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　　除了電話之外，outlook也許是最普遍存在的通訊工具了。以下的技巧能夠幫助你更好地控制郵件信息，包括進(jìn)入你的收件箱的郵件和要離開你發(fā)件箱的郵件。

　　僅下載郵件標(biāo)題

　　當(dāng)你下載了一封體積龐大的電子郵件，而最后卻發(fā)現(xiàn)是垃圾郵件時(shí)，心情一定是無(wú)比沮喪。 Outlook能夠讓你篩選這些較大的郵件信息，讓你在下載文件時(shí)更為自主。點(diǎn)擊“工具>選項(xiàng)>郵件設(shè)置>發(fā)送和接收>所有帳戶”，接著點(diǎn)擊“編輯”按鈕。先選中那些包括附件都完全下載的項(xiàng)目，接著選擇那些僅下載標(biāo)題的選項(xiàng)。再次，你需要為郵件設(shè)置一個(gè)門檻值來(lái)限制大小，如果大于這個(gè)值的郵件則僅下載標(biāo)題。之后點(diǎn)擊“確定>關(guān)閉”。從此之后，當(dāng)outlook面對(duì)大于你所設(shè)定的大小值的郵件時(shí)，它就僅會(huì)下載這些郵件的標(biāo)題。

　　控制你的自動(dòng)回復(fù)功能

　　outlook能夠讓你僅為指定的地址響應(yīng)自動(dòng)回復(fù)的要求。要?jiǎng)?chuàng)建你需要自動(dòng)回復(fù)的地址列表，選擇“工具>規(guī)則向?qū)А薄｜c(diǎn)擊“新建”按鈕，選擇“由空白規(guī)則開始”，接著選中“發(fā)送郵件后檢查”，點(diǎn)擊“下一步”。鉤選中“發(fā)送給”或“分配為”，在下面的窗格中，點(diǎn)擊“個(gè)人或通訊組列表”或“類別”鏈接。接著你就可以選擇你需要自動(dòng)回復(fù)的電子郵件地址了。點(diǎn)擊“確定”后，“下一步”，接著選中“當(dāng)它送達(dá)時(shí)通知我”，接著點(diǎn)擊“下一步”兩次。接著輸入這個(gè)規(guī)則的名稱，最后通過(guò)點(diǎn)擊“完成”按鈕之后結(jié)束全過(guò)程。

　　同步多個(gè)收件箱

　　如果你不止在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上使用Outlook，那么你應(yīng)該就會(huì)知道，要讓多個(gè)收件箱都包含最新郵件那是件多么麻煩的事。以下是解決方法：Outlook會(huì)將你所有的郵件信息保存在Outlook.pst文件中，它通常能夠在“C:\ Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”路徑下找到。當(dāng)你找到這個(gè)文件之后，你可以將這個(gè)文件拷貝到你的筆記本電腦上，接著就可以像平常在家一樣使用outlook了。當(dāng)你回到家時(shí)，再將這個(gè)文件拷貝到你的臺(tái)式機(jī)上即可。如果你想要讓這個(gè)文件拷貝過(guò)程能夠做到“傻瓜式”，你可以下載微軟免費(fèi)的 SyncToy。

　　用“純文本”讓郵件保持簡(jiǎn)潔

　　無(wú)論是處于安全因素的考慮還是文件大小的考慮，一些電子郵件的用戶都不希望收到的郵件是 HTML格式。如果你平時(shí)都是按照慣例地發(fā)送HTML郵件，那么你可以讓outlook對(duì)某些特定的接收者發(fā)送純文本郵件：打開程序中的通訊簿，接著雙擊聯(lián)系人的名稱。在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，雙擊聯(lián)系人的電子郵件地址。在“Internet格式”的下拉菜單中選擇“僅發(fā)送純文本”，接著點(diǎn)擊“確定”，再點(diǎn)擊窗口中的“保存并關(guān)閉”按鈕。那么從此時(shí)開始，發(fā)送給你所設(shè)定過(guò)的聯(lián)系人的郵件的格　　　式就會(huì)是純文本格式。

　　在outlook上使用Gmail

　　如果你使用Gmail，也使用Outlook的話，那么你如果能夠通過(guò)Outlook來(lái)檢索 Gmail上的郵件信息，那日常的生活工作上就會(huì)方便很多。首先從配置Gmail為POP3類型電子郵件訪問(wèn)開始：打開你的Gmail帳戶，點(diǎn)擊“設(shè)置”，接著在頁(yè)面頂部選擇“轉(zhuǎn)發(fā)和POP”。如果你希望outlook能夠檢索你Gmail郵箱中收到的所有郵件，那么請(qǐng)?jiān)凇癙OP下載”中選擇“針對(duì)所有郵件啟用POP”。但是，這是一個(gè)非常危險(xiǎn)的選擇，特別是當(dāng)你有很龐大數(shù)量的郵件留存在郵箱中的時(shí)候，因?yàn)镚mail不會(huì)刪除舊的郵件。比較安全的選擇是選用“僅對(duì)從現(xiàn)在起所收到的郵件啟用POP”。

　　接下來(lái)，就需要定制一下當(dāng)Outlook收取郵件之后的處理情況。你可以選擇將它們的副本保留在你的收件箱中，或者是存檔Gmail的副本以及刪除。如果你打算專門使用outlook來(lái)處理你的Gmail郵箱帳戶的話，那么你可以在“當(dāng)采用 POP訪問(wèn)郵件時(shí)”菜單中選擇“刪除Gmail副本”。要將它們保留在Gmail中，那么就選擇“將Gmail副本保留在‘收件箱’中”。當(dāng)所做更改完成之后，點(diǎn)擊“保存更改”。

　　要設(shè)置Outlook接受你的Gmail郵箱中的郵件，則選擇“工具>電子郵件帳戶”，接著按照步驟，像平常使用時(shí)一樣，將帳戶名、密碼等設(shè)置一一完成后，就可以使用outlook來(lái)管理你的Gmail郵箱了。