2016年秘書資格證三級(jí)知識(shí)點(diǎn)：按字母排列的檔案分類法

　　在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個(gè)案卷，案卷嚴(yán)格按照字母順序排列。姓的第一個(gè)字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準(zhǔn)確位置，姓氏第一個(gè)字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應(yīng)該排在 Cryton Philip之后。

　　數(shù)量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標(biāo)分，每一雜類卷的封面上應(yīng)寫有該卷內(nèi)裝放的文件資料的目錄。

　　1、按主題分類

　　文件的主題有時(shí)會(huì)取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個(gè)因素，依次類推。最基本的分類導(dǎo)片標(biāo)示出各類文件的主要標(biāo)題，這些標(biāo)題都是與單位的某項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運(yùn)輸、獨(dú)家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進(jìn)行。按主題分類立檔的優(yōu)點(diǎn)是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡(jiǎn)便地查閱。

　　2、按地區(qū)分類

　　在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運(yùn)輸和出口業(yè)務(wù)部門、計(jì)劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

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