(四)管理信息的基本功能

　　1.(1)管理信息;所謂管理信息，是指反映事物在管理過程中的活動特征及其發(fā)展變化情況的以文字、數(shù)據(jù)、圖表為多種表現(xiàn)形式的消息、情報和資料等等的統(tǒng)稱。

　　(2)鄧小平為《經(jīng)濟參考》的題詞;“開發(fā)信息資源，服務四化建設”。

　　(3)信息流;包括對物質(zhì)流起支配作用的各種指令、計劃、圖紙、報表、資料、情報等的傳遞、接收和處理。

　　2.(1)信息具有傳播知識的能力;(2)信息是一種生產(chǎn)力;(3)信息是變經(jīng)驗管理為科學管理的前提。

　　3.(1)鄧小平對信息管理功能的論述及意義;

　　早在1984年9月，鄧小平為《經(jīng)濟參考》題詞“開發(fā)信息資源，服務四化建設”，深刻闡明了信息工作與四化建設的重要關(guān)系，是對搞好四化建設和信息工作具有戰(zhàn)略意義的指導思想。

　　在1989年5月指出：“實行關(guān)閉政策的作法對我們極為不利，連信息都不靈通，現(xiàn)在不是講信息重要嗎，確實很重要�！庇种赋觥白龉芾砉ぷ鞯娜藳]有信息，就是鼻子不通，耳目不靈�！�

　　鄧小平對管理信息的作用功能的精辟論述以及管理決策的一系列實踐，為我們利用管理信息進行科學決策，樹立了光輝的典范。

　　(2)江澤民對信息管理功能的論述及意義;

　　江澤民指出：政府的職能，主要是統(tǒng)籌規(guī)劃、掌握政策、信息引導、組織協(xié)調(diào)、提供服務和檢查監(jiān)督。又說：現(xiàn)在一方面會議太多，另一方面信息太少。信息還不是很靈通，很多重大情況不能夠及時了解和掌握，希望把信息工作搞得更靈通些。四個現(xiàn)代化哪一化也離不開信息化。江澤民十分強調(diào)管理信息在國家行政管理中的作用。

　　(4)從《衛(wèi)星圖片四進中南�！愤@則信息，分析信息管理必須遵循的原則。

　　案例明白告訴我們，信息管理要遵循以下原則：

　　一是不限于現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資料，主要掌握最新的第一手信息資料;二是信息資料的搜集、綜合、加工要有主題，抓住主線不放;三是領導要重視信息管理，常抓不懈，保持連續(xù)性。

　　4.分析管理信息的基本功能。

　　一是在智能開發(fā)領略，信息具有傳播知識的功能。

　　二是在經(jīng)濟領域，信息是一種生產(chǎn)力。

　　三是在管理領域，信息時變經(jīng)驗管理為科學管理的前提。

　　四是在領導機關(guān)，信息時決策的基礎和依據(jù)。

　　(五)秘書信息工作的基本任務

　　1.(1)秘書信息工作;秘書信息工作是指秘書部門采集、處理信息的一切活動，其基本內(nèi)容包括信息的收集、整理，信息的傳遞、反饋，信息的儲存、利用，信息網(wǎng)絡建立等項目工作。

　　(2)秘書信息工作的根本宗旨;

　　充分利用信息載體并通過各種傳遞手段及時、準確、真實地向領導機關(guān)傳遞和反饋信息，為各級領導科學決策和指導工作提供依據(jù)。

　　(3)秘書信息;是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的秘書部門在參與政務、管理事務的職能活動中，為領導提供輔助服務的信息。

　　(4)秘書信息的特點;一是內(nèi)容的政治性;二是服務的特定性;三是收集的廣泛性;四是整理的系統(tǒng)性;五是事實的真實性;六是科學的預見性。

　　(5)秘書部門的作用; “一是參謀助手作用，二是督促檢查作用，三是協(xié)調(diào)綜合作用�！�

　　(6)秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變”;從偏重于簡單的辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策;從單純收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理;從被動服務，轉(zhuǎn)變?yōu)榱�爭主動服務�?/P>

　　(7)90年代我國信息工作現(xiàn)代化的主要標志。計算機信息網(wǎng)絡的建立，實現(xiàn)了信息傳輸手段的現(xiàn)代化。

　　2.(1)秘書信息服務的特定性理解;

　　秘書信息部門不同于普通的信息公司，它是機關(guān)的內(nèi)設部門，服務對象是機關(guān)領導。服務領導的觀點是從事秘書部門信息的工作人員必須牢固樹立的基本觀點。從本質(zhì)上講，為領導提供信息就是為人民服務。

