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另外，發(fā)給承包人的任何草圖，應(yīng)有副本歸檔備查。
(三)工程變更令
工程變更令主要由以下內(nèi)容組成：
(1)文件目錄；
(2)工程變更令；
(3)工程變更說明；
(4)工程變更費用估計表；
(5)附件：變更前后的圖紙，業(yè)主、承包人、監(jiān)理方面的會議、會談記錄與文件，有關(guān)設(shè)計部門對變更的意見，有關(guān)行業(yè)部門、上級主管部門的文件，承包人的預(yù)算報告，確定工程數(shù)量及單價的證明資料等。
(四)工地會議紀要
工地例會是履約各方溝通情況，交流信息、協(xié)調(diào)處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題的主要協(xié)調(diào)方式。會議紀要由項目監(jiān)理機構(gòu)根據(jù)會議記錄整理，主要內(nèi)容包括：
(1)會議地點及時間；
(2)會議主持人；
(3)與會人員姓名、單位、職務(wù)；
(4)會議主要內(nèi)容、議決事項及其負責(zé)落實單位負責(zé)人和時限要求；
(5)其他事項。
例會上意見不一致的重大問題，應(yīng)將各方的主要觀點，特別是相互對立的意見記人“其他事項”中。會議紀要的內(nèi)容應(yīng)準確如實，簡明扼要，經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱，與會各方代表會簽，發(fā)至合同有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。
(五)試驗抽檢的原始記錄
試驗記錄應(yīng)對每公里道路和每座橋涵及人工構(gòu)造物分別歸檔。對于每公里道路和每一個結(jié)構(gòu)物的試驗記錄的內(nèi)容應(yīng)包括已進行的試驗、未能試驗及采取的措施、試驗已獲認可或被拒絕等。
(六)各種臺賬
監(jiān)理工程師應(yīng)建立材料、試驗、測量、計量、工程變更等臺賬。