2016年秘書資格考試職業(yè)禮儀：辦公室自動化作用

　　管理是科學，是財富，是一種巨大的資源。但眾所周知，各級和類的辦公機構，總是把大量的人力物力花費在各種文件、信函、報刊文摘、資料卡片、會議紀要、人事檔案、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等信息管理上。所以，多少年來人們總是試圖從這些既重要又繁瑣的事務中解放出來。尤其是在科學技術高度發(fā)達和生產(chǎn)組織愈益復雜的今天，管理手段的現(xiàn)代化就顯得愈加突出。隨著電子計算機的廣泛應用，特別是能進行中西文處理的微電腦的問世，人們多年的夙愿得到了實現(xiàn)。辦公室人員可以通過計算機進行信息數(shù)據(jù)處理，幫助人們進行分析、決策;從而大大減輕了辦公人員的勞動強度，提高了工作效率。電子計算機已成為辦公自動化的核心。

　　電子計算機應用于管理在國際上已有較長的歷史，最早可追溯到60年代初。美國已建成由一臺計算機和全國2000個終端組成的飛機訂票系統(tǒng)。目前，在美國約80%的電子計算機用于管理。在我國，電子計算機用于管理雖然時間很短，但發(fā)展很快。

　　電子計算機在辦公室中的應用范圍是很廣泛的，從大方面說，主要可用于計劃管理、物資管理、生產(chǎn)管理、人事及勞動工資管理、行政管理和教育科研管理等。

　�、庞媱澒芾怼ｋ娮佑嬎銠C應用于計劃管理的極大好處是：①計劃質(zhì)量高;②計劃速度快;③成本核算精確，預計結(jié)果準確;④發(fā)現(xiàn)問題及時。 

　�、莆镔Y管理。利用電子計算機可以對物資的流通、存儲進行信息控制處理，使其保持在最佳狀態(tài)。如倉庫管理，計算機可以代替賬本，完整記錄各種物資本身情況及存儲情況，變動和查詢都很方便。

　�、巧�產(chǎn)管理。利用計算機可以嚴格按照生產(chǎn)計劃監(jiān)督，并在一定范圍內(nèi)指揮生產(chǎn)，它可以按照要求在每天上班時分配好每個工位當天的工作量并提出要求，可以檢查工人的生產(chǎn)質(zhì)量，還可以根據(jù)生產(chǎn)的實際情況對原計劃提出修改方案。

　�、热耸录皠趧庸べY管理。利用計算機可以對本單位的所有人員實行有效的檔案管理，可以隨時調(diào)用每個工作人員的檔案記錄情況，清楚地了解每個人的知識結(jié)構、工作履歷、勞動業(yè)績，以至于愛好、特長，從而做到對每個人用其所長，發(fā)揮最大積極性;計算機在勞動工資管理中，可以對每個職工的出勤情況、獎懲記錄、收入增減等進行綜合管理。目前，計算機用于財務工資的管理已基本普及了。用計算機管理工資，減少了大量的人力，而且準確性大大提高。

　　⑸行政管理。如前面所述，利用計算機進行管理，如會議安排、報刊文摘、文件登錄、信訪處理、會議紀要、重要通訊地址存錄、住房分配等，“電子秘書”可以把管理者從事務中解放出來，降低管理成本，提高工作效率。

　�、式逃�科研管理。利用計算機可以對本單位的教育科研進行全面管理，可以對各種層次的職工受教育的時間、內(nèi)容、課目、成績進行有效管理;在科研管理中計算機可對科研項目的確定，經(jīng)費的使用及成果的評估進行科學的、嚴格的管理。

　　電子計算機在化驗室中的應用條件有很多，但主要的條件不外乎部門條件、領導條件、技術人員條件、環(huán)境和設備條件以及科學管理基礎條件。

　　⑴部門(辦公室)條件。指一個部門(辦公室)經(jīng)專家論證應用計算機管理后確實會產(chǎn)生明顯效益的條件。有的部門(辦公室)平時信息數(shù)據(jù)處理量很小，技術要求很底，信息貯存用卡片箱、寫字臺、文件柜等已綽綽有余，即用傳統(tǒng)的手工操作就能達到應用計算機后的同等效益，這樣的部門(辦公室)就不具備應用計算機管理的基本條件。

　　⑵領導條件。辦公室應用計算機管理，必須要有一套特殊的信息系統(tǒng)來保證，而這個特殊的信息系統(tǒng)的建立沒有領導重視、親自掛帥是無法完成的。否則，就是用了計算機也會成為無源之本，因為若得不到有關領導和部門的信息提供及信息補充，計算機管理也就失去了其應有的作用。

　�、羌夹g人員條件。應用計算機管理一般須具有：①操作員在計算機終端進行實際操作工作，負責控制工作進度，保管檔案，匯集及分發(fā)輸入輸出資料等。②程序設計人員，負責各種軟件的研制、修訂、擴充、維護等方面的工作。主要是分析問題、規(guī)劃程序、總體設計及制定輸入輸出規(guī)范等。③程序員，是程序設計員的助手，幫助程序設計員具體實現(xiàn)規(guī)劃與設計。④硬件維護人員，負責計算機硬件方面的維護、修理、調(diào)試及計算機場地等方面的工作。

　�、拳h(huán)境和設備條件。目前，應用計算機必須要有一個較好的環(huán)境，計算機房附近不能有強電、強磁場和強噪聲源;房屋結(jié)構要有一定的防火、防雷、防震能力;供電網(wǎng)必須正常，設備條件是指所應用的計算機必須適應本部門(辦公室)的需要。另外，附加設備要齊全。

　�、煽茖W管理基礎條件。應用計算機管理辦公室，準確、及時、全面的原始數(shù)據(jù)是進行計算機科學管理的首要依據(jù)。為了適應計算機管理的要求，在辦公室管理中必須制訂崗位職責和崗位責任制，管理工作要程序化，文件報表要統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)資料要完整化、標準化和代碼化。

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