2017年三級秘書證章節(jié)考點(diǎn)：應(yīng)用文書的格式

　　第一章　文書基礎(chǔ)

　　第二節(jié) 應(yīng)用文書的格式

　　一、 通用公文的格式

　　指公文的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。

　　(一)通用公文用紙和印裝規(guī)格

　　( 要求字目閃動)

　　1、 采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙

　　2、 公文頁面與版心尺寸

　　3、 文字符號從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。

　　4、 公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁;后背平整、不空。

　　(二)通用公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　1、眉首

　　1) 公文份數(shù)序號

　　2) 秘密等級和保密期限

　　3) 緊急程度

　　4) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

　　5) 發(fā)文字號

　　6) 簽發(fā)人(會簽人)

　　7) 紅色反線

　　①00001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　�、跈C(jī)密★一年

　�、� 特 急

　　④××××××××文件

　�、荨痢痢痢�2006〕號 眉

　　首

　　分析：“①”表示　公文份數(shù)序號

　　1、行政公文要求“絕密”“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號，黨的機(jī)關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號。 每一份公文的份號都不一樣，這在秘密公文的管理過程中有重要意義。

　　2、 份號的位置在公文首頁版心的左上角第1行。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如001至999

　　“②”表示　秘密等級和保密期限

　　1、秘密公文的秘密等級共有三級：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。 如無保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。

　　2、密級標(biāo)注在公文首頁版心右上角第一行。兩字間空一格。如“機(jī) 密”

　　“③”表示 不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。

　　緊急程度的標(biāo)注一般也在首頁右上角第2行，跟秘密等級上下排列，居秘密等級下方。

　　“④”表示　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

　　一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，也可以只有機(jī)關(guān)名稱不加“文件”二字。

　　版頭用套紅大字居中印在公文首頁上部。

　　版頭這一格式項(xiàng)目需要特別注意的問題還有：

　　**發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡稱，不得出現(xiàn)所指不明或容易誤解的情況。

　　**幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，屬于行政公文的，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其它機(jī)關(guān)依次在下方整齊對應(yīng)排列。機(jī)關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中央。

　　幾個同級機(jī)關(guān)(如安徽省人事廳、安徽省科學(xué)技術(shù)委員會、安徽省財政廳)聯(lián)合發(fā)文，

　　例 ：安徽省人事廳

　　安徽省 科 委 文件

　　安徽省財政廳

　　** 在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。

　　“⑤”表示　發(fā)文字號有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份(發(fā)文年度)+序號(發(fā)文順序號)

　　機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡縮，但還能識別出是哪一個機(jī)關(guān)。如：“國發(fā)”是國務(wù)院的機(jī)關(guān)代字;“中發(fā)”是中共中央的機(jī)關(guān)代字;“國辦發(fā)”是國務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字。陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。

　　年份就是發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，不得縮寫，如把1999年減縮為“99”。年份加六角括號，例如：〔1999〕。不得用圓括號或別的括號。

　　序號是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。除命令(令)外，其它公文的序號前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“0”。

　　發(fā)文字號之下4MM處印一條與版心等寬的紅色反線

　　①關(guān)于×××工作的通知

　�、凇痢痢痢痢痢�

　�、� ××××××××××××××××××××××××××××

　　×××××××××××××××××××××××××××××××××

　　××××××××

　　×××××××××××。

　�、芨郊�：1. ××××××

　　2. ××××××

　�、荨痢痢痢痢痢�

　　二○○六年一月十號

　　⑥(××××××)

　　分析：“①”表示　標(biāo)題

　　公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號大于正文。

　　公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容、文種組成，簡稱標(biāo)題三要素。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱根據(jù)情況可以省略

　　公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。如《**市人民政府關(guān)于開展財務(wù)大檢查的通知》

　　“②”表示　主送機(jī)關(guān)

　　就是受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。

　　下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個，排列時，同類型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。

　　如人事部《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：

　　各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動)廳(局)，教委(教育廳)，語委(語言文字工作 機(jī)構(gòu))，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事(干部)部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：

　　向上級機(jī)關(guān)行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個主送機(jī)關(guān)。如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。

　　大多數(shù)公文都有主送機(jī)關(guān)，但有些向全社會普發(fā)的下行文(如通告、公告)，沒有明確的主送機(jī)關(guān)，可以沒有這一項(xiàng)。

　　“③”表示　正文

　　正文位于主送機(jī)關(guān)名稱的下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

　　一般公文要求一文一事。

　　“④”表示　附件

　　具體寫法：“附件”后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼.如(附件：1.×××)

　　“⑤”表示　成文日期

　　要寫明年、月、日，不得簡寫，用漢字書寫

　　如，零要寫作成“O”如“二OO一年一月一日”

　　書寫的位置：一是文尾標(biāo)注　　　二是題下標(biāo)注。會議通過的重要公文，如決議、決定，以及條例、規(guī)定等法規(guī)性文體，成文日期不在文后，而是加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

　　“⑥”表示　附注

　　公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

　　一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需要注意的事項(xiàng)加以說明，如“(此件傳達(dá)群眾)”

　　需要注意的是：

　　不要把附注理解為是對公文內(nèi)容的解釋或注釋。

　　“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　① 主題詞：××　××　××　通知

　�、诔�送：××××××，××××××，×××××，××××××。

　�、�

　　⑤××××(印發(fā)單位)　　　　　　　　　　�、堋痢痢痢聊辍猎隆寥沼“l(fā)

　　(共印××份)

　　分析：“①”表示　主題詞

　　又稱為“關(guān)鍵詞”。它是公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。

　　所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報的公文要求更嚴(yán)格，要按上級機(jī)關(guān)的要求和公文主題詞標(biāo)標(biāo)注。

　　主題詞按規(guī)定應(yīng)標(biāo)注在公文末頁下部，抄送范圍上方。

　　其標(biāo)引的順序先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。主題詞的數(shù)量一般三到五個，要求不超過5個。原則是“誰辦文，誰標(biāo)引”

　　“②”表示　抄送機(jī)關(guān)

　　指主送機(jī)關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。

　　它位于主題詞的下1行，左空1字，用3號仿宋體標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號，冒號后為抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)用全稱或是規(guī)范化的簡稱，抄送機(jī)關(guān)之間分隔采用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

　　“③”表示　版記中的反線

　　版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。

　　目的：1、顯示各要素之間的區(qū)別;2、顯得美觀好看

　　注意的是：最后一個要素之下要有一條反線。

　　“④”表示　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

　　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下，占1行位置。

　　印發(fā)機(jī)關(guān)要具體到承辦公文印制和發(fā)出的部門。通常是機(jī)關(guān)的辦公部門，或辦公部門下屬的秘書部門。

　　印發(fā)日期，指的是辦公部門接到定稿后起印日期。一般寫成*年*月*日，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　“⑤”表示　版記的位置

　　版記置于最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行

　　關(guān)于印章的認(rèn)識：

　　(三)通用公文的特定格式

　　三種格式：信函式格式

　　命令式格式

　　會議紀(jì)要格式

　　二、事務(wù)文書、商務(wù)文書的格式

　　除了簡報等個別文種外，大多文書不具有版頭、主體、版尾這樣嚴(yán)格的三大板塊的劃分;

　　事務(wù)文書與公務(wù)文書包含多個文種，這些文書各有各的格式規(guī)范與要求，如請柬有其固定的格式;合同、標(biāo)書也有約定束成的格式。