2017年秘書證3級(jí)精華考點(diǎn)整理第三章 第三節(jié)

　　第三章 文書擬寫與處理

　　第三節(jié) 文檔管理

　　●檔案利用

　　●檔案參考材料的編寫

　　●電子檔案的管理

　　一、 檔案利用

　　(一) 含義

　　檔案利用是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

　　檔案利用工作可以去分為：提供檔案利用 AND 利用檔案

　　提供檔案利用——針對(duì)管理人員而言，指檔案管理部門和人員以所藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，向前來咨詢的人提供服務(wù)

　　利用檔案——針對(duì)利用者，利用者以借閱、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的活動(dòng)

　　(二) 工作程序

　　1、 熟悉庫藏

　　包括：檔案內(nèi)容、成分及存放位置，明確單位檔案的形成、整理狀況及利用價(jià)值。

　　2、 分析利用需求

　　夠針對(duì)不同工作人員提供服務(wù)

　　1) 滿足計(jì)劃決策人員對(duì)檔案的需求——主要服務(wù)對(duì)象

　　2) 滿足基層管理者對(duì)檔案的需求

　　3) 滿足科研人員對(duì)檔案的需求

　　單位內(nèi)部科研人員，一般從事的是應(yīng)用技術(shù)的研究，也有少數(shù)開展基礎(chǔ)研究。

　　4) 滿足工程科技人員對(duì)檔案的需求

　　3、 選擇檔案利用方式

　　1) 開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱

　　2) 檔案外借

　　3) 制發(fā)檔案復(fù)制本

　　4) 出具檔案證明

　　5) 提供咨詢服務(wù)

　　6) 印發(fā)目錄

　　7) 舉辦檔案展覽

　　4、 獲取檔案

　　5、 提供檔案

　　(三) 要求

　　依法

　　主動(dòng)積極

　　完善服務(wù)方式和手段

　　掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用

　　二、 檔案參考材料的編寫

　　(一) 含義

　　是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案材料加工品。

　　它改變了檔案原來的形式，屬于三次文獻(xiàn)。

　　(二) 要求

　　1、 在獲取豐富的檔案材料的基礎(chǔ)上，選擇準(zhǔn)確、典型的材料;

　　2、 編寫要真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意其保密性

　　3、 問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練，概括性強(qiáng)

　　(三) 工作程序

　　1、 確定編寫檔案參考資料的種類

　　幾種常見的檔案參考資料的編寫

　　· 大事記

　　· 組織機(jī)構(gòu)沿革

　　· 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

　　· 會(huì)議簡(jiǎn)介

　　· 科技成果簡(jiǎn)介

　　· 企業(yè)年鑒

　　· 企業(yè)史志

　　· 科技圖冊(cè)

　　· 科技手冊(cè)

　　· 科技簡(jiǎn)報(bào)

　　2、收集檔案材料

　　3、進(jìn)行編寫

　　(四)優(yōu)點(diǎn)

　　利用者不必翻閱大批檔案，就可以簡(jiǎn)明的得到所需的材料。

　　三、 電子檔案的管理

　　(一) 含義

　　在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

　　(二) 特點(diǎn)

　　1) 非人工識(shí)讀性

　　2) 對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性

　　3) 信息的可變性

　　4) 信息與載體的可分離性

　　5) 信息的可共享性

　　6) 多種信息載體的集成性

　　(三) 種類

　　按照電子檔案的存在形式劃分

　　按照電子檔案的功能劃分

　　(四) 要求

　　真實(shí)性

　　完整性

　　可讀性

　　(五)工作程序

　　1、電子檔案的收集累積

　　2、電子檔案的歸檔

　　3、電子檔案的保管

　　4、電子檔案的利用

　　a) 電子閱覽室

　　b) 復(fù)制

　　c) 出借

　　d) 在線利用

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