2017年秘書(shū)證3級(jí)精華考點(diǎn)整理第二章 第一節(jié)

　　第二章　事務(wù)管理

　　第一節(jié) 接待

　　一、確定涉外禮賓次序

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、涉外接待的原則與要求

　　·不卑不亢·依法辦事·內(nèi)外有別·尊重個(gè)人·女士?jī)?yōu)先·入鄉(xiāng)隨俗

　　2、禮賓次序

　　禮賓次序：是指在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)，出席活動(dòng)，參加禮儀的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門(mén)、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　　常見(jiàn)的五種禮賓次序：

　　(1)依照來(lái)賓所在國(guó)家或地區(qū)的名稱的拉西字母的先后來(lái)排列其次序

　　(2)依照來(lái)賓的具體身份與職務(wù)的高低來(lái)進(jìn)行排列

　　(3)依照來(lái)賓抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)間來(lái)排列

　　(4)依照來(lái)賓告知東道主自己決定到訪人具體時(shí)間來(lái)排列

　　(5)不排列

　　(二)禮賓次序確定步驟

　　1、確定禮賓次序方案：首先按來(lái)賓的身份、職務(wù)的高低;身份相同者，按國(guó)家、地區(qū)名稱的拉丁字母順序;名稱的第一個(gè)字母相同者，再按時(shí)間順序。

　　2、提前通知有關(guān)各方：不論以何種方式排列，均應(yīng)事先與外國(guó)來(lái)賓進(jìn)行溝通協(xié)商，一般在發(fā)邀請(qǐng)信的時(shí)候就應(yīng)注明禮賓次序的排列方法。

　　3、按禮賓次序排列座次，名次、出場(chǎng)次序

　　二、安排涉外迎送儀式

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、涉外迎送禮儀的要求

　　迎賓禮儀：在涉外活動(dòng)中，當(dāng)我方身為東道主時(shí)，為操作、落實(shí)迎賓活動(dòng)而應(yīng)當(dāng)遵守的外事接待禮儀

　　(1)發(fā)出邀請(qǐng)：明確邀請(qǐng)的規(guī)格，由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，采用書(shū)面的形式。

　　(2)準(zhǔn)備工作：首先要搞清楚來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況;外賓人飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等也可事先向?qū)Ψ教皆?擬訂來(lái)賓訪問(wèn)日程;安排食宿;

　　(3)善始善終

　　2、著裝要求：要著正裝

　　(二)工作程序

　　1、確定迎候人員：本著對(duì)等的原則

　　2、準(zhǔn)備迎賓的物品：如雙方不認(rèn)識(shí)，要準(zhǔn)備一塊牌子;如獻(xiàn)花一定要用鮮花，不可用黃白兩色的菊花或百合花，獻(xiàn)花人應(yīng)為年輕的女性。

　　3、見(jiàn)面講究禮節(jié)：主人一方的秘書(shū)先把自己這方的人員介紹給主賓，然后由主賓或秘書(shū)再把客人介紹給東道主

　　4、送行前的拜訪

　　5、安排送行禮儀：如做飛機(jī)，一定要至少提前三小時(shí)出發(fā)

　　三、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談和拜訪

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談的要求

　　會(huì)見(jiàn)：也叫禮節(jié)性會(huì)晤，一般時(shí)間較短，通常在半小時(shí)左右，屬禮貌應(yīng)酬

　　會(huì)談：是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題進(jìn)行的交流等

　　(1)充分了解雙方的情況

　　(2)準(zhǔn)備工作落實(shí)到位

　　(3)會(huì)談會(huì)見(jiàn)要做好記錄

　　2、拜訪的要求

　　(1)拜訪前由秘書(shū)先生聯(lián)系對(duì)方的秘書(shū)或隨員，雙方商定時(shí)間

　　(2)由東道主領(lǐng)隨員前往對(duì)方的賓館，到達(dá)后應(yīng)在大堂通知對(duì)方，而不是直接上樓

　　(3)初次見(jiàn)面，可以不送禮物

　　(二)工作程序

　　1、約定：首先提出約見(jiàn)一方應(yīng)將出席人的姓名、職務(wù)以及會(huì)見(jiàn)什么人，會(huì)見(jiàn)目的告知對(duì)方。

　　2、通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)：主方將會(huì)見(jiàn)的時(shí)間、地點(diǎn)、本方出席人、具體安排及有事事宜通知對(duì)方。

　　3、準(zhǔn)備工作

　　(1)了解背景資料：對(duì)方的背景資料，可能提出的問(wèn)題，及習(xí)俗禁忌、禮儀特征等。

　　(2)會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)選擇、布置與檢查：會(huì)見(jiàn)時(shí)，座位是半圓形的，主人主賓并排而座;會(huì)談時(shí)用長(zhǎng)條形桌子，賓主相對(duì)而做。(詳見(jiàn)P79)

　　(3)人員安排：主談應(yīng)是有較高業(yè)務(wù)水平，有會(huì)談經(jīng)驗(yàn)有決定權(quán)的高層領(lǐng)導(dǎo)，其他人員對(duì)會(huì)談涉及的業(yè)務(wù)范圍很熟悉的人。

　　4、迎接客人：主方應(yīng)準(zhǔn)確掌握會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)和雙方參加人員的名單。同時(shí)主方應(yīng)先于客方對(duì)達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在客方到時(shí)迎接;

　　5、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談

　　6、送別客人

　　四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、涉外宴請(qǐng)的原則：

　　(1)宴請(qǐng)的環(huán)境十分重要，要選取雅致、安靜的地方

　　(2)點(diǎn)菜要考慮外賓的宗教信仰的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別

　　(3)菜肴要有特色，可以精致、豐盛。

　　(4)參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生。

　　2、西餐的禮儀

　　(1)赴宴前的準(zhǔn)備

　　(2)西餐的座次安排

　　(3)入席、退席的禮節(jié)

　　(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)

　　(5)西餐的飲酒禮儀

　　3、招待會(huì)的禮儀

　　(1)招待會(huì)的請(qǐng)柬

　　(2)冷餐會(huì)的禮節(jié)

　　(3)酒會(huì)的禮節(jié)

　　(二)注意事項(xiàng)

　　1、西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅

　　2、衣著要整齊

　　3、赴宴的第二天，要向主人表示感謝

　　五、饋贈(zèng)禮品的要求

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、各國(guó)的禁忌

　　(1)信仰伊斯蘭教的國(guó)家

　　(2)韓國(guó)

　　(3)日本

　　(4)印度

　　(5)俄羅斯

　　(6)法國(guó)

　　(7)英國(guó)

　　(8)美國(guó)

　　(二) 選擇禮品的注意事項(xiàng)

　　1、與受禮者的關(guān)系

　　2、明確送禮的原因

　　3、了解受禮者的特點(diǎn)

　　4、經(jīng)濟(jì)方面的限定

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