(2)備忘錄

　　備忘錄是用于各部門之間傳遞信息、提醒和督促對(duì)方做某事的一種文書。備忘錄一般用于各種機(jī)構(gòu)組織中，在大學(xué)生中用的比較少。備忘錄有約定俗成的結(jié)構(gòu)和格式，一般由五個(gè)部分組成：

　　To: 收文人

　　From: 發(fā)文人

　　Date: 日期

　　Subject: 事由，內(nèi)容只需要用名詞或動(dòng)名詞等少數(shù)幾個(gè)詞，甚至一個(gè)詞做簡略陳述。

　　Message: 正文，直入主題，列出最重要的信息或結(jié)論。

　　備忘錄的內(nèi)容有如新聞寫作，需要包括以下幾個(gè)要素：誰，什么，何時(shí)，何地，為什么。備忘錄有可能是通知，也可能是呼吁人們參加某個(gè)活動(dòng)或采取某個(gè)行動(dòng)，因此，語氣一般比較正式、禮貌且簡明扼要，表達(dá)清楚準(zhǔn)確，以使廣大的讀者能夠迅速正確地理解。需要注意的是，備忘錄的收文人只要寫全名即可，無需稱呼語，結(jié)尾處也不需要結(jié)束語和簽名。

　　(3)便箋

　　便箋是為了各種目的而寫的簡短書信體留言，用于熟人、親人、朋友和同事等之間對(duì)于近一兩天內(nèi)將發(fā)生事情的聯(lián)系，如請(qǐng)假條、約會(huì)、告別、道歉、借東西、留言等。便箋的形式簡單，語言隨意、簡潔且口語化。

　　相比較書信而言，便箋的語言和格式都更加輕松。便箋較短，因此必須言簡意賅，避免繁文縟節(jié)。同時(shí)，便箋一般直接用收信人的名字，省略“Dear”等稱呼，結(jié)尾處也不用結(jié)束語，直接簽名。特別需要注意的是，便箋上一定要注明日期。其中美式英語的日期格式為“Mar. 20, 2007”，而英式英語的日期格式為“20 Mar. 2007”，兩種格式都適用于考試。英語中12個(gè)月份的縮寫如下：Jan., Feb., Mar., Apr., May, June, July, Aug., Sept., Oct., Nov., Dec.

　　便箋的形式如下：