如何才能最高效地利用時(shí)間?關(guān)于這個(gè)話題，網(wǎng)上會(huì)有無(wú)數(shù)的課程，無(wú)數(shù)的公眾號(hào)文章，試圖傳授給你種種技巧(我自己也寫過(guò)不少)。實(shí)際上，光是把這些技巧全部列出來(lái)，可能都要花上不少時(shí)間。
但是，你是否會(huì)覺得：學(xué)了這么多技巧，還是不知道應(yīng)該怎么做?
這是很自然的。很多時(shí)候，選擇太多，還不如沒(méi)有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難癥患者，有一套一以貫之的心法，就已經(jīng)足夠了。
所以，筆者我今天打算一勞永逸。
我將無(wú)數(shù)的時(shí)間管理技巧，總結(jié)歸納成了這套「12345法則」。掌握這套法則，不客氣地說(shuō)，90%的時(shí)間管理內(nèi)容，基本都不用再看了。因?yàn)樗鼈兊暮诵模茧x不開這套法則。
我自己就是這套方法的踐行者。這幾年里，得益于它的幫助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享給大家。
這套法則，其實(shí)沒(méi)有什么新奇的地方，大多數(shù)都是非常經(jīng)典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實(shí)有效。任何一個(gè)人，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的練習(xí)，都可以掌握，并應(yīng)用到自己的生活和工作中。
下面詳解。
◤一件事情
簡(jiǎn)而言之：任何時(shí)候，在一段時(shí)間內(nèi)，只做一件事情。
這是這套法則的核心。我在之前的多篇文章里，都提到過(guò)這一點(diǎn)的重要性。
很多人在工作中，習(xí)慣讓思維不斷地進(jìn)行跳躍。寫一會(huì)報(bào)告，刷一下網(wǎng)頁(yè)，查一下資料，收一下郵件，做一下數(shù)據(jù)，回應(yīng)一下客戶，再回去貼圖表…… 諸如此類。
更常見的，是一邊開著微信客戶端聊天，一邊工作。我想，絕大所數(shù)人，都有這個(gè)習(xí)慣。
這樣的后果是什么呢?你永遠(yuǎn)都沒(méi)有辦法，獲得真正的「專注」。而專注，是這個(gè)時(shí)代最可貴的一種特質(zhì)。
我們這個(gè)時(shí)代，有太多的信息和誘惑，每個(gè)人都非常焦慮。焦慮什么呢?焦慮于一種對(duì)信息的「不安定感」。
我們時(shí)刻都在接收著大量的信息，但越是這樣，我們?cè)绞菗?dān)心：
我是否錯(cuò)過(guò)了什么信息?
有哪些信息需要我去處理?
如果我沒(méi)有處理，會(huì)不會(huì)產(chǎn)生什么后果?
其實(shí)，我們每天接收到的信息，99%，都是無(wú)關(guān)緊要的。
最重要的是什么?就是你手上正在做的事情。專注把每一件事情做好，才是最重要的品質(zhì)。
因?yàn)椋x一個(gè)人社會(huì)價(jià)值的，永遠(yuǎn)是他的產(chǎn)出。把一件事情做到100分，勝過(guò)把一堆事情做到80分。在商業(yè)社會(huì)上，「完美」跟「合格」之間的差異，很多時(shí)候是數(shù)以百倍計(jì)的。
但是，投入在一件事情上面久了，很容易產(chǎn)生兩種心理：
一是對(duì)于結(jié)果和預(yù)期的不確定
二是長(zhǎng)時(shí)間缺乏反饋的空虛感
這兩種心理，會(huì)迫使我們，去尋求更短期、能夠獲得即時(shí)反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。
如果你受制于這種心態(tài)，你就很難真正把任何事情，做到100%的極致。而這，也正是「優(yōu)秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。
◤2個(gè)步驟
當(dāng)你有一個(gè)新任務(wù)需要去做時(shí)，不要著急下手，按照這兩個(gè)步驟去做：
思考：它能夠在一兩分鐘內(nèi)快速完成?
行動(dòng)：如果可以，立刻著手完成它;如果不行，把它記下來(lái)，安排時(shí)間去做。
舉一個(gè)最常見的場(chǎng)景：
你專心工作了半小時(shí)，終于告一段落。停下來(lái)，打算休息5分鐘，再著手去做下一項(xiàng)任務(wù)。這時(shí)，你打開微信，發(fā)現(xiàn)同事問(wèn)了你一個(gè)問(wèn)題，希望你給他傳一份資料，你應(yīng)該怎么做?
最好的方式，是先思考：幫他找這份資料，需要花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間?如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他;如果比較麻煩，需要整合，需要從多個(gè)位置尋找，那么，回復(fù)他：我現(xiàn)在比較忙，一會(huì)有空了再弄。然后，把這件事情記在清單上，等有空的時(shí)候再去做。
這個(gè)原則的目的是什么呢?避免我們的計(jì)劃受到干擾。
很多人會(huì)有一種感受：明明制定好了每天的計(jì)劃，但是一天下來(lái)，總覺得自己什么都沒(méi)干，待辦清單上面滿滿的都是「未完成」。
為什么?很簡(jiǎn)單。因?yàn)槲覀円徽斓臅r(shí)間，都在處理「應(yīng)急的事情」和「別人的事情」。
我們制定的計(jì)劃，不可避免的，總會(huì)受到干擾。如何最大化地保證計(jì)劃的效果，降低干擾?
這就需要插入這兩個(gè)步驟：對(duì)所有干擾進(jìn)行快速預(yù)判：是立刻執(zhí)行，還是寫到計(jì)劃里面，等待下一步去執(zhí)行?然后，再按照預(yù)判結(jié)果去行動(dòng)。
具體的標(biāo)準(zhǔn)以多久為宜呢?建議是以2分鐘，作為「立刻去做」和「規(guī)劃去做」的一個(gè)界線。
它能夠?qū)崿F(xiàn)這么一個(gè)平衡：既可以把細(xì)小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久;又可以避免計(jì)劃中斷，一直忙于應(yīng)對(duì)外界的影響。
其實(shí)，延伸來(lái)講，任何事情，都需要兩個(gè)步驟：
思考
行動(dòng)
如果對(duì)于一項(xiàng)任務(wù)，我們判定它超過(guò)2分鐘，需要另外安排時(shí)間執(zhí)行—— 那么，我們可以再次對(duì)它進(jìn)行分析：這個(gè)任務(wù)，是可以立即執(zhí)行，還是需要先進(jìn)行思考和規(guī)劃，然后再執(zhí)行?
如果是后者，我們就可以在清單上，為它留出思考的時(shí)間，和執(zhí)行的時(shí)間。然后，再在合適的時(shí)間，按照我們的安排，去完成這項(xiàng)任務(wù)。
◤三個(gè)清單
在第二點(diǎn)中，我們記下來(lái)的任務(wù)，如何呈現(xiàn)在清單上，如何給它們安排合理的時(shí)間段?
這里，可以參考“AFD清單工作法”：所有的任務(wù)，都可以分成三大類：
，我們將會(huì)及時(shí)處理。