2017年秘書資格考生必背常識：秘書的能力要求

　　秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：

　　1、寫作能力

　　具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語法、修辭、邏輯知識，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文文體知識，應(yīng)掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。

　　2、口頭表達能力

　　秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書要會說一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡明扼要，對群眾講話切忌羅嗦，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。

　　3、聽知能力

　　秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復(fù)的發(fā)言中找出要領(lǐng)，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡明的語言加以復(fù)述。聽知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實行開放政策，橫向聯(lián)系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言和外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。

　　4、閱讀概括能力

　　秘書要善于閱讀，既善于精讀，又要善于快讀和泛讀。

　　5、社交活動能力

　　現(xiàn)代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進行協(xié)調(diào)，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。

　　6、協(xié)調(diào)能力

　　秘書要善于發(fā)現(xiàn)機關(guān)與機關(guān)之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡;要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致;要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解和不合，并及時加以溝通、協(xié)調(diào)。

　　7、觀察分析能力

　　秘書在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)的前提條件。

　　8、應(yīng)變能力

　　秘書的大部分工作都有章可循，并嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。本文來源:考試大網(wǎng)

　　9、使用先進辦公器械的能力

　　諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復(fù)印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備工作上的不時之需。

　　10、預(yù)測能力

　　預(yù)測是在大量事實和信息的基礎(chǔ)上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計。有經(jīng)驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測能力，這有助于進行主動服務(wù)和預(yù)防工作差錯，有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會。

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