2016年秘書資格證三級知識點：會議籌備方案的擬定

　　1、相關(guān)知識

　　(1)會議籌備方案的內(nèi)容

　　確定會議的主體與議題;

　　確定會議主題的要素：要有切實的依據(jù);要結(jié)合本單位的實際;要有明確的目的。

　　確定會議的名稱。

　　確定會議議程。

　　確定會議時間和地點。

　　確定會議所需設(shè)備和工具。

　　確定會議文件的范圍。

　　確定會議與會代表的組成。

　　確定會議經(jīng)費預(yù)算。

　　確定會議住宿和餐飲安排。

　　確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。

　　(2)會議籌備方案的作用

　　確保會議的周密組織。

　　確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。

　　確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

　　(3)電話會議及視頻會議的知識：

　　電話會議：

　　電話會議交流的信息特點：

　�、� 方便靈活，準(zhǔn)備時間短，恢復(fù)迅速，花費少。

　�、� 缺少身體語言，難以進行互動交流。

　　③ 為提高效率，可以搭配使用其他通信方式。

　�、� 適用于分公司不遠(yuǎn)，規(guī)模不大的企業(yè)。

　　工作程序和要點：

　　① 準(zhǔn)備發(fā)出開會信息。

　�、� 認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料。

　　★ 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。

　�、� 合理安排會場信息傳輸設(shè)備。

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