自考《商務(wù)交流（二）》章節(jié)重點：第10章

　　組織和參加會議

　　一、會議主席有哪些職責(zé)?

　　1、主持會議：主持會議、維持會議秩序并確保小組的積極工作;

　　2、會議控制：控制應(yīng)當(dāng)著眼于建立行為標(biāo)準(zhǔn)，并在必要時進(jìn)行調(diào)整。作為有效的會議主席應(yīng)遵循以下五個基本原則：決定討論主題;明確討論范圍;確保人們圍繞主題依次發(fā)言;盡可能做到公正、盡全力避免與會者的爭論;確保其他成員了解會議的進(jìn)展情況。

　　3、引導(dǎo)：必須能夠發(fā)起會議，并確保以良好的秩序進(jìn)行主題的問題的討論。

　　4、促進(jìn)討論：1)主席應(yīng)當(dāng)經(jīng)營以提出恰當(dāng)問題的方式激勵與會者(掌握提問技巧)

　　2)提出簡短的問題;3)采用緊扣主題的問題;4)采用只涉及一個方面的問題。

　　5、會議主席應(yīng)付“隱密議程”：應(yīng)努力保持討論集中，而不使其演變成與會者之間的個人沖突，必須妥善理解群體成員中的隱秘議程，競爭和偏激的發(fā)言，否則人際關(guān)系和情緒將轉(zhuǎn)移群體注意力，影響會議任務(wù)的完成。

　　6、作出決定：除了正式的投票表決方式，主席應(yīng)采取一致同意的方法，恰如其分地引出解決問題的最佳方案。

　　7、會議結(jié)果后，主席的責(zé)任是確保備好會議紀(jì)要和會議決定的后續(xù)行動計劃。

　　二、群體決策包括多種方法，解釋每種方法及其優(yōu)缺點?

　　1、權(quán)威決策法：由主席決定;快速、高效;但是成員可能沒有表態(tài)或贊成;

　　2、多數(shù)/投票表決決策法：一般認(rèn)為比較公正;投票時機(jī)很關(guān)鍵;可能分裂群體成員;少數(shù)人會不同意，因此可能不承擔(dān)責(zé)任;

　　3、趨同決策法：根據(jù)群體的大致傾向決策;成員高度參與;過長(要求聽取所有成員的意見，盡管他們實際上尚未形成明確觀點);或許有時難以達(dá)到。

　　4、達(dá)成一致決策法：每個人都完全同意;難以達(dá)成一致，實際上通常不必如此。

　　三、列出積極的會議參與者應(yīng)具備的特征：

　　1、態(tài)度：樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見;

　　——參與會議能為你提供各種機(jī)會：

　　1)受益于別人的知識和觀點;2)從同事的背景和經(jīng)歷中獲取最大量的信息;

　　3)對所執(zhí)行政策和決策的參與感;4)更好地了解和正確評價你的同事，在你們中間形成團(tuán)隊工作精神;5)與別人交換你的個人思想;6)以別人的眼光評價你的個人觀點、信念和態(tài)度。

　　2、準(zhǔn)備：保證自己做好準(zhǔn)備和了解會議主題;

　　3、認(rèn)識群體過程：對“群體過程”和群體功能的認(rèn)識有助于樹立正確的態(tài)度更好的參與。

　　——有效的會議參與者的特征：

　　1)簡要了解背景情況，了解會議背景。

　　2)準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)奶釂枴?/P>

　　3)注意交流障礙的存在，努力克服他們;

　　4)準(zhǔn)時出席，參加全過程。

　　5)具有辯證和分析地思考的能力，具有合作與調(diào)解的愿望，以實現(xiàn)群體目標(biāo);

　　6)有能力和意愿以適應(yīng)別人的語言，清晰扼要地講話;

　　7)能根據(jù)會議要求發(fā)言;8)敞開思想，積極聽取別人的意見。

　　四、在一次會議中，你應(yīng)何時參與?

　　1、準(zhǔn)備好即時參與;2、分幾次發(fā)言，而不是一次把話都說完;3、保持靈敏狀態(tài)，準(zhǔn)備發(fā)言。

　　五、起草會議通知。

　　(評分說明：列出會議名稱1分，列出日期、時間、地點1分，列出會議參加者或相關(guān)事宜1分)

　　六、擬訂一份正式的會議議程的順序。

　　1、選出主席和工作人員

　　2、會議通知

　　3、宣讀上次會議紀(jì)要。閱讀通過(通常由秘書)，然后由主席簽字;

　　4、自上次會議之后出現(xiàn)的問題。

　　5、主席致開幕詞。

　　6、 提前召開這次會議的原因。

　　7、上次會議留下事項;

　　8、正式議程項目。

　　9、委員會和工作單位報告;

　　10、在可能時提議討論、建議者和依次發(fā)言名單;

　　11、預(yù)先提出并列在議程中的其他事項;

　　12、下次會議日期;

　　13、任何其他業(yè)務(wù)

　　14、感謝主席(在一般會議上不常見);

　　15、主席答謝(同上);

　　16、主席宣布會議閉幕。

　　起草一份會議議程，請結(jié)合案例要求，參考書本和自學(xué)輔導(dǎo)書p40頁上面的模板格式。

　　七、議程計劃步驟是什么?

　　1)根據(jù)上次會議列出突出問題; 2)通過預(yù)期目前發(fā)展和與會議成員聯(lián)系，提出商務(wù)中的新議題;

　　3)選擇重要議題; 4)避免包括過多的“新問題”;

　　5)將例行項目放在開始; 6) 按邏輯關(guān)系排列關(guān)鍵項目;

　　7)根據(jù)可用時間和與會者情況安排項目;8)用數(shù)字排列項目;

　　9)交叉參考上次會議的議題;10)要求明確提出下次會議的細(xì)節(jié)，在議程結(jié)尾列出“下次會議日程”;11)指定需要的附加文件或?qū)⑺鼈儼�括在議程中;12)與主席討論通過議程;

　　13)將議程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校對打印搞;

　　15)附帶上次會議的備忘錄，將文件和有關(guān)文章發(fā)送所有應(yīng)出席會議人員。

　　八、在會議之前、會議期間和會議之后制作備忘錄的要求?

　　1、會議之前：1)、尋找如何做此事的習(xí)摜或指導(dǎo);2)與主席核實一下是否有專用格式。

　　2、會議期間：1)記錄資料、時間和會議地點;