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第二章 會計法律制度

第二節(jié) 會計核算與監(jiān)督

　　二、會計檔案管理

　　1.會計檔案的概念

　　會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的“會計資料”(包括電子會計檔案)。

　　2.應(yīng)當歸檔的會計檔案

　　(1)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證

　　(2)會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助性賬簿。

　　(3)財務(wù)報告類：月度、季度、半年度財務(wù)報告、年度財務(wù)報告。

　　(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。

　　【提示】各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例-多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有( )。

　　A.購貨發(fā)票

　　B.應(yīng)收賬款明細賬

　　C.資產(chǎn)負債表

　　D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表

　　網(wǎng)校答案：ABCD

　　網(wǎng)校解析：本題考核會計檔案的范圍和種類。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類及其他類。購貨發(fā)票屬于原始憑證，應(yīng)收賬款明細賬屬于會計賬簿，資產(chǎn)負債表屬于會計報表，而銀行存款余額調(diào)節(jié)表屬于其他類會計檔案。

　　【例-多選題】下列各項中，不屬于會計檔案的為( )。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.銀行對賬單

　　C.工商營業(yè)執(zhí)照

　　D.年度工作計劃

　　網(wǎng)校答案：CD

　　網(wǎng)校解析：工商營業(yè)執(zhí)照屬于營業(yè)證照，年度工作計劃屬于文書檔案，二者均不屬于會計檔案。

　　3.會計檔案的歸檔要求

　　(1)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管“1年”，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。

　　(2)因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，可最長延長至“3年”。

　　(3)臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得監(jiān)管會計檔案。

　　4.會計檔案的移交和利用

　　(1)單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊。

　　(2)紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當保持原卷的封裝。

　　(3)電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其一并移交。

　　(4)單位保存的會計檔案一般不得借出，確因需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5.會計檔案保管的期限

　　(1)會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　(2)定期保管期限一般分為10年和30年。

　　(3)保管期限從會計年度終了后第一天算起。

　　6.會計檔案的鑒定

　　(1)期限：定期鑒定

　　(2)目的：明確是否仍需繼續(xù)保存，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限;卻無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

　　(3)主體：單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。

　　7.會計檔案的銷毀

　　(1)銷毀程序和要求

　�、賳挝粰n案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊

　　②單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　�、叟蓪Ｈ吮O(jiān)銷：單位檔案管理機構(gòu)與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　【注意】銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽章。

　　(2)不得銷毀的會計檔案

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。

　　【例-多選題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負責對該批會計檔案進行銷毀，監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀后在會計檔案銷毀清冊上簽字。請問下列各項中，屬于該企業(yè)在檔案銷毀過程中錯誤做法的有( )。

　　A.銷毀了會計檔案中未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證

　　B.銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見

　　C.會計檔案的銷毀由檔案管理部門負責

　　D.會計檔案銷毀后向監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀清冊上簽字

　　網(wǎng)校答案：AB

　　網(wǎng)校解析：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀，應(yīng)抽出單獨裝訂，待未了事項結(jié)清后才能銷毀。銷毀會計檔案應(yīng)當由單位負責人簽署意見，副廠長不是單位負責人，因此無權(quán)簽署意見。

　　8.特殊情況下的會計檔案處置

　　(1)單位分立情況下的會計檔案處置

　�、僭瓎挝淮胬m(xù)的，由分立后的“存續(xù)方”統(tǒng)一保管會計檔案，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案——存續(xù)方保管，他方查閱復(fù)制。

　�、谠瓎挝唤馍⒌�，經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案——協(xié)商保管，各方查閱復(fù)制。

　�、畚唇Y(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。