2017年秘書證3級精華考點(diǎn)整理第二章 第四節(jié)

　　第二章　事務(wù)管理

　　第四節(jié) 辦公用品管理

　　一、辦公用品與設(shè)備的采購程序

　　(一)相關(guān)知識

　　1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式

　　(1)購買

　　(2)租用

　　2、政府采購概述

　　(二) 工作程序

　　1、提出購買申請

　　2、審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)

　　3、招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

　　4、簽訂貨合同

　　5、貨物入庫

　　6、支付貨款

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1、在自己職權(quán)范圍內(nèi)，依程序進(jìn)行購置

　　2、按采購程序與供應(yīng)方確定購貨內(nèi)容，總費(fèi)用，交貨和售后服務(wù)等，形成整套購買文件

　　3、仔細(xì)檢查

　　4、如發(fā)現(xiàn)不對，馬上聯(lián)系

　　5、做好相關(guān)的文件與單據(jù)保管

　　二、采購預(yù)算方案的制定

　　(一)相關(guān)知識

　　采購預(yù)算方案的制定原則：

　　1、真實(shí)性2、重點(diǎn)性3、目標(biāo)性4、經(jīng)濟(jì)合理性

　　(二)工作程序

　　1、確定預(yù)算的核算基數(shù)

　　2、進(jìn)行市場調(diào)研

　　3、確定采購產(chǎn)品的種類及型號價(jià)格

　　4、編寫預(yù)算方案

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1、編制預(yù)算方案一定要進(jìn)行調(diào)查研究，一定要實(shí)事求是，不虛報(bào)價(jià)格

　　2、不要一味的追求購買高檔的辦公用品或設(shè)備

　　3、要購置的辦公用品或設(shè)備必須與當(dāng)前或預(yù)期所必需的

　　4、事先要安排好要購置的設(shè)備所放置的位置

　　5、慎重選擇供應(yīng)商，對其各方面做全面的比較

　　6、要征求各方面的意見，方案要切實(shí)可行

　　(四)相關(guān)鏈接

　　預(yù)算的方法：

　　1、傳統(tǒng)的預(yù)算方法：承襲上年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動(dòng)。

　　2、零基預(yù)算方法：以零為基數(shù)編制的預(yù)算。從零開始，以零為起點(diǎn)。

　　三、調(diào)配辦公資源

　　(一)相關(guān)知識

　　辦公資源包括各類辦公設(shè)備，辦公家具，車輛，會(huì)議室，日常用品，圖書等

　　辦公資源管理就是實(shí)行辦公資料統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資資，提高辦公資源的使用效率。

　　辦公資源檔案和運(yùn)行記錄是進(jìn)行辦公資源管理的核心

　　(二)工作程序

　　1、了解本單位所有辦公資源的基本情況

　　2、對單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對不同資源進(jìn)行分類管理

　　3、對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況

　　(1)設(shè)備的購買信息

　　(2)設(shè)備的保修信息

　　(3)設(shè)備的維護(hù)合同

　　(4)設(shè)備的操作指南

　　(5)設(shè)備的基本信息

　　(6)所有設(shè)備的情況列表

　　(7)設(shè)備的日志記錄和故障登記

　　4、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

　　(1)是否因管理不明而導(dǎo)致不必要的流失

　　(2)使用率如何?是否達(dá)到最大收益

　　(3)運(yùn)行維護(hù)狀態(tài)如何?是否有足夠的備件

　　(4)是否需要保養(yǎng)維護(hù)，下一次維護(hù)應(yīng)是什么時(shí)候

　　(5)資源的購置計(jì)劃如何?是否超出預(yù)算

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1、必須對單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔，明確每一項(xiàng)資源所在的位置，在需要的時(shí)候能夠迅速找到它們

　　2、要注意及時(shí)更新記錄，辦公資源的變動(dòng)情況要記錄在案

　　3、要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品

　　4、辦公用品的領(lǐng)用，更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行

　　5、公司的員工流動(dòng)影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應(yīng)隨時(shí)掌握員工的信息

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