第二節(jié)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責和要求

　　一、管理職責

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收標準、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范等為依據(jù)填寫，并隨工程進度及時收集、整理，認真書寫，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一格式，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類，按要求歸檔。

　　根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理的基本職責如下：

　　(1)應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。

　　(2)應(yīng)及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件資料管理。

　　(3)應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

　　(4)應(yīng)根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

　　【例】根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》,關(guān)于項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料監(jiān)理職責的說法，錯誤的是()。

　　A.應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料

　　B.應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項工程組卷存放

　　C.應(yīng)及時收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

　　D.應(yīng)根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關(guān)單位、部門移交

　　【答案】B

　　二、管理要求

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

　　【例】下列工作內(nèi)容中，屬于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的有()。

　　A.收發(fā)文與登記 B.文件起草與修改

　　C.文件傳閱 D.文件分類存放 E.文件組卷歸檔

　　【答案】ACDE

　　(一)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

　　項目監(jiān)理機構(gòu)所有收文應(yīng)在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理機構(gòu)負責收文人員簽字。

　　在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

　　項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理人員應(yīng)檢查監(jiān)理文件資料的各項內(nèi)容填寫和記錄是否真實完整，簽字認可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。

　　對于工程照片及聲像資料等，應(yīng)注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

　　【例】下列關(guān)于監(jiān)理文件和檔案收文與登記管理的表述中，正確的是()。

　　A.所有收文最后都應(yīng)由項目總監(jiān)理工程師簽字

　　B.經(jīng)檢查，文件檔案資料各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整，由符合相關(guān)規(guī)定的責任人員簽字認可

　　C.符合相關(guān)規(guī)定責任人員的簽字可以蓋章代替

　　D.有關(guān)工程建設(shè)照片注明拍攝日期后，交資料員處理

　　【答案】B

　　(二)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

　　每一位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。傳閱完畢后，文件資料原件應(yīng)交還信息管理人員存檔。

　　(三)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁標注“急件”字樣。

　　所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進行登記。

　　(四)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須進行科學的分類后進行存放。

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點及監(jiān)理與相關(guān)服務(wù)內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門應(yīng)明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

　　【例】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的說法，正確的是()。

　　A.監(jiān)理文件資料有追溯性要求時，收文登記應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯

　　B.監(jiān)理文件資料的收文登記人員應(yīng)確定該文件資料是否需傳閱及傳閱范圍

　　C.監(jiān)理文件資料完成傳閱程序后應(yīng)按監(jiān)理單位對項目檢查的需要進行分類存放

　　D.監(jiān)理文件資料應(yīng)按施工總承包單位，分包單位和材料供應(yīng)單位進行分類

　　【答案】A

　　(五)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

　　1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求

　　(1)歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

　　(2)文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準的要求。

　　(3)文件資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符。

　　(4)文件資料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　　(5) 文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(6)文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面(297mmX210mm)。紙張應(yīng)采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張。

　　(7)文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術(shù)指標要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管。

　　(8)文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

　　(9)文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

　　應(yīng)用計算機輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監(jiān)理機構(gòu)相關(guān)資料夾時，信息管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

　　【例】下列對建設(shè)工程歸檔文件的要求中，屬于編制要求的有()。

　　A.符合國家有關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標準

　　B.案卷不宜過厚，一般不超過 40mm

　　C.不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷

　　D.內(nèi)容真實、準確，與工程實際相符

　　E.應(yīng)采用耐久性強的書寫材料

　　【答案】ADE