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　　Outlook提供了許多自動(dòng)化日常工作的便捷工具，其中部分工具還可以進(jìn)一步定制。本文要介紹的就是如何定制模板和窗體，簡(jiǎn)化郵件和便簽相關(guān)的操作。本文的說明針對(duì)Outlook 2002/2000，但許多功能在較早的Outlook版本中也已經(jīng)提供，只是菜單和選項(xiàng)名稱可能有所不同。

　　Outlook提供了許多自動(dòng)化日常工作的便捷工具，其中部分工具還可以進(jìn)一步定制。本文要介紹的就是如何定制模板和窗體，簡(jiǎn)化郵件和便簽相關(guān)的操作。本文的說明針對(duì)Outlook 2002/2000，但許多功能在較早的outlook版本中也已經(jīng)提供，只是菜單和選項(xiàng)名稱可能有所不同。

　　一、窗體和模板簡(jiǎn)介

　　窗體與模板的區(qū)別之一在于它們的使用方式與保存位置不同。窗體應(yīng)當(dāng)發(fā)布到Outlook窗體庫(kù)之一，例如“個(gè)人窗體庫(kù)”包含私人使用的窗體，各種以outlook文件夾命名的窗體庫(kù)包含了在特定文件夾下使用的窗體。

　　模板是擴(kuò)展名為.oft的普通Windows文件。選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，在“查找”欄選擇模板文件夾(例如“文件系統(tǒng)中的用戶模板”)，就可以找到各種可用的模板。如果要使用窗體，選擇菜單“文件/新建/選擇窗體”，選擇合適的窗體庫(kù)或文件夾，然后選擇可用的窗體。如果窗體被發(fā)布到了Outllook文件夾(例如收件箱)，該窗體的名字可以從“動(dòng)作”菜單找到。Outlook本身帶有許多標(biāo)準(zhǔn)(或默認(rèn))窗體，它們就是用戶打開某個(gè)outlook文件夾后點(diǎn)擊“新建”按鈕時(shí)看到的窗體，具體看到哪一個(gè)窗體與當(dāng)時(shí)打開的文件夾有關(guān)，例如，打開收件箱文件夾時(shí)，點(diǎn)擊“新建”按鈕打開的是新建郵件的窗體。

　　創(chuàng)建自定義窗體之后，必須把窗體發(fā)布到某個(gè)窗體庫(kù)才能使用它。窗體庫(kù)一般是本地的;如果在網(wǎng)絡(luò)上，則目標(biāo)必須是共享或公用的文件夾，而且還要有必要的權(quán)限。

　　如果使用了email定制窗體，應(yīng)當(dāng)確保收件人能夠識(shí)別該窗體。由于窗體是定制的，收件人不一定能夠訪問窗體的定義信息。為了確保收件人能夠看到完整的郵件，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)把窗體定義信息和窗體一同發(fā)送。下面我們可以看到，有一個(gè)復(fù)選框?qū)ｉT用來完成這個(gè)任務(wù)，它保證收件人接收的email中包含窗體的定義信息。另外，使用定制窗體時(shí)，還應(yīng)當(dāng)保證收件人使用的是outlook，否則，他們可能無法查看收到的內(nèi)容。但是，對(duì)于模板文件，這種情況就不會(huì)出現(xiàn)了。

　　二、創(chuàng)建郵件模板

　　要?jiǎng)?chuàng)建郵件模板，第一步是創(chuàng)建一個(gè)新的郵件。在文件夾視圖中點(diǎn)擊“收件箱”，再點(diǎn)擊“新建”按鈕創(chuàng)建新郵件。填寫郵件的內(nèi)容，一般地，這里需要輸入一些郵件的正文內(nèi)容和簽名。具體需要輸入哪些內(nèi)容與模板的用途有關(guān)。例如，如果email模板用于外出通知，只需說明自己不在辦公室，緊急公務(wù)請(qǐng)聯(lián)系另外的人;對(duì)于常規(guī)的公告郵件，則應(yīng)當(dāng)包含所有總是在公告中出現(xiàn)的內(nèi)容。記住，應(yīng)用模板時(shí)模板本身不會(huì)被改變，刪除文字總是要比添加文字方便，所以，最好在模板中放入該類email中經(jīng)常出現(xiàn)的所有信息。

　　如果用該模板創(chuàng)建的郵件總是與特定的事件相關(guān)，例如要求獲取某類信息或幫助，可以為郵件設(shè)置主題，避免以后每次重新輸入主題。有些郵件總是有一組固定的接收者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”欄目輸入這些郵件地址，可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化以后的操作。

　　完成郵件模板之后，接下來要保存它。選擇菜單“文件/另存為”，從“保存類型”列表選擇outlook模板(*.oft)，輸入模板文件的名字，“保存位置”顯示出了保存模板的默認(rèn)位置。

　　為便于訪問，可以把模板加入到Outlook面板。Outlook面板包含了許多指向Outlook工具的快捷方式。當(dāng)定制模板的數(shù)量日益增加時(shí)，在outlook面板中創(chuàng)建組來管理模板不失為一種好方法。

　　1、右擊Outlook面板的任意空白區(qū)域，選擇菜單“添加新組”，outlook面板的底部出現(xiàn)了一個(gè)新的組，　　為該組指定適當(dāng)?shù)拿�稱，例如“模板”。

　　2、雙擊組的名稱，打開該組。

　　組里面可以放入各種快捷方式，例如Outlook工具、Web頁(yè)面、Word文檔以及email模板等。模板是擴(kuò)展名為.oft的文件，所以可點(diǎn)擊Windows菜單“開始/搜索/文件或文件夾”查找。把找到的模板文件拖入outlook面板，然后為面板中的快捷方式指定合適的名稱。

　　三、把模板保存為窗體

　　把模板保存為窗體的好處是，當(dāng)用戶打開特定的文件夾時(shí)，如“收件箱”，他可以很方便地通過動(dòng)作菜單訪問相關(guān)的窗體，而且窗體的運(yùn)行速度要比模板略快。另外，利用窗體可以構(gòu)造出某些特殊的功能，例如復(fù)雜的控制功能，模板沒有這方面的優(yōu)勢(shì)。

　　把模板保存為窗體的過程是：

　　1、首先創(chuàng)建模板，或打開現(xiàn)有的模板。

　　2、選擇菜單“工具/窗體/將窗體發(fā)布為”，從“查找”選擇“收件箱”，指定窗體的名稱，點(diǎn)擊“發(fā)布”，outlook提示是否要選中“將項(xiàng)目與窗體定義一同保存”復(fù)選框，選擇“是”。

　　由于窗體保存到了“收件箱”文件夾，因此，打開收件箱時(shí)可以方便地通過動(dòng)作菜單訪問該窗體。

　　四、便簽與模板

　　模板不僅適用于email，而且還可以用于其它Outlook項(xiàng)目，如便簽。Outlook便簽是一種非常方便的工具，它不僅可以在Outlook內(nèi)部使用，而且可以放到桌面、任務(wù)欄或Office快捷工具欄上。放在桌面上的便簽以一種特殊的格式保存，無需啟動(dòng)outlook就可以查看。輸入便簽內(nèi)容時(shí)，第一行自動(dòng)成為便簽的標(biāo)題，因此應(yīng)當(dāng)盡量保證第一行內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。便簽編輯界面沒有常見的“文件”菜單，輸入完便簽的內(nèi)容后，點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕就保存了修改后的內(nèi)容。