二、案例題

　　布景聲名：你是賽迪寶公司行政秘書吳燕，下面是行政司理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)使命。

　　1.為了增強(qiáng)公司內(nèi)部信息溝通，請你將下列內(nèi)容寫出，明天交給我。

　　(1)措置電話留言的原則是什么?

　　(2)設(shè)計一份來掛號錄表樣式。

　　參考謎底：

　　措置電話留言的一般原則：

　　(1)精練：要抓住要點(diǎn)，讓收受人一看就年夜白。

　　(2)完整：要很是細(xì)心地記全日期、時刻、數(shù)字等主要信息。

　　(3)切確：對雙方的姓名、對方單元、電話號碼、來電日期、時刻、內(nèi)容等確保切確，實(shí)時送達(dá)留言。

　　來掛號錄表樣式：

　　來電/來電方記實(shí)單 □緊迫水平

　　接管人姓名：

　　留言人姓名：

　　留言人單元：

　　□將再來電 □請您回電

　　□未來訪 □已來訪

　　留言內(nèi)容：

　　記實(shí)人： 日期和時刻

　　2.市場部的吳師長教師但愿后天放置小面包車送10人去天津辦展覽，研發(fā)部的何師長教師但愿后天放置小面包車送8人去市郊開會，現(xiàn)公司只有一輛11座的小面包車和1輛小客車，請你協(xié)調(diào)一下，并將措置依據(jù)和結(jié)不美觀向我陳述請示。

　　參考謎底：

　　按照協(xié)調(diào)工作的根基原則：協(xié)調(diào)時應(yīng)年夜組織的整體益處出發(fā)，先考慮主要的、緊迫的、難度年夜的、未便利的工作或工作，經(jīng)由過程協(xié)調(diào)力爭也放置好那些次要的、非緊迫的、難度小的或較便利的工作或工作�？紤]到市場部吳師長教師的工作是去天津辦展覽，一是路途遠(yuǎn)，二是有展品，三是人數(shù)多，是以，應(yīng)放置11座的小面包車給市場部;若小客車能容納8人，則用小客車送研發(fā)部的何師長教師等8人去市郊開會，若不能，則可請示上司，是否可請何師長教師等人自行搭車，然后報銷有關(guān)費(fèi)用或租車前往。

　　3.為了進(jìn)一步杜絕華侈，請你擬訂一份關(guān)于節(jié)約使用辦公用品的法子。

　　參考謎底：

　　節(jié)約使用辦公用品的法子

　　(1)改暌埂機(jī)：改暌埂前由主管人員簽字核準(zhǔn)。

　　(2)傳真機(jī)：指定人員使用傳真機(jī)，做好掛號并保留所有發(fā)送記實(shí)。

　　(3)計較機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)：昂貴的設(shè)備要限制使用;彩色要集中打點(diǎn)并由各部門自力核算成本;嚴(yán)酷看管因特網(wǎng)的使用。

　　(4)電話、移動電話：削減打私人電話;節(jié)制國內(nèi)外遠(yuǎn)程電話的使用;按期搜檢并核對電話賬單以節(jié)制開銷。

　　4.公司定于6月8日起頭對各部門秘書進(jìn)行營業(yè)培訓(xùn)，請您就若何進(jìn)行辦公用品的發(fā)放談?wù)勀�的觀點(diǎn)。

　　參考謎底：

　　營業(yè)培訓(xùn)的辦公用品的發(fā)放要考慮：

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單元的有關(guān)軌制劃定發(fā)放時刻。

　　(3)領(lǐng)取人填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字核準(zhǔn)。

　　(4)物品申請表搜羅下列細(xì)節(jié)：申請表編號、申領(lǐng)部門、項(xiàng)目、數(shù)目、非凡要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)核準(zhǔn)人簽字、日期。

　　(5)清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放辦公用品。

　　(6)提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。

　　(7)緊迫需要物品時必需有響應(yīng)的軌范措置。

　　5.公司定于5月12日起頭對各部門秘書進(jìn)行營業(yè)培訓(xùn)，請您就上司不在時的郵件若何措置談?wù)勀�的觀點(diǎn)。

　　參考謎底：

　　上司不在時郵件的措置：

　　(1)按收文軌范措置所有文件。

　　(2)按上司的叮嚀或習(xí)慣將文件用電話、傳真或郵寄通知他。郵寄時要在郵包上持續(xù)編號。

　　(3)若上司叮嚀不領(lǐng)受文件，可先把需要上司親自措置的文件保留下來，并通知發(fā)件人獲得回覆的時刻。

　　6.因?yàn)楣�司營業(yè)規(guī)模不竭擴(kuò)年夜，文件收發(fā)工作宜由專人負(fù)責(zé)，請你寫出收發(fā)文件的軌范和要求，明天交給我。

　　參考謎底：

　　收文工作的軌范有：簽收，拆封，掛號，分類。

　　(1)簽收：對件數(shù)進(jìn)行清點(diǎn)、核對;搜檢文件外包裝是否無缺無損，搜檢封套尚?罾υ?字是否都應(yīng)是本部門收的;最后是簽收，并注明日期。

　　(2)拆封：將信套訂在文件后;再次搜檢文件內(nèi)容是否本機(jī)關(guān)收。

　　(3)掛號：按收文掛號簿中所列內(nèi)容逐項(xiàng)掛號;在收進(jìn)的文件首頁貼上“來文措置單”。

　　(4)分類：將信件分為急件、要件、例行公務(wù)件、密件、私人件五類，分袂歸入五個規(guī)格一致但顏色分歧的專用文件夾內(nèi)。

　　發(fā)文工作的軌范有：

　　(1)對發(fā)件進(jìn)行核對，不要裝錯信封。

　　(2)搜檢附件是否齊全。

　　(3)郵件分類。

　　(4)澳暌故件的類型分袂填膳縵丬級、急件、特快等標(biāo)識表記標(biāo)幟。

　　(5)簽名。

　　(6)掛號。

　　(7)按時發(fā)送。

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