华南俳烁实业有限公司

　　1.發(fā)送表決信件

　　當某事需要進行投票表決時，我們可以使用outlook發(fā)送帶有投票請求的郵件，并可以收集對方回答的反饋信息。利用這項功能，我們可以輕松做各種調查。

　　運行outlook，打開“郵件”，單擊工具欄中“新建→郵件”，在打開的新郵件窗口中按常規(guī)填寫相應內容并書寫郵件正文，單擊工具欄中的“選項”按鈕，打開“郵件選項”窗口，勾選“使用投票”按鈕，并在其后的下拉列表中選擇按鈕內容(圖1)，最后發(fā)送該郵件。

　　當收件人用outlook收到并打開這封要求投票的郵件之后，工具欄中會出現相應按鈕(圖2)，單擊某個按鈕，然后把該響應發(fā)送出去，對方即可收到投票結果。

　　2.發(fā)送提醒郵件

　　發(fā)給對方一個郵件，告訴他在將來某個時間做某事(如開會)，又怕對方到時忘記，這時我們可以發(fā)送一封帶有定時提醒功能的郵件，以到時給對方提個醒。在郵件撰寫窗口寫完一封郵件之后，單擊工具欄中的“標記郵件”按鈕，出現“后續(xù)標志”窗口(圖3)，在“到期時間”后的兩個下拉列表中分別設置提醒的日期和時間。

　　設置完畢即可發(fā)送該郵件，對方用outlook接到郵件之后，當設置的時間一到，系統會出現“提醒”窗口進行提示，再也不會忘記要做的事了。

　　3.發(fā)送審閱郵件

　　編輯好一篇Office文檔(如Word、Excel、Powerpoint)，想請遠方的好友修改一下，我們可以利用Outlook發(fā)送要求審閱的郵件。以審閱PPT幻燈片為例:在Powerpoint中打開PPT文件，單擊菜單“文件→發(fā)送→郵件收件人(審閱)”，會出現outlook的新郵件窗口，幻燈片已自動添加為附件(圖4)，填上收件人地址后單擊“發(fā)送”按鈕，把需要審閱的文檔發(fā)出。

　　朋友收到郵件后，即可用Powerpoint修改，然后單擊“審閱”工具欄中的“回復時包含更改”按鈕，同樣會調用outlook來建立一個新郵件，修改過的文件會自動被添加到附件中。

　　用Powerpoint打開朋友修改過的文件時，會出現一個詢問框(圖5)，單擊“是”，即可把修改合并到幻燈片文件中。同樣還可以把另外的修改合并進去。幻燈片打開后，所有的修改會用不同的顏色加以標識，一目了然。

　　對于不需要的修改，可以將其刪除;要留用的修改，只需單擊修改標記，勾選其后的復選框，即可自動完成修改。審閱整理完畢，可單擊“審閱”工具欄中的“結束審閱”按鈕，來刪除所有未應用的更改，并終止審閱過程。用outlook發(fā)送審閱郵件為我們協同工作提供了一個簡單的途徑。

　　4.發(fā)送視頻郵件

　　隨著郵箱越來越大，給好友發(fā)一封視頻郵件已經不在話下。這不，Outlook就要發(fā)送視頻郵件了。要在outlook 2003中發(fā)送視頻郵件，需要安裝其視頻電子郵件插件Video Mail。有了它，就可以把攝像頭拍攝的視頻內容，或已有的視頻文件，作為郵件發(fā)給朋友了。

　　安裝完Video Mail后，運行outlook 2003，在工具欄中會多出一個“Video Email”工具欄，里面有兩個按鈕——“Video Message”和“Reply with Video”，它們分別用于發(fā)送視頻郵件和回復視頻郵件。單擊“Video Message”按鈕，打開“Video Email”窗口(圖6)，在此可以錄制最長15秒的視頻，單擊菜單“Action→Record a Video”或按下空格鍵開始錄制視頻，或單擊右下角的“Import Video File”按鈕來打開已有的WMV格式的視頻文件。

　　“Play”和“Stop”按鈕用來播放和停止當前視頻文件。要想保存當前的視頻，可以單擊窗口右下角的“Save Video File”按鈕，即可保存為WMV格式的視頻文件。單擊“Insert Video to Email”按鈕，即可把當前視頻導入到outlook的郵件中(圖7)，輸入收件人地址、主題等，單擊“發(fā)送”即可把視頻郵件發(fā)送出去了。

　　5.要想回復視頻郵件

　　在單擊“Reply with Video”按鈕后，其余操作與上述過程相同。

　　另外.在單擊“Insert Video to Email”按鈕，把視頻導入Outlook時，如果沒有安裝“Collaboration Data Objects”組件，系統會提示你安裝:放入Office 2003的安裝光盤，運行安裝程序，在安裝時選中“選擇應用程序的高級自定義”，然后選擇選擇“Microsoft Office outlook”中的“Collaboration Data Objects”組件進行安裝即可。