2017年秘書資格考試必備常識：突發(fā)來訪接待

　　接待突發(fā)來訪流程說明：

　　l 問清對方來訪目的;

　　l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間;

　　l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面;留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排;

　　l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕;但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見;

　　l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理;

　　l 對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告訴總經(jīng)理;

　　在總經(jīng)理方便時告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。

　　注意事項：

　　l 有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。

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