自考《商務(wù)交流（二）》章節(jié)重點(diǎn)：第15章

　　怎樣寫(xiě)商務(wù)書(shū)信

　　一、書(shū)面交流和口頭交流優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比：

　　書(shū)面交流的優(yōu)勢(shì)： 1、 適合事實(shí)和意見(jiàn);2、適合困難的或復(fù)雜的信息，可以進(jìn)行回顧;

　　3、如果需要進(jìn)行書(shū)面形式存檔時(shí)更加有用;

　　4、既可以寫(xiě)也可以口述，只要愿意的話;

　　5、在發(fā)送前可以進(jìn)行仔細(xì)的計(jì)劃和考慮;6、在發(fā)送前可以剔除錯(cuò)誤。

　　口頭交流的優(yōu)勢(shì)：1、 人與人之間的直接交流，更適合表達(dá)感覺(jué)和感情;2、更加個(gè)人化、個(gè)性化;

　　3、可以即時(shí)反饋，有更多的反應(yīng)和交流;4、可進(jìn)行靈活輕松的討論。

　　5、 一般來(lái)說(shuō)成本要低; 6、可以根據(jù)反饋和非語(yǔ)言的暗示，進(jìn)行改正和調(diào)整。

　　書(shū)面交流的劣勢(shì)：1、更耗時(shí);2、沒(méi)有即時(shí)反饋信息，或者太慢;

　　3、缺少人情味，缺乏非語(yǔ)言暗示;

　　口頭交流的劣勢(shì)：1、當(dāng)講話很長(zhǎng)時(shí)，可能難以理解。2。如果問(wèn)題復(fù)雜可能無(wú)法及時(shí)反應(yīng)，在說(shuō)話時(shí)進(jìn)行思考比較困難;3、話一出口就不可更改;4、 有些人看起來(lái)在聽(tīng)，其實(shí)是聽(tīng)而不聞，對(duì)大群的聽(tīng)眾效果更難以判斷。

　　二、發(fā)送傳真：

　　——優(yōu)勢(shì)：1.節(jié)省時(shí)間;2.節(jié)省費(fèi)用;3.可以采用比信函隨便的方式;4.能使對(duì)方更快地作出反應(yīng)。

　　——作為電話的備份(傳真達(dá)到有效交流的6個(gè)C)：清楚、簡(jiǎn)明、禮貌、有建設(shè)性、正確、完整。

　　三、表述較好的信函應(yīng)具備的特點(diǎn)：

　　1.在必要的時(shí)候提及以前的聯(lián)系。2、不同的段落之間采用縮進(jìn)或空行使其醒目。 3、使用有助于理解的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 4、合理使用小標(biāo)題和列表方式。 5、清楚正確的英語(yǔ)。

　　四、寫(xiě)信前的準(zhǔn)備?

　　1、 必須考慮：為什么?誰(shuí)?什么?在哪兒?什么時(shí)間?等;2、回顧產(chǎn)生寫(xiě)這封信的背景情況;

　　3、 在以前往來(lái)的信函中劃出要點(diǎn)，并作一些標(biāo)注;

　　4、確定信函的性質(zhì)和類型

　　五、預(yù)期的讀者/收信人的反應(yīng)：

　　1、 肯定的——你同意做某事;

　　2、中性的——中性的信息是既不肯定、也不否定;

　　3、否定的——你不得不拒絕某人或某事;

　　4、說(shuō)服式的——你需要推銷(xiāo)一個(gè)觀點(diǎn)或一種產(chǎn)品，努力地改變顧客，最終做你想讓他們做的事。

　　六、有關(guān)書(shū)寫(xiě)商務(wù)書(shū)信的方法的建議：

　　試題舉例: 07年: 請(qǐng)你給一家名為“新人”的代理機(jī)構(gòu)寫(xiě)信，邀請(qǐng)他們下周與常先生一起出席會(huì)議。你可以虛構(gòu)其他必要的信息。(10分)

　　七、書(shū)信的外形(干凈整潔)：

　　1、齊頭式：所有的內(nèi)容都從最左邊開(kāi)始，只有一條豎線。

　　——優(yōu)點(diǎn)：高效、非�，F(xiàn)代、最常用;

　　——缺點(diǎn)：看起來(lái)不對(duì)稱，特別是在使沒(méi)有信頭的信紙時(shí)，寄信人的地址要寫(xiě)在或打在信紙的左上角，顯得更加向一邊傾斜。

　　2、半齊頭式：日期和署名靠右放置，主題行居中，其他的內(nèi)容都從左邊開(kāi)始，段落也都采用齊頭式。

　　——優(yōu)點(diǎn)：效率很高，看起來(lái)比較平衡。

　　3、半縮頭式：和半齊頭式很象，但是每個(gè)段落首行縮進(jìn)。

　　——優(yōu)點(diǎn)：與齊頭式相比，不那么凌亂，更容易打印。

　　八、書(shū)信的結(jié)構(gòu)：

　　1、 信頭：寄信人的姓名、地址、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真;

　　2、日期：在寄信人的地址下面(日、月、年);

　　3、存檔號(hào)碼：日期的上方或日期平齊靠左邊的位置;

　　4、收信人的名字、職務(wù)和地址;

　　5、稱謂和結(jié)束語(yǔ);

　　6、主題行;

　　7、簽名;

　　8、 信的正文。

　　九、列舉口述需要做哪些工作?

　　準(zhǔn)備 口述：1、自我準(zhǔn)備 2、準(zhǔn)備材料 3、安排優(yōu)先級(jí)別，對(duì)你要口述的信息按優(yōu)先次序排列。

　　4、給字處理員以準(zhǔn)備;

　　口述練習(xí)：1)表述比較簡(jiǎn)短的句子，每段只涉及一個(gè)內(nèi)容;2)口述時(shí)說(shuō)明標(biāo)點(diǎn);

　　3)集中注意力，說(shuō)話清楚，速度比下沉的語(yǔ)速稍慢。4) 對(duì)于姓名、路名等特殊詞，要拼出來(lái);

　　5) 如果你的思想斷了，那么停下來(lái);6)重放一遍，整理思緒，繼續(xù)下去;

　　7) 在完成以后，檢查一遍。

　　8) 時(shí)常重放一下口述材料，盡管可能令人難堪，但是它能幫助你取得進(jìn)步。