第二節(jié) 建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責(zé)和要求

　　一、管理職責(zé)

　　根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理的基本職責(zé)如下：

　　(1)應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。

　　(2)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理。

　　(3)應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

　　(4)應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

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　　【例】根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)。關(guān)于項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料監(jiān)理職責(zé)的說法，錯誤的是()。

　　A.應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料

　　B.應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項(xiàng)工程組卷存放

　　C.應(yīng)及時收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

　　D.應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和有關(guān)規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關(guān)單位、部門移交

　　答案：B

　　二、管理要求

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗(yàn)收與移交等。

　　【例】下列工作內(nèi)容中，屬于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的有()。

　　A.收發(fā)文與登記

　　B.文件起草與修改

　　C.文件傳閱

　　D.文件分類存放

　　E.文件組卷歸檔

　　答案ACDE

　　(一)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

　　項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)所有收文應(yīng)在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進(jìn)行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收文人員簽字。

　　對于工程照片及聲像資料等，應(yīng)注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

　　涉及建設(shè)單位的指令、設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應(yīng)將其復(fù)印件公布在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)專欄中。

　　(二)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

　　每一位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。傳閱完畢后，文件資料原件應(yīng)交還信息管理人員存檔。

　　(三)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁標(biāo)注“急件”字樣。

　　所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進(jìn)行登記。

　　(四)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放