可以明確執(zhí)行的(Action)

　　需要進(jìn)行思考的(Focused)

　　簡單，瑣碎，不重要的(Dessert)

　　第一類，盡量留出一整段時間專注去做，屏蔽一切干擾。每段時間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態(tài)非常好，注意力極其集中，也可以適當(dāng)延長。

　　第二類，在你完成一個任務(wù)，覺得疲勞，需要放松和休息的時候去做。這樣，可以激活大腦不同的區(qū)域，讓負(fù)責(zé)執(zhí)行的部分得到休息，同時維持大腦的活躍和動力。

　　另外，也可以放在碎片時間去做。例如，我常常會把「撰寫文章」分解成多個部分。像「思考結(jié)構(gòu)」「尋找選題」「尋找切入點」等等任務(wù)，就會放在平時的碎片時間里(比如乘車，步行，吃飯)，利用這部分閑暇去做。一來節(jié)省時間，二來也可以把這部分時間利用起來，不至于浪費。

　　第三類，在自己狀態(tài)低落，情緒消沉的時候去做。一方面，可以見縫插針完成這些事項，另一方面，也可以通過不斷積累「成就感」，讓自己迅速擺脫低落的狀態(tài)，快速進(jìn)入狀態(tài)。

　　這里也提一個很常見的問題。

　　有讀者問：看過很多講時間管理的文章，有些會說，優(yōu)先做最困難的事，這樣后面會更順手;有些會說，優(yōu)先從簡單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態(tài)得到提升。究竟應(yīng)該先做什么?

　　這其實需要看你的狀態(tài)。

　　如果你狀態(tài)高漲，精力充沛，那最好按照「Action」里面的清單，按照優(yōu)先級，先全力以赴解決最困難的事情。這樣，就算后面什么都沒做，你這一天也不至于浪費。

　　如果你狀態(tài)不佳，那就從簡單的做起，先把「Dessert」里面的事項搞定。以期快速恢復(fù)狀態(tài)，去做「Action」里面的任務(wù)。

　　利用好這套「AFD清單」，可以讓每一天的時間，得到更加合理的利用。

　　◤四個象限

　　寫在「Action」和「Focused」里面的事項，應(yīng)該按照什么順序去做呢?

　　這里需要用到一個非常經(jīng)典的技巧：四象限法。

　　簡單介紹一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個維度進(jìn)行分類。

　　于是，我們就會得到四個象限：

　　重要且緊急

　　重要不緊急

　　不重要但緊急

　　不重要且不緊急

　　接著，再根據(jù)這四個象限的內(nèi)容，安排不同的應(yīng)對策略：

　　重要且緊急的事優(yōu)先去做。

　　它們應(yīng)該被寫在「Action」中，有明確的執(zhí)行步驟和標(biāo)準(zhǔn)，可以立刻行動，不需要經(jīng)過思考。

　　重要不緊急的事，每天安排固定時間去做。

　　它們有兩類。一類是每天堅持的習(xí)慣，比如背單詞，健身，讀書等。這一類應(yīng)該寫入「Action」，并有明確的執(zhí)行步驟和方式。第二類，是需要思考的問題，以及沒有明確分解的任務(wù)。這一類，應(yīng)該處于「Focused」之中，通過安排碎片時間思考，對它們進(jìn)行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉(zhuǎn)移到「Action」，并設(shè)定好具體的執(zhí)行步驟和時間。

　　不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

　　這一類事情，包括回應(yīng)，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做(也就是對他來說是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做，盡量簡明扼要，以結(jié)果為先，快速落地，不要在上面花費太多時間。

　　不重要且不緊急的事，不要去做。

　　這種事情，除了浪費我們的時間，沒有任何價值。除非是需要娛樂消遣，否則不要去碰。

　　◤5分鐘

　　當(dāng)你即將動手去做一件事情時，告訴自己：什么都不要想，先做5分鐘再說。

　　理想情況下，當(dāng)你去執(zhí)行「Action」里面的任務(wù)時，你應(yīng)該事先已經(jīng)對它做好了規(guī)劃：該做什么，怎么做，按什么步驟做，需要什么資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動手。

　　但實踐中，很多時候，未必能做到這樣。你可能會耽于思考，會畏手畏腳，會沉吟不定。

　　這其實是最浪費效率的做法。很多時候，明明確定好的任務(wù)，也許就在你反復(fù)思考的過程中，不知不覺被拖過了時間。

　　你會驟然發(fā)現(xiàn)：怎么這就下午了?我還什么都沒做呢!

　　這也是許多拖延癥患者的癥結(jié)�？偸菍σ患�事情抱著種種疑慮和擔(dān)憂：我要是做不好怎么辦?會不會產(chǎn)生什么問題?是不是還會有更好的方法?諸如此類。

　　但其實，我在前面已經(jīng)提過：大多數(shù)的任務(wù)，都需要經(jīng)過兩步：思考和執(zhí)行。執(zhí)行的時候，不要再花時間去思考 —— 這是「思考」這一步里面，應(yīng)該完成的事情。

　　還是以撰寫文章為例子，講一下。

　　假設(shè)我把「撰寫文章」分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點。執(zhí)行部分，Deadline為5號晚上24點。

　　那么，當(dāng)時間走到4號晚上24點的時候，即使我覺得還有幾個地方不夠完善，也得在這里停下來。因為，我留給自己思考的時間已經(jīng)到極限了。如果再花時間去思考細(xì)節(jié)，就會導(dǎo)致后面的「執(zhí)行」被拖延 —— 我就沒法在5號晚上24點前完成這篇文章了。

　　同樣，當(dāng)我結(jié)束思考之后，下一步，就是把之前思考的內(nèi)容，組織成文 —— 這是「執(zhí)行」的環(huán)節(jié)。在這個環(huán)節(jié)，即使自己不夠滿意，也不要再花時間去反復(fù)思考，這樣只會導(dǎo)致計劃被打亂。

　　所以，避免這種情況，最好的方式，就是始終保持這種習(xí)慣：當(dāng)需要「執(zhí)行」的時候，不要遲疑，先立刻開工，先做5分鐘再說。