(四)管理信息工作現代化及意義

　　1.辦公自動化含義;就是利用先進的科學技術，是辦公室的某些業(yè)務變?yōu)橛赊k公自動化設備進行處理，促進辦公活動的科學化、自動化，從而達到最大限度地提高工作質量和工作效率。

　　2. 管理信息工作現代化的重要意義。

　　(1)辦公自動化適應了信息社會發(fā)展的需要

　　(2)辦公自動化可以大大提高管理工作效率和質量。

　　(3)辦公自動化有力地促進管理工作的改革。

　　(4)辦公自動化可以提高領導決策的科學化水平。

　　(五)辦公自動化的功能和設備

　　1.(1)數據處理功能;可以對數據系統(tǒng)進行監(jiān)控，處理局部數據，完成所需要的各種數據計算，以及把原始數據編寫成一定的格式等。

　　(2)決策支持功能;決策支持是從數據、管理科學、人工智能、系統(tǒng)工程學等基礎上發(fā)展起來的，它實際上是辦公自動化與管理信息系統(tǒng)的集合。

　　(3)網絡通信功能。一方面可使辦公系統(tǒng)的各部門之間和系統(tǒng)同外界交換辦公有關的信息，這些信息的形式包括數據、文字、圖形、圖像、語音等。另一方面可使辦公人員能共享各種集中保管的資料、文件、檔案等。

　　2.(1)辦公自動化系統(tǒng)的主要功能;

　�、傥淖痔幚怼＂跀祿�處理。③語音處理。④圖形與圖像處理。⑤決策支持。⑥網絡通信。⑦信息查詢。⑧行政管理。

　　(2)辦公自動化的主要設備技術。

　�、儆嬎銠C。一是文字處理步驟。包括文字輸入;文字編輯;打印復制。二是漢字處理系統(tǒng)。包括輸入法;文字處理軟件;打印系統(tǒng)。

　�、陔娮有畔�。③復印機。④傳真機。⑤電話機。⑥打字機。⑦多媒體。

　　3.多媒體及其應用范圍。

　　它是近幾年發(fā)展起來的，集聲音、文字、圖形、圖像、音樂、動畫和視聽技術于一體的現代辦公自動化領域的新技術。

　　應用范圍很廣，有以下幾個方面：(1)教育與訓練。(2)演示系統(tǒng)。(3)咨詢服務。(4)管理信息系統(tǒng)與辦公自動化。(5)講演輔助。(6)視像會議。

　　(六)實施辦公自動化的基本要求。

　　基本要求：(1)要進一步提高各級黨政領導對辦公自動化重大意義的認識。①審查批準辦公自動化工作總體規(guī)劃;②幫助落實經費;③親自參與辦公自動化的重大活動，推動辦公自動化工作。

　　(2)要從人力、物力的實際情況出發(fā)，選擇好各自發(fā)展的工作重點。

　　(3)要建立一支熟練掌握辦公自動化技術的信息人員。

　　(4)要加強科學管理，充分發(fā)揮自動化系統(tǒng)設備的作用。

　　(5)要注意新技術的開發(fā)和推廣應用。

　　(6)要加強安全保密措施。①經常對信息工作人員進行電子信息安全保密教育，不斷提高電子信息的安全保密意識。②要求傳真機操作員、計算機操作員特別是聯(lián)絡機操作員，要嚴格遵守有關規(guī)定和操作規(guī)程。③要加強電子信息載體軟盤、硬盤、磁帶等的管理。④要加強防范措施，如機房門要加固，要有專用保險柜，建立計算機通信網絡，要裝備數據加密機等。⑤有關人員調整時要有嚴格的安全保密工作交接制度。⑥要重視計算機病毒的防治。