自學(xué)考試《管理信息的收集與處理》章節(jié)試題：第8章

　　第八章 秘書參謀輔助與信息工作

　　(一)環(huán)境條件變化的信息獲取與利用

　　1.(1)環(huán)境條件變化的特征信息的含義;主要指的是這次環(huán)境變化主要體現(xiàn)在哪些方面，變化前與變化后有哪些不同，本次環(huán)境與以前的環(huán)境變化有哪些區(qū)別，哪些聯(lián)系。

　　(2)環(huán)境條件變化的發(fā)展趨向信息的含義;一是指組織運(yùn)營的環(huán)境尚未發(fā)生明顯的變化，但已經(jīng)醞釀著某種變化，或者已經(jīng)具有某種變化的征兆和動(dòng)因，即將出現(xiàn)變化時(shí)，預(yù)計(jì)可能發(fā)生向何種方向變化的信息。二是指已經(jīng)出現(xiàn)剛剛發(fā)生的變化，預(yù)計(jì)變化發(fā)展的總體方向、總體趨勢(shì)和整體變化程度方面的信息。三是指其他國家、其他地區(qū)，其他單位在某種情況下、某個(gè)階段發(fā)生的變化和影響，類比本單位、本地區(qū)的類似情況，類似階段，分析可能出現(xiàn)的變化，獲取參考，借鑒信息。

　　(3)環(huán)境變化的影響信息的含義。主要指的是環(huán)境發(fā)生的變化，對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的諸要素已經(jīng)產(chǎn)生或?qū)⒁�產(chǎn)生哪些方面的影響，影響的程度如何，可能出現(xiàn)哪些后果等。

　　2.(1)利用環(huán)境變化特征信息的要領(lǐng);

　�、倜貢�人員必須深入實(shí)際，注重調(diào)查，客觀分析，決不能唯書、唯上或僅憑主觀臆斷，更不能帶有個(gè)人的目的、只有實(shí)事求是，科學(xué)分析，才能認(rèn)識(shí)真相，把握規(guī)律，充分的發(fā)揮參謀作用。

　　②秘書人員既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)避免主觀片面性，又要時(shí)刻提醒自己，不要犯主觀片面的失誤。

　　③秘書人員分析處理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正確可靠。

　　(2)利用環(huán)境發(fā)展趨向信息的要領(lǐng)及操作方法。

　　在實(shí)踐中，秘書人員要準(zhǔn)確客觀地捕捉環(huán)境發(fā)展趨向信息。其一，環(huán)境發(fā)展趨向信息，并不是像一般表象信息那樣直露地存在于社會(huì)環(huán)境中，而是深層次地隱藏在各種表象之下的推動(dòng)環(huán)境變化的綜合性動(dòng)因及發(fā)展方向的信息;其二，環(huán)境發(fā)展趨向信息往往被一些假象所掩蓋，若不能透過種種假象，抓住本質(zhì)，就很難把握環(huán)境發(fā)展趨向;其三，環(huán)境發(fā)展趨向信息并不是靜態(tài)地存在，而是在變化的環(huán)境諸要素中動(dòng)態(tài)地流動(dòng)，而且變化流動(dòng)的速率是驚人的，稍有遲疑，這種趨向信息已變成了環(huán)境變化的事實(shí)。

　　3.(1)秘書人員運(yùn)用環(huán)境條件變化的特征信息發(fā)揮參謀作用;

　　秘書人員一方面要以有效的信息資料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者盡快地完成適變的方案;另一方面，要將自己運(yùn)籌設(shè)計(jì)的建議方案，提供給領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇，為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)服務(wù)。

　　秘書人員必須盡力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，分析處理信息，提供可行方案，既要敏捷迅速，又要正確可靠，只有這樣，才能稱得上盡職盡責(zé)的參謀助手。

　　(2)秘書人員運(yùn)用環(huán)境條件變化的趨向信息發(fā)揮參謀作用。

　　一是要善于綜合信息，要從各要素表象信息的全面分析處理中善于鑒別各種表象的真?zhèn)�、虛�?shí)、主次，從事物發(fā)展的規(guī)律性和特征入手，抓住環(huán)境變化的本質(zhì)。二是將及時(shí)收集的信息資料，既要做精細(xì)、周密、全面、深入的分析研究，又要作敏捷、快速、準(zhǔn)確的處理和提供利用。

　　只要秘書人員在信息處理實(shí)踐中勤于學(xué)習(xí)，勇于探求，積累經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用科學(xué)的方法，就能準(zhǔn)確、迅速地把握住環(huán)境發(fā)展趨向信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。

　　(二)環(huán)境條件變化中要素分析信息

　　1.(1)環(huán)境變化中優(yōu)勢(shì)信息的內(nèi)容;

　　一是指組織資源占有、配置各要素中原有的優(yōu)勢(shì)，在新的形勢(shì)下更為有利，將取得更大發(fā)展的信息。

　　二是指組織結(jié)構(gòu)、功能方面的優(yōu)勢(shì)在新的環(huán)境發(fā)展變化中將獲得更好的條件，順應(yīng)環(huán)境的發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)功能方面的優(yōu)勢(shì)將發(fā)揮更大的潛能。

　　三是指在組織的資源、資源配置及結(jié)構(gòu)功能諸要素中，有些因素原來并未顯示出優(yōu)勢(shì)，有的甚至處于劣勢(shì)，但在新的環(huán)境發(fā)展變化的影響下，這些原來不具優(yōu)勢(shì)的因素得到了得天獨(dú)厚的發(fā)展條件，迅速地向優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化。

