11、參與草擬文件：①記(速記)

　�、谧g(把速記符號譯成文字語言，或把錄音整理成書面文字材料)

　�、劾�(要通順，要符合公文體制和格式的要求)

　　12、文件材料的收發(fā)：①清點有無錯漏;

　�、诜謷�，及時送交收信人;

　�、鬯饺诵偶�不能拆開，公務(wù)文件用小刀仔細拆開，并進行核對;

　　④對必須注冊的公文進行收文登記，不需注冊的立即送交執(zhí)行人;

　�、輰ψ⒂小凹薄薄疤丶薄薄凹鞭D(zhuǎn)”字樣的公文，要立即轉(zhuǎn)送;

　�、迣ι霞壍拿�令、決定、函詢等必須注冊登記并立即轉(zhuǎn)呈領(lǐng)導(dǎo)人批閱，要按文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，首先送給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　13、公文執(zhí)行檢查包括：①檢查公文執(zhí)行和交辦任務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)進行監(jiān)督;

　　②檢查文件執(zhí)行的指定期限

　�、蹤z查公文格式或樣式是否合乎國家規(guī)定的行文標準

　　14、公文檢查過程中須知：①必須檢查什么;

　　②誰負責(zé)公文的執(zhí)行

　�、廴绾谓柚�某種組織技術(shù)手段執(zhí)行

　　④何時應(yīng)該檢查

　�、菰鯓咏M織機關(guān)的檢查工作

　　1980年的命令中指出，

　�、賹θ嗣袢罕姷奶岚负凸�民的控告信、申訴書，需在一個月內(nèi)審理完畢;

　�、诓恍枵{(diào)查和另行研究的控告信和申訴書從收文之日起，需在15天內(nèi)審理;

　�、圮娙说目馗嫘藕蜕晔鰰�，需在7天內(nèi)審查完畢;需另行調(diào)查，延期到15天審查完畢。

　　15、公文的整理與保存：

　　1)立卷歸檔工作：①編制一套公文分類表，即案卷名詞匯編(最重要環(huán)節(jié))

　　②依據(jù)案卷名詞匯編和內(nèi)部公文分類法，把執(zhí)行完畢的文件分類整理;

　　③裝訂已經(jīng)辦理完畢的公文;

　�、茉诖嫒霗C關(guān)檔案室之前，裝訂好移交的公文，并將固定的有永久性保存價值的公文單獨封存，準備移交。

　　2)公文歸類時原則：公文的登記、要遵循實用性、可靠性、緊湊型的原則

　　3)公文立卷的特征：問題特征、時間特征、作者特征、案卷號碼順序特征。

　　(不超過250頁，厚度3-4cm)

　　16、整理好的案卷，一年之內(nèi)可以留在秘書手中備用。

　　17、會議籌備和服務(wù)：在會議組織過程中，秘書最重要的工作是做好會前準備，保證所有與會者按時出席;會議的文字工作;會議的服務(wù)工作。

　　1)會議籌備工作：

　　2)會議的文字工作(準備會議文件，作好會議記錄，編印會議簡報，草擬會議紀要或決議)

　　3)會議的服務(wù)工作(生活服務(wù)、保健服務(wù)、交通服務(wù)、娛樂服務(wù)等)

　　18、會議記錄：會議基本情況的原始記載，必不可少的。

　　目的：為了便于會后分析研究問題和執(zhí)行傳達，并為上報會議內(nèi)容、撰擬其他會議文件、檢查會議精神執(zhí)行情況提供可靠的依據(jù)。

　　基本要求：完整、真實、準確

　　組成部分：①會議的基本情況;②會議的內(nèi)容(主要部分)

　　19、秘書人員的素質(zhì)要求：①業(yè)務(wù)素質(zhì);②品德要求

　　20、秘書個人工作安排的原則：①工作時間留有余地;

　�、谝磺泄ぷ鲬�(yīng)以最少的耗費在限定的時間內(nèi)完成

　�、蹅�人工作安排上有靈活性和適變性

　�、苊貢�工作安排要與相關(guān)部門保持協(xié)調(diào)

　　21、蘇聯(lián)秘書工作中相關(guān)因素：①電話鈴聲;

　�、谝馔鈦砜�;

　�、垲~外任務(wù)(只能在不干擾本職主要任務(wù)——從業(yè)務(wù)上和組織上保證首長的工作，及時而正確地撰寫文件和完成機關(guān)工作的非公文性服務(wù)的前提下才能接受)

　�、軙r間調(diào)度;(方法詳見下)

　�、莞纳乒ぷ鞯姆椒ê褪侄�(方法詳見下)

　　22、時間調(diào)度的方法：①要挖掘潛力和改進工作方式，提高工作效率，提高工作水平;

　�、诓扇】尚械拇胧┩瓿扇蝿�(wù)，想法變換工作時間或謀求合作;

　�、凼煜ぷ约旱娜粘逃媱�;

　�、墚�(dāng)大量工作任務(wù)來臨時，應(yīng)通過領(lǐng)導(dǎo)把任務(wù)分配給同事或其他部門完成。

　　23、改善工作方法：①加強預(yù)測和應(yīng)變能力;②善于區(qū)分輕重緩急;③今天的事今天辦;

　�、芸磫栴}全面，考慮問題周詳;⑤堅持原則;⑥善于使用辦公設(shè)備;

　　⑦不斷提高業(yè)務(wù)水平