(jiān)理文件、進度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報、監(jiān)理工作報告、監(jiān)理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復、試驗抽檢的原始記錄等。監(jiān)理文件與資料根據(jù)其內(nèi)容和作用的不同可分為以下幾類。
一、監(jiān)理管理文件與資料
監(jiān)理管理文件包括監(jiān)理方案、監(jiān)理計劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理人員崗位職責、監(jiān)理單位貫徹質(zhì)量標準的有關作業(yè)文件。
1．監(jiān)理方案
監(jiān)理方案又稱監(jiān)理大綱，是監(jiān)理單位在業(yè)主開始委托監(jiān)理的過程中，特別在業(yè)主進行監(jiān)理招標過程中，為承攬到監(jiān)理業(yè)務而編寫的監(jiān)理方案性文件。
2．監(jiān)理計劃
監(jiān)理計劃是監(jiān)理單位在接受業(yè)主委托并簽訂監(jiān)理合同之后，針對所要監(jiān)理的工程項目編制的如何實施監(jiān)理的計劃，是開展監(jiān)理工作的綱領性文件。
3．監(jiān)理細則
監(jiān)理細則，是在監(jiān)理計劃的基礎上，由項目監(jiān)理機構的專業(yè)監(jiān)理工程師針對建設工程中某一專業(yè)或某一方面的監(jiān)理工作編寫，并經(jīng)總監(jiān)理工程師批準實施的操作性文件。它的作用是指導本專業(yè)或本子項目具體監(jiān)理業(yè)務的開展。
4．監(jiān)理人員崗位職責
主要指監(jiān)理機構中各類監(jiān)理人員的崗位職責，主要包括：總監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師代表、專業(yè)監(jiān)理工程師(有路基、路面、結構、橋梁、隧道、機電、安全、環(huán)保等)及監(jiān)理員等崗位的職責。
5．監(jiān)理單位貫徹質(zhì)量標準的有關作業(yè)文件
主要是指監(jiān)理單位根據(jù)工程項目的具體情況，為落實質(zhì)量標準而編制的一些專用的辦法或操作規(guī)程等。
二、質(zhì)量監(jiān)理文件與資料
質(zhì)量監(jiān)理文件與資料包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗收工程質(zhì)量評定資料。
1．質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及來往文件和信函
主要是指在監(jiān)理實施過程中，監(jiān)理機構針對具體工程中的質(zhì)量問題提出的處理意見、建議或處理措施及相關的規(guī)定，以及與之相關的和業(yè)主、承包人之間來往的文件和信函。
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主要是指監(jiān)理過程中的驗證試驗、標準試驗、工藝試驗、抽樣試驗和驗收試驗的試驗資料。具體包括：原材料進場前的驗證試驗、標準試驗(主要有土工標準試驗、集料的級配試驗、路面基層(底基層)標準試驗、混凝土配合比試驗、瀝青混凝土配合比試驗、結構的強度試驗等)、工藝試驗(如路基、路面試驗路段的檢測試驗)、抽樣試驗(包括原材料的物理性能、土方及其他填筑施工的密實度、混凝土及瀝青混凝土的強度等)、驗收試驗等。
3．監(jiān)理抽檢資料
即監(jiān)理進行的抽樣試驗，主要包括土方、路面基層(底基層)、瀝青混凝土路面的壓實度；砂漿強度；混凝土強度；路面基層(底基層)、水泥混凝土面層和瀝青混凝土面層的強度等抽樣試驗。
4．交工驗收工程質(zhì)量評定資料
主要是指在交工驗收中監(jiān)理簽認的相關質(zhì)量檢測資料。
三、進度監(jiān)理文件與資料
進度監(jiān)理文件與資料主要包括工程進度計劃審批、進度計劃檢查、調(diào)整的有關文件；工程開工／復工令以及工程暫停令等。
1．進度計劃審批、檢查、調(diào)整的有關文件
主要包括監(jiān)理對承包人提供的月進度計劃、年進度計劃、季或年度計劃、總體計劃進行審查、調(diào)整和批準的相關文件。
2．工程開工／復工令
3．工程暫停令
四、費用監(jiān)理文件與資料
費用監(jiān)理文件與資料包括各類工程支付文件、工程變更有關費用審核文件、工程竣工決算審核意見書等。
1．支付文件
工程支付文件包括計量記錄和支付證書。符合要求的計量記錄，能說明哪些已經(jīng)計量，哪些尚未計量；哪些已經(jīng)簽發(fā)支付證書，哪些尚未簽發(fā)支付證書。
支付證書包括中期支付證書和最終支付證書。支付證書由一系列支付計量表組成，主要包括：工程計量申報表、工程款支付申請、工程計量支付匯總表、工程款支付證書、工程變更一覽表、工程進度表等。
2．工程變更文件
工程變更文件主要由工程變更令、工程變更申報表及附件(如變更理由證明材料、計算書、圖紙等)組成。
3．工程竣工決算審核意見書
五、施工安全和環(huán)境保護監(jiān)理文件
施工安全和環(huán)境保護監(jiān)理文件應包括安全管理的規(guī)章制度、安全措施、安全會議的記錄、安全檢查的結果、安全事故的有關文件以及施工環(huán)境保護的規(guī)劃、環(huán)境保護的措施、環(huán)境保護的檢查等。
六、合同管理文件與資料
合同管理文件與資料主要包括承包人的保險手續(xù)的有關文件、延期索賠申
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七、工程監(jiān)理月報
監(jiān)理工程師應將工程進展情況、存在的問題，每月以工程監(jiān)理月報的形式向業(yè)主及上級監(jiān)理機構報告。
監(jiān)理月報由項目總監(jiān)理工程師組織編寫，由總監(jiān)理工程師簽認，報送業(yè)主和本監(jiān)理單位，報送時間由監(jiān)理單位和業(yè)主協(xié)商確定，一般在收到承包人項目經(jīng)理部報送來的工程進度，匯總了本月已完工程量和本月計劃完成工程量的工程量表、工程款支付申請表等相關資料后，在最短的時間內(nèi)提交，一般時間為5～7天。