2017年秘書證3級精華考點整理第一章 第三節(jié)

　　第一章　會議管理

　　第三節(jié) 會后落實

　　學(xué)習(xí)目標：了解及時總結(jié)會議籌備、組織及服務(wù)工作;評估會議工作效率和質(zhì)量等項工作;掌握會議總結(jié)的方式、內(nèi)容，建立會議評估體系的意義和方法等項基本要求，實現(xiàn)有效的會晤管理

　　學(xué)習(xí)內(nèi)容：會后會議總結(jié)及評估

　　一、 會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

　　(一) 、會議總結(jié)的目的

　　1、 檢查會議目標的實現(xiàn)情況

　　2、 檢查各個小組的分工執(zhí)行情況

　　3、 將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，找出不足，明確未來工作的借鑒之處，改進會議的組織服務(wù)工作

　　4、 獎懲相關(guān)人員，妥善解決會議的遺留問題

　　(二) 、會議總結(jié)的方法與要求

　　1、 會議總結(jié)的方法

　　1) 座談會

　　2) 表彰會

　　3) 書面總結(jié)

　　2、 會議總結(jié)的要求

　　1) 根據(jù)崗位責任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查

　　2) 切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)

　　3) 有理有據(jù)，實事求是，突出重點，有所側(cè)重

　　4) 總結(jié)一分為二，以激勵為主

　　5) 總結(jié)出簡單易行的辦會程序和制度，使會議工作科學(xué)化、程序化和制度化

　　(三) 、工作程序

　　1、 對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

　　2、 向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論

　　3、 總結(jié)定稿

　　4、 印發(fā)

　　5、 歸檔

　　6、 組織全體工作人員進行總結(jié)

　　二、 會議評估工作的內(nèi)容和要求

　　(一) 、會議評估工作的內(nèi)容

　　1、 有效會議的要素

　　1、 清晰的目標

　　2、 適當?shù)臅r間

　　3、 合適的地點

　　4、 恰當?shù)男问?/P>

　　5、 緊湊的議程

　　6、 準確的信息傳遞

　　7、 周密的前期準備

　　8、 精心挑選的參會人員

　　9、 參會人員得當?shù)谋憩F(xiàn)

　　10、 領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制能力

　　11、 合理的內(nèi)容安排

　　2、 影響會議效率的主要因素

　　1) 會議的必要性

　　2) 會議前期準備工作的質(zhì)量

　　3) 會議責任分工

　　4) 其他原因

　　A. 會議多、長、大、高

　　B. 會議指出超標，浪費驚人

　　C. 會議準備不充分，質(zhì)量不高

　　D. 組織者組織不當

　　(二) 、會議評估的標準

　　1、 目標

　　2、 會議時間評估

　　3、 與會人員參與會議的狀態(tài)與收獲，對會議的滿意程度與理由，提出改進的意見或建議

　　4、 會議服務(wù)評估

　　5、 會議實際費用支出、會議成本評估

　　6、 再度召開同樣會議是繼續(xù)推進與維持的事項

　　(三) 、會議評估工作的方法和要求

　　1、 對會議管理工作的總體評估

　　2、 對主持人的評估

　　3、 對會議工作人員的評估

　　4、 設(shè)計會議評估表需考慮的要素

　　(四) 、會議效果評估表格的設(shè)計方法

　　1、 表格長度

　　2、 填寫的難易程度

　　3、 所問的問題

　　4、 問卷的方式

　　5、 分析數(shù)據(jù)的方式

　　(五) 、會議效果評估的表格數(shù)據(jù)分析

　　1、 數(shù)據(jù)類型

　　1) 數(shù)量數(shù)據(jù)

　　2) 質(zhì)量數(shù)據(jù)

　　2、 顯示數(shù)據(jù)

　　3、 分析要點

　　1) 根據(jù)活動類型和分析目的來獲得分析數(shù)據(jù)的結(jié)論

　　2) 可用來給舉辦類似會議活動提供直截了當?shù)男畔?/P>

　　3) 數(shù)據(jù)來源應(yīng)包含代表的真實數(shù)據(jù)的反饋和會議有關(guān)工作人員的回答

　　4) 從模棱兩可的回答中得出結(jié)論

　　5) 分析報告須遞交給主管領(lǐng)導(dǎo)

　　6) 分析內(nèi)容應(yīng)總結(jié)到報告中，統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析結(jié)果作為附錄附加在后面

　　(六) 、工作程序

　　1、 分析影響會議效果的主要因素

　　2、 設(shè)計會議效果評估表

　　3、 匯總評估結(jié)果

　　(七) 、注意事項——會議結(jié)束后應(yīng)避免的事項

　　1、 欠缺會議記錄

　　2、 對決議落實不力

　　3、 不對會議的成敗得失進行總結(jié)

　　4、 不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組

　　5、 與會人員對會議感到不滿

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