自考《外國秘書工作概況》章節(jié)串講：美國秘書工作(上)

　　第五章 美國秘書工作(上)

　　美國：美利堅(jiān)合眾國，位于北美洲中部。華盛頓是美國第一任總統(tǒng)。

　　《韋氏秘書手冊》對(duì)全球秘書業(yè)務(wù)影響很大。

　　1、美國國家機(jī)關(guān)秘書機(jī)構(gòu)共5類：

　　①總統(tǒng)辦公機(jī)構(gòu)(是總統(tǒng)的顧問和助手班子，主要有白宮辦公廳、行政管理和預(yù)算局、經(jīng)濟(jì)顧問委員會(huì)、政策發(fā)展辦公室和國家安全委員會(huì)等;)

　�、趦�(nèi)閣部(亦稱行政各部或大部，是聯(lián)邦政府的主要行政機(jī)構(gòu))

　�、郦�(dú)立管制機(jī)構(gòu)(通稱委員會(huì))

　�、苷�府公司

　�、萜渌�獨(dú)立機(jī)構(gòu)

　　2、總統(tǒng)辦公廳的職能：①協(xié)助總統(tǒng)處理各種日常事務(wù);②負(fù)責(zé)總統(tǒng)與國會(huì)兩院的聯(lián)系;

　�、蹍f(xié)助總統(tǒng)與政府各部、各獨(dú)立機(jī)構(gòu)、獨(dú)立管理機(jī)構(gòu)以及各社會(huì)團(tuán)體進(jìn)行聯(lián)系、磋商、擬定有關(guān)政策。

　　由總統(tǒng)顧問、總統(tǒng)助理、辦公廳副主任和新聞秘書等組成。

　　3、美國內(nèi)閣的秘書工作：只是總統(tǒng)的一個(gè)咨詢的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，不是聯(lián)邦政府的一級(jí)組織，不實(shí)行集體負(fù)責(zé)制，無權(quán)作出決定。

　　內(nèi)閣成員由總統(tǒng)、副總統(tǒng)、各部部長、中央情報(bào)局長組成。

　　4、美國政府服務(wù)總局：獨(dú)立機(jī)構(gòu)之一，承擔(dān)部分秘書工作事務(wù)。(如采購辦公用品等。)

　　5、秘書的國際定義：具有熟練的辦公室工作能力、不需上級(jí)督促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)，積極進(jìn)取，干練果斷，能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手。

　　6、秘書在領(lǐng)導(dǎo)和管理中的地位：是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)者繁忙而大量的工作，尤其是承擔(dān)不必由領(lǐng)導(dǎo)親自操辦的辦公程序細(xì)節(jié)和其他事務(wù)。

　　7、不同秘書的作用：

　�、僖娏�(xí)秘書：只做接待員或打字員的工作，以人際交往為主，如接待來訪者、處理電話等

　�、谡�式秘書：掌握良好的速記技術(shù)，具備妥善處理行政事務(wù)的能力。包括拆發(fā)信件、訂貨，制定日常案卷、接電話等。

　�、坌姓�秘書：指那些授予有行政職權(quán)并起到這種作用的人。是組織文字處理中樞系統(tǒng)的核心人物。主要任務(wù)：處理業(yè)務(wù)信函、電話聯(lián)絡(luò)、資料歸檔。

　�、芡ㄓ嵜貢�：中心任務(wù)是從事所有的打印工作，機(jī)器謄寫，鍵盤操作，以及其他各種特殊任務(wù)。

　　任務(wù)：①給行政助理和文字處理機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備、編輯和分發(fā)辦公室文字處理稿件;

　�、讵�(dú)立審改自己或他人的文稿;

　�、劬庉嫼蛷�(fù)制別人提供或打印好的文件

　�、茉O(shè)計(jì)或安排下一步工作;

　　⑤了解或推薦辦公室裝備設(shè)施并代替辦理付款手續(xù)

　�、莘�律秘書：掌握法律術(shù)語和程序，熟悉各種法律事務(wù)，負(fù)責(zé)草擬和打印法律文件。

　　必須有公證人資格，以便簽署公證。

　�、掎t(yī)務(wù)秘書：(醫(yī)務(wù)助理協(xié)會(huì)在芝加哥，醫(yī)務(wù)秘書比其他專業(yè)的秘書更有就業(yè)機(jī)會(huì))

