自學考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題：第9章

　　第九章 秘書事務輔助與信息工作

　　(一)機關值班及電話處理中的信息工作

　　1.(1)值班工作中信息處理的重要性;

　　值班工作在組織內(nèi)外溝通聯(lián)絡中具有不可替代的作用。機關值班工作的重要任務之一就是保證管理信息系統(tǒng)全天候暢通。無論在什么情況下，下級報送的信息，上級機關及領導人的指示，以及外部的有關重要情況等，都要通過值班室或值班秘書，迅速準確的傳達到位。如果說秘書機構是組織管理信息網(wǎng)絡的樞紐的話，值班室和值班秘書的信息處理，則是這一信息樞紐保持持續(xù)運轉的關鍵。

　　(2)市長公開電話的作用。

　　市長公開電話是政府密切聯(lián)系群眾、了解社情民意、轉變領導作風、提高辦事效率的重要信息渠道。正確有效地處理市長公開電話信息，是關系到領導、領導機關與群眾關系，關系到人民群眾切身利益的大事，具體操辦的秘書人員，必須盡職盡責。

　　2.(1)值班工作信息處理的基本內(nèi)容;

　　一是要全面、準確地把握各種信息渠道。二是要隨時準確把握領導者活動蹤跡，做到無論領導出差還是到下屬單位檢查工作，都能保持聯(lián)絡，在有重要情況時，及時與領導溝通。三是要確保組織內(nèi)部和外部信息溝通的連續(xù)性、快捷性，無論是節(jié)假日還是下班以后。四是要做好值班記錄，以作為向領導匯報的依據(jù)。五是要建立健全值班信息處理制度，對各信息渠道傳遞來的信息要按規(guī)范的程序進行處理，做到職責奉命，避免出信息差錯和失誤。六是要注重保密，對有關奢糜的信息、情況和文件，嚴格按保密規(guī)定辦事。七是對重要情況要采用“特事特辦”“急事急辦”的特殊處理方法。一方面要及時向主要領導人匯報，一方面要緊急處理，減少損失。

　　(2)傳遞電話信息的有效性;

　　對要報告給領導的一般性電話內(nèi)容，不必一次電話報告一次，可采取集中匯報的方式;對最重要的、緊急的電話信息，必須及時匯報;對自己可以答復的電話，可以自行回答，不必打擾領導;對必須由領導決定的內(nèi)容，必須請領導決定。

　　(3)電話信息分類處理的要求;

　　對必須由領導處理的電話，應轉報給領導處理;對職能部門權限范圍內(nèi)的電話，應轉給職能部門處理;對一般的電話，秘書了解情況的可自行處理。特別要注重按職能分工將電話信息進行分類處理，要避免處理過程中的事權交叉和相互扯皮的低效現(xiàn)象的發(fā)生。

　　3.(1)值班工作中信息處理要領。見2.(1)。

　　(2)秘書使用電話溝通要領。

　　一是要注重電話傳遞信息的準確性;二是要注重傳遞電話信息的有效性;三是要注重電話信息的分類處理;四是要特別做好市長公開電話的信息處理工作。

　　(二)接待及領導人活動安排中的信息工作

　　1.(1)領導人活動安排的信息工作環(huán)節(jié);

　　秘書在協(xié)助領導人安排公務活動的過程中，必須做好信息的收集、處理和儲存工作。

　　秘書在協(xié)助領導人具體安排領導人公務活動的工作中，一般要做好邀請領導人參加公務活動的呈批工作、領導活動的前期準備工作、領導活動現(xiàn)場組織和服務工作、領導活動的現(xiàn)場組織和服務工作、領導公務活動結束后的總結和后續(xù)工作等環(huán)節(jié)上的具體事務。

　　在領導出席公務活動的前期準備中，要根據(jù)公務活動內(nèi)容和對方的要求等信息，秘書要擬定具體的方案，包括具體參見哪些活動的細節(jié)，都要有充分的準備。

　　在領導人公務活動的現(xiàn)場，秘書也要做好有關的情況記錄，要與到場的新聞單位聯(lián)系，了解有關報道信息，特別是對領導人講話的報道，一般應交領導審閱。

　　領導人出席公務活動結束后，秘書要對活動情況進行總結，包括活動概況以及有關重要細節(jié)的整理，經(jīng)驗教訓的書面整理，包括有關文件等。

　　處理公務活動中的慶典、會議等外，秘書還要協(xié)助領導人安排調(diào)查研究、視察等外出公務活動。

　　(2)來客接待信息庫的作用。

　　以促進加強合作，加深了解，為組織經(jīng)營管理提供服務，也有利于提高接待工作的質(zhì)量。

　　2.(1)來客接待的信息工作內(nèi)容;

　　要按照組織運轉的特征和需要，做好來客信息的預測。

　　要準確把握來客到達的交通工具。

　　要待來客安頓好處所以后，準確了解來客的目的，共商有關活動的日程，并與有關領導和有關部門溝通，具體確定活動日程。

　　要了解來客返程時間、返程路程、返程交通工具及班次、預先做好訂票和送站準備。

　　要了解來客在本單位期間的實際困難。

　　要在來客接待中，留心收集有關外地、外單位的有價值的信息。

　　要做好來客接待的登記和記錄工作，特別是對重要客人的單位、聯(lián)系方式等。

　　要建立來客接待的信息資料庫，對經(jīng)常往來的來客和單位以及有合作前景的中外客人的有關信息要注意積累。

　　(2)領導出席公務活動前期準備的信息內(nèi)容。

　　包括具體參加哪些活動的細節(jié)，都要有充分的準備;要準備必要的資料，如該項活動的背景材料、相關內(nèi)容、人員情況、發(fā)言材料等要送領導人審閱，使領導人做到胸中有數(shù)，并要協(xié)助領導人做好演講準備;對參加該項公務活動的重要的國內(nèi)外知名人士的有關情況，也應事先向領導人匯報，讓其有所了解。

　　3.接待事務中信息處理的要領。見2.(1)。

　　4.領導人活動安排中的信息處理。見1.(1)。