2017年秘書證三級(jí)精華考點(diǎn)整理第一章 第一節(jié)

　　第一章　會(huì)議管理

　　第一節(jié) 會(huì)前籌備

　　學(xué)習(xí)目標(biāo)：了解各種會(huì)議籌備方案和應(yīng)急方案的內(nèi)容、擬定要求和基本程序，了解會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方式和程序，具備與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的基本能力。

　　學(xué)習(xí)內(nèi)容：擬定各種會(huì)議的籌備方案、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況、審核會(huì)議文件、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜和擬定會(huì)議的應(yīng)急方案。

　　一、 會(huì)議籌備方案的擬訂

　　(一) 、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

　　1、 確定會(huì)議的主題與議題 2、 確定會(huì)議的名稱 3、 確定會(huì)議的議程 4、 確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn) 5、 確定會(huì)議所需設(shè)備和工具能滿足會(huì)議的需要 6、 確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制或復(fù)印工作 7、 確定會(huì)議與會(huì)代表的組成 8、 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 9、 確定會(huì)議住宿和餐飲安排 10、 確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)

　　(二) 、會(huì)議籌備方案的作用

　　1、 確保會(huì)議的周密組織 2、 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 3、 確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　(三) 、電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí)

　　1、 電話會(huì)議

　　1) 電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)

　　A. 方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的

　　B. 缺少身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息

　　C. 可以搭配使用其它通信方式

　　D. 適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

　　2) 電話會(huì)議信息工作的要求

　　A. 準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息

　　B. 認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料

　　C. 合理安排會(huì)場信息傳輸設(shè)備

　　D. 按時(shí)接通電話

　　E. 通報(bào)出席情況

　　F. 做好會(huì)議記錄

　　2、 視頻會(huì)議

　　1) 視頻會(huì)議的特點(diǎn)

　　A. 實(shí)現(xiàn)聲音和圖像同時(shí)傳送

　　B. 打破空間的限制

　　C. 節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用

　　D. 交流效果較好

　　E. 局限：初始準(zhǔn)備時(shí)間較長、初始投入成本較高，互動(dòng)效果差，交流不夠廣泛

　　2) 視頻會(huì)議信息工作的要求

　　A. 發(fā)出開會(huì)信息

　　B. 分發(fā)文件信息資料

　　C. 布置會(huì)場

　　D. 設(shè)置與檢查會(huì)場信息傳輸設(shè)備

　　E. 做好會(huì)議信息準(zhǔn)備

　　F. 采用先集中后分散的形式

　　G. 匯總情況信息

　　(四) 、遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)

　　1、 節(jié)省時(shí)間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短

　　2、 籌備會(huì)議方案時(shí)與先與電信公司溝通，包括會(huì)議的日期、起止時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等

　　3、 會(huì)議資料寄給與會(huì)人員，以便使他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論

　　4、 專人負(fù)責(zé)遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備

　　(五) 、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

　　1、 根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍

　　2、 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人

　　3、 加強(qiáng)協(xié)調(diào)、定期溝通

　　(六) 、工作程序

　　1、 組建會(huì)議籌備委員會(huì)

　　2、 分成籌備小組

　　3、 形成籌備方案

　　4、 領(lǐng)導(dǎo)審核方案

　　二、 檢查會(huì)務(wù)的籌備情況

　　(一) 、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

　　1、 會(huì)議準(zhǔn)備是否充分

　　2、 會(huì)議期間能否排除各種干擾

　　3、 環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備

　　4、 文件材料的準(zhǔn)備情況

　　5、 會(huì)場布置情況的檢查

　　6、 會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查

　　1) 確保會(huì)場內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠

　　2) 確保會(huì)場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效

　　3) 確保會(huì)場的防竊聽裝置靈敏高效

　　4) 確保會(huì)場的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)

　　5) 檢查進(jìn)出會(huì)場人員的身份，盡量不須與會(huì)議無關(guān)人士進(jìn)入會(huì)場

　　7、 檢查的其他內(nèi)容

　　1) 頒獎(jiǎng)大會(huì)——獎(jiǎng)品、頒獎(jiǎng)順序

　　2) 選舉會(huì)議——票箱、投票、計(jì)票

　　3) 現(xiàn)場會(huì)——參觀現(xiàn)場、參觀順序、線路

　　4) 攝影座次

　　(二) 、會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式

　　1、 書面形式 2、 口頭形式 3、 協(xié)調(diào)會(huì)形式

　　(三) 、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法

　　1、 聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)

　　2、 會(huì)前現(xiàn)場檢查

　　1) 確保所有事項(xiàng)都條理清晰2) 注意氣味3) 設(shè)立入場登記臺(tái)4) 佩戴徽章、名牌5) 準(zhǔn)備接待休息室6) 安排接待、服務(wù)人員

　　(四) 、工作程序

　　1、 開會(huì)檢查的程序

　　1) 自我檢查，將檢查結(jié)果上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組

　　2) 領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知

　　3) 召開籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽取匯報(bào)，現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)的問題

　　4) 匯報(bào)會(huì)后以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)

　　2、 現(xiàn)場檢查的程序

　　1) 制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門

　　2) 將現(xiàn)場檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總

　　3) 按既定的檢查路線和項(xiàng)目注意現(xiàn)場核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目要有明確記錄

　　4) 對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會(huì)議等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正