　�、呒夹g(shù)秘書：熟悉物理化和財(cái)務(wù)等系統(tǒng)知識(shí)。

　�、囫v國外機(jī)構(gòu)秘書：條件：①不低于21歲;

　�、诒仨毷敲绹�公民，配偶也需是美國公民;

　�、鄹叩葘W(xué)校的畢業(yè)生或具有同等學(xué)歷的人;

　　④申請(qǐng)者及其隨員必須通過體檢檢查

　�、萃ㄟ^美文職人員考察機(jī)關(guān)主持的文職人員能力、速記、打字的測驗(yàn)

　�、薇仨氂幸欢ǖ墓ぷ鹘�(jīng)驗(yàn)

　　考察申請(qǐng)者是否稱職的因素還有﹕①申請(qǐng)者是否對(duì)外交事務(wù)感興趣

　�、谑欠衲苷莆找婚T外語，對(duì)已經(jīng)掌握一門外語的要優(yōu)先錄用。

　　8、美國各級(jí)主管對(duì)其秘書的要求：

　�、贉�(zhǔn)時(shí)、②可靠、③學(xué)習(xí)能力、④遵守指示的自覺性、⑤忠誠和保守機(jī)密、⑥敏捷性、⑦機(jī)智感、⑧靈活性、⑨工作責(zé)任感、⑩談吐舉止、11風(fēng)度禮貌

　　9、美國秘書發(fā)展注重：

　�、俨粩鄬W(xué)習(xí)提高素質(zhì);

　�、谠趯�(shí)踐中提高技能水平

　　③良好的人際關(guān)系

　�、鼙仨毴�面了解熟悉自己的企業(yè)

　�、菝绹�秘書面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

　　10、面對(duì)危機(jī)，美國秘書的應(yīng)對(duì)措施：①強(qiáng)化自己的應(yīng)變能力;②平時(shí)留心本單位的運(yùn)轉(zhuǎn)情況;

　�、凼煜し�律;④熟悉應(yīng)聘求職

　　11、美國秘書公務(wù)信函寫作的7事項(xiàng)：

　�、賹懽鳒�(zhǔn)備：①與領(lǐng)導(dǎo)議定程序;②確定來信的種類;③搜集相關(guān)資料;④作好旁注;

　�、菀�事下劃線;⑥勾勒出信件的內(nèi)容;⑦起草信函

　�、跇�(biāo)準(zhǔn)信函的組成：①整潔美觀;②寫好開頭;③使用得體、簡明曉暢的語言;

　�、芫�心安排文章結(jié)構(gòu);⑤句子準(zhǔn)確，使用標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào);

　�、尢峁�準(zhǔn)確信息;⑦表達(dá)準(zhǔn)確;⑧針對(duì)性答復(fù)對(duì)方問題;

　�、崽岢稣�反兩方意見，先指出某一情況合理性，再順帶出不適當(dāng)或否定意見⑩設(shè)計(jì)一個(gè)友好的信函結(jié)尾

　　③格式化信函的制作

　�、芴厥庑藕�的寫法：

　　特殊信函包括：①對(duì)僅有領(lǐng)導(dǎo)人才確知詳情的事情作出正確的回復(fù)、②只有領(lǐng)導(dǎo)人才知道怎樣回復(fù)好③最好由領(lǐng)導(dǎo)人回復(fù)的復(fù)雜的詢問或問題;④對(duì)方是本單位領(lǐng)導(dǎo)人的知己，他非常熟悉本單位領(lǐng)導(dǎo)人的文風(fēng)，他人的代筆可能會(huì)引起對(duì)方的不快。

　　⑤美國業(yè)務(wù)通信的主要信件格式

　　摹寫格式：簡式信件、塊式信件、改良型塊式信件、改良型小塊式信件、次行縮進(jìn)式信件

　�、奘聞�(wù)性信件的具體組成部分：

　　日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

　�、咝偶�內(nèi)容的撰擬：

　�、俸喢髁水�(dāng)、氣氛輕松;②長短與重要性吻合;③正文第一句話提出寫信目的