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　　我每天收到郵件數(shù)在50-100，to我需處理的大概是20-30，outlook需要幫我快速找到重點(diǎn)

　　因為從事供應(yīng)鏈方面工作，每天大小雜事不少，outlook需要兼任待辦事項列表

　　采購這職位性質(zhì)特殊，經(jīng)常需要翻找一年前甚至更久前的郵件來自證清白，outlook需要能快速找到歷史郵件

　　最后，工作已經(jīng)很忙了，工具還是簡單點(diǎn)好，所以只用Outlook，且設(shè)置別太復(fù)雜

　　要求明確了就來看看具體實(shí)現(xiàn)吧

　　1. 設(shè)置好Data File，這是換工作電腦后的第一件事。設(shè)置不復(fù)雜，請自行搜outlook data file關(guān)鍵字。一般我每年年頭會新開一個Data File，以確保郵件搜索速度不會太慢。另外的好處是本地保存，方便備份，郵箱大小無限。(To 題主，你老板就是用了這招，如果只需解決這個問題后面的進(jìn)階可以不看了)

　　2. 用好Outlook強(qiáng)大的排序功能以便快速找到需要的郵件。把郵件列表區(qū)拉寬直到頂部出現(xiàn)分類排序欄，右鍵這個排序欄，選field chosser，把Importance, Attachment, From, To, Subject, Received, flag這些常用的column拉出來�，F(xiàn)在你點(diǎn)一下排序欄，再敲兩下鍵盤就能快速找到某人/某時/某相同主題的郵件了(如搜索Tony給你發(fā)的郵件，只需要點(diǎn)From，然后鍵盤敲“tony"，就會自動定位到所有Tony發(fā)給你的郵件了。

　　3. 用好Outlook自帶搜索。用上面這條還是沒找到你要的郵件?這時候就得用Outlook的自帶搜索了。搜索條件包羅萬象，發(fā)件人、收件人、時間、主題、郵件內(nèi)容、附件內(nèi)容都可以按關(guān)鍵詞搜，速度也不錯。

　　---------------------------下面涉及的是個人工作經(jīng)驗，不一定適用每個人------------------------------------

　　4. 不刪任何一封郵件，包括自己發(fā)的郵件。好處是任何一件事你都能找回Reference。這對迅速解決爭執(zhí)，避免矛盾，提高工作效率意義重大!如果你公司郵箱大小有限制請參考第一條

　　5. 郵件內(nèi)容包含的事物已經(jīng)完成/知曉/解決才標(biāo)為已讀，沒做完或需要后續(xù)跟蹤的一律保持未讀。插小紅旗寫Categories設(shè)提醒時間啥的太復(fù)雜了，不適合咋們這種日理百郵的苦逼人士。什么?你說你鼠標(biāo)一點(diǎn)就自動變已讀了?2013版在Option-->Mail-->Outlook panes(reading Pane...) 第一、二個勾取消掉就行了。97版也有這功能的。

　　6. 做好郵件分類，包括自己發(fā)出的郵件。我習(xí)慣是按照工作職能分大類，比方說報表一塊工作、日常業(yè)務(wù)一塊工作、管理一塊工作等等，大類下再分小類。我試過設(shè)Rules自動分，簡單處理還是能滿足的，但面對復(fù)雜工作和日均100+郵件還是不夠用。為了能快速搜索并增強(qiáng)對郵件的記憶，我最后還是手工分類。(PS：2013版新加了功能：回復(fù)某個子文件夾下的郵件，你發(fā)出的郵件會直接進(jìn)這個文件夾而不是去Sent Item。這功能省了我一半手工分類的時間，贊!)

　　好了，現(xiàn)在假設(shè)你收到一封郵件，5分鐘內(nèi)能干掉，那請在Inbox里解決(標(biāo)記已讀)后扔到分類文件夾中再回復(fù)掉。如果需要長期跟蹤或不著急的事就保持未讀扔到分類文件夾。等有大塊時間了針對一個分類里的所有未讀做一次性整合跟蹤，效率很高。(分類/inbox上顯示的有多少個未讀郵件就是待辦提醒)

　　做到這些，已經(jīng)足夠把苦逼小職員的工作做得井井有條，錯落有致了。什么?大BOSS因為工作效率高賞識你要升你做苦逼小boss了?