全宗內(nèi)檔案的分類

　　二、分類的要求有

　　1、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。

　　2、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性

　　三、分類的一般方法有

　　1、時(shí)間分類法：A、年度分類法 B、時(shí)期分類法

　　2、來(lái)源分類：A、組織機(jī)構(gòu)分類法 B、作者分類法 C、通訊者分類法

　　3、內(nèi)容分類法：A、問(wèn)題分類法 B、實(shí)物分類法 C、地理分類法

　　4、形式分類法： A、按文件種類分類 B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類

　　四、常用分類方法： 分類方法很多，常用的主要有三種：

　　(一)年度分類法 (二)組織機(jī)構(gòu)分類法(三)問(wèn)題分類法

　　五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制

　　(一) 年度——組織機(jī)構(gòu)分類法

　　適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。如：1974年 辦公廳

　　* *廳

　　* *廳

　　(二)組織機(jī)構(gòu)——年度分類法

　　適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。

　　如：辦公廳 1974年

　　1975年

　　1976年

　　(三)年度——問(wèn)題分類法

　　多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況�？傊�，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。如：

　　1980年 綜合類

　　人事機(jī)構(gòu)類

　　農(nóng)林水利類

　　(四) 問(wèn)題——年度分類法

　　多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。

　　如：綜合類 1960年

　　1961年

　　1962年

　　立卷

　　立卷工作內(nèi)容包括： 組成案卷單位、擬寫案卷標(biāo)題 、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) 、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)

　　一、立卷的方法——文件六特征立卷法：

　　按作者立卷

　　按時(shí)間立卷

　　按問(wèn)題立卷

　　按地區(qū)立卷

　　按文件名稱立卷

　　按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷

　　二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目

　　(一)要求：

　　1、 歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。

　　2、 文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。

　　3、 題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。

　　題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者(作者)、內(nèi)容(問(wèn)題)和名稱(文種)三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。

　　(二)歷史檔案案卷封面的要求

　　1、 機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來(lái)的名稱。

　　2、 人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。

　　3、 歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。

　　4、 文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。

　　5、 地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。

　　6、 文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)。

　　需要說(shuō)明的是：

　　隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭(zhēng)議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。