　　四是指隨著組織的相互影響，產(chǎn)生了一些因素。這些相關(guān)因素或存在于組織內(nèi)部或存在于組織環(huán)境中，它們以新的活力對(duì)組織產(chǎn)生著積極的影響。

　　(2)環(huán)境變化中的劣勢(shì)信息的含義;在環(huán)境變化中，往往會(huì)出現(xiàn)一些不利于組織生存發(fā)展的因素，這些因素若控制不住，調(diào)控不當(dāng)，就會(huì)對(duì)組織生存發(fā)展造成障礙。這方面因素的信息即環(huán)境變化中的劣勢(shì)信息。

　　2.(1)環(huán)境信息中機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)的把握;

　　在實(shí)踐中，機(jī)遇不是對(duì)任何人都能產(chǎn)生創(chuàng)造性的啟發(fā)或突破性發(fā)展機(jī)會(huì)的。機(jī)遇只能使那些具有不斷探求精神的人得到實(shí)惠。秘書人員在環(huán)境變化中，不僅要對(duì)組織與環(huán)境不斷變化的各相關(guān)因素進(jìn)行認(rèn)真的觀察分析，而且要鍥而不舍地研究其相互的關(guān)系和聯(lián)系，探求其中的特征規(guī)律，這樣就可以從中發(fā)現(xiàn)某些有利于組織發(fā)展的機(jī)遇信息。

　　秘書人員通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)諸方面信息的了解和把握，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定看雨風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，面對(duì)可能發(fā)生的各類風(fēng)險(xiǎn)，秘書人員要慎重對(duì)待，保持冷靜，不予重視或驚慌失措都是不可取的。

　　(2)環(huán)境變化中優(yōu)勢(shì)信息的內(nèi)涵;見(二)1.(1)。

　　(3)環(huán)境變化中劣勢(shì)信息的內(nèi)涵。

　　在實(shí)踐中，釀成劣勢(shì)信息有以下幾種原因：

　　一是組織在資源占有和資源配置上原來就存在不足和弱點(diǎn)，在新的環(huán)境條件下，這種不足和弱點(diǎn)顯得更為嚴(yán)重，可能釀成影響組織發(fā)展的主要問題和主要矛盾。

　　二是組織原有的功能結(jié)構(gòu)中，已出現(xiàn)了與環(huán)境變化和形勢(shì)發(fā)展不協(xié)調(diào)或不相容之處，若不及時(shí)發(fā)現(xiàn)并妥善處理，很可能釀成組織運(yùn)轉(zhuǎn)的嚴(yán)重危機(jī)。

　　三是組織運(yùn)轉(zhuǎn)的諸要素中，原來并非劣勢(shì)要素，甚至是優(yōu)勢(shì)的要素，受環(huán)境變化的影響，正在或?qū)⒁�迅速變�(yōu)榱觿?shì)。

　　四是在環(huán)境變化中，會(huì)產(chǎn)生一些不利于組織發(fā)展的因素。

　　3.(1)機(jī)遇信息的發(fā)現(xiàn)與處理;

　　機(jī)遇常指那些偶然的、意外獲得的、對(duì)解決某個(gè)問題有啟發(fā)作用，或?qū)�組織發(fā)展提供良好時(shí)機(jī)和條件的發(fā)現(xiàn)和場(chǎng)合。

　　在實(shí)踐中，機(jī)遇不是對(duì)任何人都能產(chǎn)生創(chuàng)造性的啟發(fā)或突破性發(fā)展機(jī)會(huì)的。機(jī)遇只能使那些具有不斷探求精神的人得到實(shí)惠。

　　在實(shí)踐中，捕捉機(jī)遇信息往往需要從新的視角觀察事物的發(fā)展變化，用新的思路思考各種問題。

　　(2)風(fēng)險(xiǎn)信息的處理與應(yīng)用。

　　秘書人員在收集處理信息的工作中，要格外認(rèn)真慎重對(duì)待風(fēng)險(xiǎn)信息。一是要及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及其影響面;二是要把握風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的時(shí)間和強(qiáng)度;三是要抓住風(fēng)險(xiǎn)的特征。

　　秘書人員慎重、冷靜、準(zhǔn)確地處理風(fēng)險(xiǎn)信息，提出低于風(fēng)險(xiǎn)的參謀建議，是作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的應(yīng)盡之責(zé)。

　　4.利用環(huán)境變化信息發(fā)揮應(yīng)變參謀作用。

　　適變中除了要抓住環(huán)境變化的特征、影響和趨向等方面的信息外，特別要將環(huán)境的變化因素與組織功能、結(jié)構(gòu)和運(yùn)轉(zhuǎn)中的相關(guān)因素及其已經(jīng)發(fā)生或即將發(fā)生的變化緊密的聯(lián)系起來，具體深入的分析研究組織功能、結(jié)構(gòu)在新的形勢(shì)下優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)的變化，以及變化總可能出現(xiàn)的機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)。

　　(1)優(yōu)勢(shì)信息的獲取與利用。

　　(2)劣勢(shì)信息的處理。必須密切進(jìn)行跟蹤觀察分析，確認(rèn)其轉(zhuǎn)化趨勢(shì)后，立即向領(lǐng)導(dǎo)提出參謀建議。

　　(3)機(jī)遇信息的發(fā)現(xiàn)和處理。秘書人員在環(huán)境變化中，不僅對(duì)組合和環(huán)境中不斷變化的各相關(guān)因素進(jìn)行認(rèn)真的觀察分析，而且要鍥而不舍的演講其相互的關(guān)系和聯(lián)系，探求其中的特征規(guī)律。

　　(4) 風(fēng)險(xiǎn)信息的處理和利用。