2017年秘書證3級精華考點整理第一章 第二節(jié)

　　第一章　會議管理

　　第二節(jié) 會中服務(wù)

　　學習目標：了解推進會議進程的原則和方法，會議經(jīng)費構(gòu)成及合理監(jiān)督、會中突發(fā)事件的類型和處理方式等，具備合理安排會中服務(wù)工作的基本能力。

　　學習內(nèi)容：提示會議按計劃進行;監(jiān)督會議經(jīng)費的使用;處理會中突發(fā)事件

　　一、 提示會議按計劃進行

　　(一) 、推進會議進程應(yīng)遵循的原則

　　1、 認真傾聽，最少限度地打斷談話。

　　2、 樹立自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響

　　3、 消除交流障礙

　　4、 強調(diào)問題

　　5、 使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極的批評和建議

　　(二) 、工作程序

　　1、 了解議題和議程2、 準時宣布開會3、 有效引導議題

　　二、 監(jiān)督會議經(jīng)費的使用

　　(一) 、會議經(jīng)費的類型

　　1、 與會人員交費

　　1) 會員及非會員交費

　　2) 陪同人員交費

　　與會人員交費=預期的與會人員人數(shù)*交費額+預期陪同人數(shù)*交費額-交費折扣額

　　2、 參展商交費

　　3、 聯(lián)合主辦者交費

　　4、 廣告、贊助和捐助

　　5、 公司分配

　　6、 其他收入項目

　　1) 錄音、錄像帶和出版物

　　2) 旅行、餐飲

　　(二) 、會議經(jīng)費使用的主要方面

　　1、 文件資料費

　　2、 郵電通訊費

　　3、 會議設(shè)備和用品費

　　4、 會議場所租用費

　　5、 會議辦公費

　　6、 會議宣傳交際費

　　7、 會議住宿補貼費

　　8、 會議伙食補貼

　　9、 會議交通費

　　10、 其他開支

　　(三) 、會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法

　　1、 報告和會議

　　2、 授權(quán)與自我控制

　　3、 質(zhì)量

　　4、 損益平衡表

　　5、 比率分析

　　6、 審核時要逐項細審

　　(四) 、工作程序

　　1、 申請經(jīng)費

　　2、 主管領(lǐng)導審批

　　3、 財務(wù)部審批

　　4、 財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票

　　5、 經(jīng)費支出

　　6、 審核會議經(jīng)費支出

　　三、 處理會中突發(fā)事件

　　(一) 、會中突發(fā)事件的類型

　　1、 人員問題

　　2、 健康與安全問題

　　3、 行為問題

　　(二) 、處理會中突發(fā)事件的方法

　　1、 處理人員問題——替代者，修改議程

　　2、 處理健康與安全問題——專門的安全小組

　　3、 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準備

　　(三) 、工作程序

　　1、 向領(lǐng)導報告

　　2、 啟動會議應(yīng)急方案

　　3、 實施應(yīng)急方案

　　4、 必要事項公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援

　　5、 善后工作

　　(四) 、注意事項

　　1、 處理會議突發(fā)事件的責任分工

　　1) 有綜合管理、統(tǒng)籌安排的意識

　　2) 增強責任意識，做到有備無患，事先做好應(yīng)對突發(fā)事件的備用方案

　　3) 加強崗位責任制建立嚴格值班制度

　　2、 突發(fā)事件與規(guī)章制度

　　1) 應(yīng)急方案的定期檢查制度

　　2) 突發(fā)事件的第一時間報告制度

　　3) 各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護制度

　　4) 值班工作責任到人制度

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