五、簡答題

　　1.簡述文件立卷歸檔程序。

　　文件立卷歸檔包括立卷、歸檔兩個(gè)階段。立卷階段由編制立卷類目、分類、排列、編號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂、填寫案卷封面等環(huán)節(jié)組成;歸檔階段由編寫案卷目錄、移交歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)組成。

　　2.文件立卷有何意義?

　　1、對文件進(jìn)行立卷歸檔，可以保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

　　2、對文件進(jìn)行立卷歸檔，可以維護(hù)文件的完整與安全，便于管理。

　　3、進(jìn)行文件立卷歸檔工作，可以保持文書工作的連續(xù)性。

　　4、文件立卷歸檔工作，不僅為檔案工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)，也為國家積累了寶貴的文化財(cái)富。

　　3.簡述文件立卷的原則。

　　1、按照文件形成的自然規(guī)律

　　2、保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　3、照顧文件的保存價(jià)值

　　4、便于保管和利用

　　4.如何做好年終立卷工作?

　　年終立卷，首先要對平時(shí)歸卷的文件進(jìn)行鑒定，確定立卷范圍;然后按照立卷類目，根據(jù)立卷的原則和要求，對每一條款中平時(shí)歸卷積累的文件進(jìn)行全面細(xì)致地檢查調(diào)整，以便正確地組卷。

　　5.年終立卷檢查調(diào)整的主要內(nèi)容是什么?

　　檢查調(diào)整的主要內(nèi)容包括：檢查已歸卷的文件是否齊全完整、是否已經(jīng)辦理完畢、辦理手續(xù)是否遺漏、處理過程的來龍去脈是否注明、文件起草與簽發(fā)用筆是否規(guī)范等;檢查卷內(nèi)文件是否保持了文件之間的聯(lián)系、反映了一定的特征;檢查卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致等。

　　6.什么叫按通訊者特征立卷?此種立卷有何好處?

　　按通訊者特征立卷，就是把本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就某一問題或某些問題的往復(fù)文件，集中立為一卷。

　　按通訊者特征立卷，可以反映機(jī)關(guān)之間對有關(guān)問題的協(xié)商，或上下級機(jī)關(guān)之間的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系;便于了解一件事情的起因與結(jié)果。它是事物之間聯(lián)系性和因果關(guān)系在文書立卷中的具體體現(xiàn)。

　　7.按作者特征立卷有何好處?

　　按作者特征立卷，有利于反映本機(jī)關(guān)的決策及與其它機(jī)關(guān)的聯(lián)系，反映同一作者的活動(dòng);便于利用者了解文件的來源、行文關(guān)系、重要程度;也便于利用者按作者特征查找文件。