　　(五) 、注意事項(xiàng)

　　1、 會(huì)務(wù)籌備情況檢查的匯報(bào)材料

　　1) 匯報(bào)材料實(shí)現(xiàn)要認(rèn)真核實(shí)，根據(jù)會(huì)議籌備方案的預(yù)先設(shè)計(jì)進(jìn)行比較和檢查

　　2) 突出問題，提出對(duì)策，注重實(shí)效

　　3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng)

　　2、 對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正

　　1) 先對(duì)問題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析，確定問題對(duì)會(huì)議質(zhì)量的影響程度

　　2) 找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法

　　3) 在人、財(cái)、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備

　　4) 責(zé)任到人，抓緊落實(shí)，并及時(shí)將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)

　　三、 審核會(huì)議文件

　　(一) 、會(huì)議文件的類型

　　1、 有關(guān)會(huì)議立項(xiàng)方面的文件

　　2、 有關(guān)會(huì)議籌備工作的文件

　　3、 有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的文件

　　4、 有關(guān)會(huì)議宣傳報(bào)道的文件

　　5、 有關(guān)會(huì)議管理與服務(wù)方面的文件

　　6、 不同載體的信息材料

　　7、 各種形式的文件材料

　　1) 指導(dǎo)文書2) 主題文書3) 程序文書4) 參考文書5) 管理文書6) 成果文書7) 宣傳、傳達(dá)文書

　　(二) 、會(huì)議文件審核的內(nèi)容

　　1、 準(zhǔn)確性和完整性

　　2、 具體內(nèi)容

　　1) 審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系

　　2) 審核會(huì)議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容

　　3) 審核會(huì)議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實(shí)際相符

　　4) 提交會(huì)議討論的文件設(shè)計(jì)有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會(huì)商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。

　　5) 審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確

　　3、 會(huì)議文件審核的方法

　　1) 對(duì)校法——定稿改動(dòng)較多的文件

　　2) 折校法——整潔、改動(dòng)不多的文件

　　3) 讀校法——定稿內(nèi)容淺顯，生僻字較少的定稿

　　(三) 、工作程序

　　1、 秘書自審

　　2、 主管秘書進(jìn)行初審

　　3、 多部門會(huì)審

　　4、 主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)終審

　　四、 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

　　(一) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義

　　1、 使會(huì)議籌備工作更加提高效率

　　2、 與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，為會(huì)議準(zhǔn)時(shí)、成功舉辦打下基礎(chǔ)

　　3、 可以使領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備，有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高會(huì)議效率

　　4、 使小組成員更好了解自己的工作意義，發(fā)揮更大作用，達(dá)到理想的整體表現(xiàn)

　　(二) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則

　　1、 時(shí)間性原則 2、 及時(shí)性原則 3、 全面性原則

　　(三) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法

　　1、 定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告

　　2、 會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議情況

　　3、 領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議

　　4、 其他途徑

　　(四) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī)

　　1、 會(huì)議籌備階段 2、 會(huì)中階段 3、 會(huì)后階段

　　(五) 、工作程序

　　1、 明確會(huì)議目標(biāo)

　　2、 明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑

　　3、 確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員

　　4、 檢查溝通過程中所需要的各類文件、音響等資料

　　5、 向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題

　　6、 聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄

　　7、 將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)

　　(六) 、注意事項(xiàng)

　　1、 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進(jìn)行部署和落實(shí)

　　2、 堅(jiān)持與會(huì)議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實(shí)的情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋

　　3、 會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后不同時(shí)期的溝通中要突出各自的重點(diǎn)

　　五、 擬定會(huì)議的應(yīng)急方案

　　(一) 、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容

　　1、 會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題

　　1) 人員問題2) 場地問題3) 設(shè)備問題4) 資料問題5) 健康與安全問題6) 行為問題

　　2、 出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員

　　(二) 、會(huì)議應(yīng)急方案的作用

　　1、 使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆

　　2、 有效緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率

　　3、 使會(huì)議工作人員統(tǒng)一步調(diào)，問題出現(xiàn)時(shí)能夠有回旋余地

　　(三) 、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法

　　1、 處理人員問題——不同的備用人選

　　2、 處理場地問題——替換場所

　　3、 處理設(shè)備問題——備用文具和設(shè)備供應(yīng)商，備有維修工程師的聯(lián)系方式

　　4、 處理資料問題——備份，隨時(shí)打印

　　5、 處理健康與安全問題——組成專門的安全小組

　　6、 處理行為問題——加強(qiáng)審核與溝通，提前做好準(zhǔn)備

　　(四) 、工作程序

　　1、 預(yù)測不可預(yù)知的情況

　　2、 提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準(zhǔn)備好備選的場地、備用的設(shè)備和資料等，并在會(huì)議籌備階段不斷對(duì)各種突發(fā)情況進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整

　　3、 會(huì)議正式召開前組織專題性的籌備檢查會(huì)

　　4、 應(yīng)急方案的制定過程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風(fēng)暴會(huì)

　　(五) 、注意事項(xiàng)

　　1、 住宿安排要妥善

　　2、 餐飲服務(wù)要周到

　　3、 醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患

　　4、 交通保障應(yīng)落實(shí)到位

　　5、 會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速

　　6、 娛樂生活上需豐富多彩

　　7、 會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位

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