9.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目?(P186)履行哪些職責(zé)?(P1182)

　　(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.

　　(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.

　　(3)為商務(wù)洽談收集資料.

　　(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.

　　(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.

　　(6)安排差旅費(fèi).

　　(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).

　　(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。

　　10.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作?(P126)

　　(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定.

　　(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日.

　　(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。

　　11.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?(P223)

　　(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中

　　秋節(jié)等

　　(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等;

　　(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐?/P>

　　購(gòu)物環(huán)境.

　　(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.

　　(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.

　　(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.

　　(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.

　　(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.

　　(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.

　　12.上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P103)

　　接受任務(wù);了解來賓;制定計(jì)劃;預(yù)定食宿;歡迎來賓;商議日程;禮節(jié)性拜訪;宴請(qǐng);正式會(huì)談;簽訂協(xié)議書;陪同參觀游覽;互贈(zèng)禮品;歡送來賓;接待小結(jié)。

　　13.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素?(P223)

　　了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等

　　征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物

　　比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品

　　贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下

　　附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理

　　14.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做?(P248)

　　小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管;加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名;并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記;加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。