辦公室服務

　　任何一個組織，不論其規(guī)模和性質如何，其辦公室的基本業(yè)務活動卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財政活動中形成的文件。由辦公室承擔這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著，一個信息處理中心為所有的部門提供秘書服務;不是由各個部門保存它自己的文件，而是有一個中央部門來集中處理所有的文件工作;一個復印中心提供所有部門的復印和打印的需要;所有的郵件由一個中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。

　　任何一個辦公室提供的服務類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規(guī)模、所有權和計劃等等。但是無論其特征如何，由辦公室提供的服務的范圍都是相似的。

　　服務內容

　　(1) 接收郵件;

　　(2) 分發(fā)郵件;

　　(3) 發(fā)送郵件;

　　(4) 接待來訪者;

　　(5) 接聽并轉接電話;

　　(6) 安排會議;

　　(7) 安排和控制運輸;

　　(8) 打字服務;

　　(9) 口授打字;

　　(10)復制和復印;

　　(11)文件整理;

　　(12)文件保管;

　　(13)庫存控制;

　　(14)處理各種文件;

　　(15)接收現(xiàn)金;

　　(16)支出現(xiàn)金;

　　(17)各種計算;

　　(18)各種簿冊的保管和會計事務;

　　(19)準備直觀顯示設備;

　　(20)文件運轉;

　　(21)文字處理;

　　(22)數(shù)據(jù)處理;

　　(23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通

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