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2017年秘書資格證5級(jí)易考點(diǎn)第九節(jié) 信息與檔案

來(lái)源：中華考試網(wǎng) 2017-10-29 【大中小】

2017年秘書資格證5級(jí)易考點(diǎn)第九節(jié) 信息與檔案

　　一、鑒定要點(diǎn)

　　能夠分辨信息的種類，準(zhǔn)確地收集信息;能夠使用歸檔工具，立卷歸檔。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.閱讀篩選信息資料的方法

　　(1)留意標(biāo)題。

　　(2)剪裁、復(fù)印。

　　(3)摘記。

　　(4)標(biāo)記說(shuō)明。

　　2.分辨信息種類

　　(1)按信息源的性質(zhì)劃分，信息可分為自然信息和社會(huì)信息。

　　(2)按信息的表現(xiàn)形式劃分，信息可分為語(yǔ)言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語(yǔ)言信息和縮微信息。

　　(3)按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分，信息可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。

　　(4)按信息來(lái)源方向劃分，信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來(lái)自平行單位，縱向信息來(lái)自系統(tǒng)單位。

　　(5)按信息穩(wěn)定狀態(tài)劃分，信息可分為靜態(tài)信息(如資源、統(tǒng)計(jì)資料)、動(dòng)態(tài)信息(如市場(chǎng)信息)。

　　(6)按信息在秘書工作中的作用劃分，信息可分為預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息。

　　3.收集信息的方法

　　(1)觀察法是收集、獲取信息的最基本方法，指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。

　　(2)問(wèn)卷法是由收集者向被收集對(duì)象提供問(wèn)卷并請(qǐng)其對(duì)問(wèn)卷中的問(wèn)題作答而收集信息的方法。

　　(3)閱讀法是通過(guò)閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息。

　　(4)詢問(wèn)法是指信息收集者通過(guò)提問(wèn)請(qǐng)對(duì)方作答來(lái)獲取信息。

　　(5)網(wǎng)絡(luò)法：網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的，使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過(guò)數(shù)據(jù)通信信道將眾多計(jì)算機(jī)互聯(lián)而成的系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)所提供的信息服務(wù) 有電子郵件服務(wù)、遠(yuǎn)程登錄服務(wù)、文件傳送服務(wù)、信息查詢服務(wù)、信息研討和公布服務(wù)等。

　　(6)量表法是運(yùn)用測(cè)量表來(lái)收集信息的方法。

　　(7)交換法就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進(jìn)行交換的方法。

　　4.信息的特征

　　客觀性、共享性、開發(fā)性、傳遞性、時(shí)效性、存儲(chǔ)性、可塑性、無(wú)限性。

　　5.秘書收集信息的范圍

　　6.秘書收集信息的渠道

　　7.立卷歸檔

　　(1)立卷歸檔文件范圍。

　　(2)確定歸檔時(shí)間。

　　(3)歸檔份數(shù)。

　　(4)履行歸檔手續(xù)。

　　8.檔案裝訂步驟