秘書處理人際關(guān)系的能力和技巧

　　•秘書是一種特殊的社會角色。全美秘書協(xié)會《 章程》 對秘書人員的要求：要像心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈，要像外交家一樣善于處理各種交際關(guān)系。

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　　•秘書處理人際關(guān)系應(yīng)具備哪些能力?

　　※理解和領(lǐng)會的能力

　　要聽得快，聽得準(zhǔn)，記得牢。只有清楚領(lǐng)會他人的意圖才能理解他人的立場，從而和諧融洽人際關(guān)系。

　　※會說話

　　會說話是一門學(xué)問，也是一項技巧。它關(guān)系著人際關(guān)系成敗的基礎(chǔ)。會說話要求：在適當(dāng)?shù)臅r間地點說適當(dāng)?shù)脑挕?/P>

　　※應(yīng)變能力

　　秘書接觸的人際關(guān)系多樣化，辦公室各色人員之間難免有時會出現(xiàn)不和諧的因子，這就要求秘書人員能堅守原則，靈活處置。

　　※控制自我情緒的能力

　　工作時應(yīng)該保持穩(wěn)定的情緒狀態(tài)，絕不把消極負(fù)面的情緒帶進辦公室，帶進工作中。

　　•秘書處理人際關(guān)系應(yīng)具備哪些技巧?

　　※尋找共同語言。

　　※向?qū)Ψ接邢薅鹊爻ㄩ_自己。

　　※善解人意，站在對方的立場上考慮問題。

　　※學(xué)會傾聽。

　　※真誠的贊賞。

　　※沉著應(yīng)付。

　　※尊重同事，不當(dāng)個人英雄，用適當(dāng)?shù)姆绞浇鉀Q問題。

　　•如果只有領(lǐng)導(dǎo)表揚你，而同事卻經(jīng)常在背后詆毀你，這表明你可能是個能干的個人英雄主義者，你應(yīng)認(rèn)識到缺乏同事的配合，個人英雄主義做不長久，

　　•年輕人很容易想到什么就說什么，想做什么就做什么，有人認(rèn)為這樣很自然真實，沒有絲毫的虛偽，但卻可能事與愿違，被人認(rèn)為莽撞、無禮、不成熟，結(jié)果好心辦壞事，好事多磨。

　　•因為年輕人的眼里心里只有自己的世界，很少考慮到別人的想法。這可能也是第一次當(dāng)秘書的你的特點，缺乏人際交往的經(jīng)驗，急于求成，想用簡單方式解決問題，如果沒有一個正確的方式，只是一個好的出發(fā)點，很難達(dá)到預(yù)期的效果，甚至?xí)�走向反面�?/P>

　　※勤于溝通，重視同事間的交往

　　•當(dāng)人們在辦公室忙碌，思想禁錮在本職工作范圍。但在飯廳食堂、生日聚會、集體旅游時，你可以接觸到不同部門平時不大容易接觸到的人員，在辦公室之外，人們在相對放松的狀態(tài)下講述自己的苦樂，你會聽到真實的抱怨、真誠的贊譽、客觀的評價，你可以更加了解某個人和某個集體，也會發(fā)現(xiàn)誰會成為自己的朋友，誰將止于同事關(guān)系。

　　•作為秘書，與同事交往不僅能提高你的聲譽，擴大影響力，改變別人對你的誤會，還可以收集掌握信息，了解群眾的心聲，某項政策的反饋。當(dāng)然，同時要提防“包打聽”飛短流長者，推心置腹向你泄密者，兩面三刀巴結(jié)奉承領(lǐng)導(dǎo)者，公私不分功勞獨占者。

　　※強化為群眾服務(wù)的觀念

　　• 做好份內(nèi)的群眾服務(wù)工作;

　　• 做好力所能及的群眾服務(wù)工作。

　　• 為群眾服務(wù)也應(yīng)謙和有禮，不要有“ 恩賜” 的心態(tài)。

　　※化解辦公室的沖突，營造親密、融洽的“家庭式氣氛”。

　　了解同事的潛在語言，技巧性地回答不能回答的問題，及時化解辦公室的沖突。

　　•有些同事講話尖酸刻薄，把他當(dāng)作無知或把他拉到一邊：“你這人這么好，不應(yīng)該說這種話�！被蛘咧苯恿水�(dāng)?shù)馗嬖V他：“你這樣說冒犯到我了”但表現(xiàn)自己時不要憤怒，否則只能表現(xiàn)自己的軟弱。你的毫不動氣，可以在相形之下顯示出對方的態(tài)度很不成熟，而且你的鎮(zhèn)定會避免沖突，使對方鎮(zhèn)定下來。

　　※加強領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的信息溝通。

　　要站在領(lǐng)導(dǎo)和群眾的不同角度看待問題和解決問題。既把領(lǐng)導(dǎo)的意圖及有關(guān)政策原原本本傳達(dá)給群眾，也要把群眾的意見和要求不折不扣轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。

　　(2) 秘書在同事交往中的忌諱

　　切忌拉小圈子

　　忌情緒不佳，牢騷滿腹

　　切忌趨炎附勢，攀龍附鳳

　　切忌逢人訴苦

　　切忌故作姿態(tài)，舉止特異

　　(3)秘書與同事交往溝通的具體做法

　　絕不居功

　　以誠待人，信守承諾

　　贊美別人，不吝贊美與鼓勵

　　關(guān)注他人，勤于聯(lián)絡(luò)感情

　　專注工作，積極參與公共事務(wù)

　　尊重對方，記得感謝

　　融入集體，保持個性

　　不忘幽默與寬容

　　(六)秘書的業(yè)緣關(guān)系

　　(1)秘書與其他業(yè)緣關(guān)系的范圍

　　政府機關(guān)，部門牽涉的工作關(guān)系

　　工商企業(yè)與顧客、客戶的關(guān)系

　　組織與新聞媒介的關(guān)系

　　組織與社區(qū)工作的關(guān)系

　　企業(yè)與政府部門的關(guān)系

　　企業(yè)與股東的關(guān)系

　　(2)秘書與其他業(yè)緣關(guān)系的特征

　　廣泛性

　　復(fù)雜性

　　靈活性

　　變動性

　　(3)秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則

　　廣結(jié)良緣：這些關(guān)系涉及的人員都是秘書的服務(wù)對象，必需以“為人民服務(wù)”為根本宗旨。

　　區(qū)分主次：面對廣泛、復(fù)雜的人際關(guān)系，秘書必須平均使用精力，區(qū)分主次輕重。

　　一視同仁：無論對方的地位、身份等如何，秘書都應(yīng)一視同仁，以禮相待。

　　微笑的魅力：秘書真誠的微笑能給對方美好印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。

　　記住姓名：姓名，對于每個人都是最重視最美好的字眼，初次見面能適當(dāng)稱呼對方，會給對方得到尊重的滿足。

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