　　(2)秘書信息整理系統(tǒng)性理解;

　　收集信息，要考慮全面性;處理信息，要考慮綜合性;傳遞信息，要考慮實用性;反饋信息，要考慮及時性。

　　(3)秘書信息真實性的理解;

　　各級秘書部門為領導決策搜集、整理、提供信息，一定要認真負責。各種數(shù)據(jù)情況，必須真實、準確、可靠;分析、論斷要科學、周密、精確;不準確的信息，沒有把握的情況，未經(jīng)核實的數(shù)據(jù)，切不可輕率向領導提供。情況不準確、信息失真，比沒有信息更糟，甚至會導致決策失誤，造成政治、經(jīng)濟上的不可估量、難以挽回的損失。

　　(4)秘書信息科學預見性的理解。

　　科學預測是領導機關(guān)和領導者對管理系統(tǒng)實行有效控制的前提條件。因此，為領導提供具有前瞻性的高質(zhì)量信息，是秘書部門做好超前性服務工作的重要內(nèi)容。

　　3.(1)中央關(guān)于加強信息工作的主要精神;

　　1985年1月，在全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會上，確定了秘書工作“四個轉(zhuǎn)變”的方針;

　　1990年1月8日，在全國省、自治區(qū)、直轄市秘書長座談會上，提出當前改進作風的重點是加強督促檢查和信息調(diào)研工作，是在新的歷史條件下，是對秘書信息工作的新發(fā)展，也是秘書信息工作的指導思想。

　　1995年4月21日，《中共中央辦公廳關(guān)于進一步加強信息工作的意見(試行)》這一重要文件出臺。對信息工作提出了新的更高的要求;

　　1995年10月27 日，國務院辦公廳發(fā)布了《政務信息工作暫行辦法》。對于政府部門秘書信息工作逐步規(guī)范化和制度化有重要的指導意義;

　　1999年1月13日，在蘇州召開全國黨委秘書長辦公廳主任會議。對1995年《意見(試行)》進行了討論修改，強調(diào)新的形式下，辦公廳發(fā)揮參謀助手作用要增強主動性，要做好四方面工作：一是提供信息，二是調(diào)查研究，三是起草重要文稿，四是就重大事件的處理提出對策性建議。都離不開信息和信息工作。2月9日，中辦發(fā)布了《中共中央辦公廳關(guān)于進一步加強信息工作的意見》這一指導性文件。文件強調(diào)：“在把建設有中國特色社會主義事業(yè)全面推向二十一世紀的偉大歷史進程中，中央和各級黨委更加需要及時全面地了解國內(nèi)外各種情況和動態(tài)，更加需要掌握大量對決策有重要參考價值的高質(zhì)量信息，更加需要黨委辦公廳(室)提供高效、優(yōu)質(zhì)、全面的信息服務。黨委辦公廳(室)信息工作必須在現(xiàn)有的基礎上進一步加強，不能有絲毫的放松和削弱�！�

　　(2)秘書信息工作的具體任務;

　　一是在把建設有中國特色社會主義事業(yè)全面推向21世紀的偉大歷史進程中，緊密圍繞黨的中心工作，積極，認真、經(jīng)常地向各級領導報送信息

　　二是認真做好信息的收集整理傳遞反饋利用和歸檔工作。

　　三是負責信息工作網(wǎng)絡建設，辦好信息載體。

　　四是不斷提高秘書信息工作人員的素質(zhì)，建立和完善秘書信息工作制度。

　　(3)秘書部門發(fā)揮參謀助手作用表現(xiàn)的主要方面。

　　一是提供信息，二是調(diào)查研究，三是起草重要文稿，四是就重大事件的處理提出對策性建議。

　　4.(1)黨和國家對秘書信息工作的指導思想和要求;

　�、傧蛑醒牒透骷夵h委報送信息是黨委辦公廳(室)的重要職責。

　　②必須堅持及時、準確、全面報送信息的原則。

　�、劬o密圍繞黨的中心工作和需求報送信息。

　�、芨愫眯畔⒌恼�體開發(fā)和綜合利用。

　　⑤有計劃有組織地搞好信息調(diào)研。

　�、捱M一步加強信息網(wǎng)絡建設。

　�、咛岣哂嬎銠C信息處理的現(xiàn)代化水平。

　�、嗉訌妼π畔⒐ぷ鞯念I導。

　　(2)秘書信息不同于其他信息的明顯特點。

　　一是內(nèi)容的政治性;二是服務的特定性;三是收集的廣泛性;四是整理的系統(tǒng)性;五是事實的真實性;六是科學的預見性。(進行必要的闡述)