自學(xué)考試《辦公室管理》專項(xiàng)復(fù)習(xí)題及答案：設(shè)計(jì)題

　　設(shè)計(jì)題

　　1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢�。小李�?yīng)該怎么做?(P13)

　　電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊;新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條;各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。

　　2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P121)

　　(1)接受任務(wù);(2)了解來賓;(3)制訂計(jì)劃;<4)預(yù)訂食宿;<5)迎接來賓;<6)商議日程;<7)安排會(huì)談;<8)陪同參觀;(9)送別客人;(10)接待小結(jié)。

　　3.康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題?(P123)

　　(1)會(huì)議的名稱;(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱;(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻);(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);(5)議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等;(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖);(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

　　4.文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?(P145)

　　5.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?(P150)

　　(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者;(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜;<3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄;(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做;<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短;(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。

　　6.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作?(P134)

　　(1)要替搭車回去的人安排車子

　　(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)

　　(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)

　　(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏

　　(5)要為參加會(huì)議的人員送行

　　(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅

　　(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾

　　(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回

　　(9)關(guān)緊門窗并上鎖。

　　7.科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。

　　(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

　　(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù);每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)

　　(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù);其他收入為2.5元。(600÷30÷8)

　　(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí);

　　(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4);

　　(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)

　　(7)會(huì)議成本一6×(10+2.5)×5×50+800

　　=18750一-800

　　=19550(元)

　　8.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?(P196)

　　(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用

　　(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案

　　(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作

　　(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用

　　(5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。