2)記錄出席會議人員，收到誰的“缺席致歉”;

　　3)識別討論題目;有條件的話，使用議程為指導(dǎo);

　　4) 按照會議首先處理例行項目的慣例——宣讀上次會議的備忘錄并簽字，備忘錄提出的問題和達成的協(xié)議;

　　5) 計劃基于簡要題目的記錄，這類標題可摘自主題，或討論、決策和擬定行動的摘要，包括時間和參與者;

　　6) 編排每項記錄的參考號;7) 跟隨會議進程;8) 及時澄清重點的和含糊不清的觀點;

　　9) 以摘記形式書寫，避免逐字地記錄，除非要求如此;10) 使用簡短的句子和段落。

　　3、會議之后：1)會后立刻清楚地起草備忘錄;2)與其他人核對——可能是與主席;3)在會議兩天內(nèi)采用清晰的格式打印;4) 仔細校對打印稿;5) 將備忘錄發(fā)送給出席和原應(yīng)出席會議的人員，以及任何需要知道情況的人;必要時發(fā)送修正稿;6) 仔細將備忘錄存檔——組織內(nèi)可能有備忘錄存檔規(guī)定，你應(yīng)當了解和執(zhí)行;7) 核查對行動的監(jiān)督和后續(xù)行動。

　　4、避免做的事：1) 試圖主持會議和記時，指定別人記時;

　　2) 討論速度過快，使你不能準確記錄;

　　3) 在你對發(fā)言的轉(zhuǎn)譯中夾雜自己個人的偏見或觀點

　　4)備忘錄中插入太多人名;

　　5) 包括未解釋的縮寫和術(shù)語，潛在閱讀者對此不熟悉;

　　6) 拖延起草備忘錄——忘記發(fā)生了什么;

　　7)過分受成員地位影響;僅因為是你的上司，不意味著你必須記錄他們說的每一個字;

　　8) 忘記確認下次會議的日期、時間和地點。

　　九、視聽會議與傳統(tǒng)會議相比，其優(yōu)缺點?

　　優(yōu)點：1、成本：租演播室召開一小時的電視會議比從各地召集人們一起開會要節(jié)省10倍

　　2、即時：在較短時間內(nèi)通知開會;

　　缺點：1、氣氛：失去大部分感覺別人身體語言等信息的能力;

　　2、交往：沒有在會前和會后交談或更多談判的機會;

　　3、連續(xù)性：實踐中，會議很呆板，因為每人不得不等候攝像機對準他們輪流發(fā)言。

　　十、召開成功的電話會議，主席的責任以及參與者的責任?

　　對主席的提示：

　　1、提前把議程傳真給每個人，詳細說明討論主題和與會者情況;

　　2、同時提前用傳真發(fā)送文件和需要參考的資料;保存每人的傳真號碼，以便于在會議期間發(fā)送必要的補充資料。

　　3、每人上線后馬上點名;

　　4、對與會者講話總是報出姓名，以保證相應(yīng)的人能聽到你的評論;

　　5、不時進行小結(jié)，保證使每人跟上進程;

　　6、注意哪些人尚未發(fā)言，吸引他們參與會談。

　　對參與者的提示;

　　1、不要和別人同時講話;發(fā)言前稍等片刻，以確認別人真正講完了;

　　2、當你提出問題時，明確提問對象;

　　3、 總是應(yīng)答別人的提問，即使你沒有現(xiàn)成答案;

　　4、不要在同一個房間舉行附帶會議而未告訴主席，也不要使用你的電話的弱音和密碼鍵。