2017年秘書資格證三級輔導(dǎo)精華：電子檔案的管理

　　第三章 文書擬寫與處理

　　第三節(jié) 文檔管理

　　【知識點(diǎn)】電子檔案的管理

　　(一) 含義

　　在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

　　(二) 特點(diǎn)

　　1) 非人工識讀性

　　2) 對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性

　　3) 信息的可變性

　　4) 信息與載體的可分離性

　　5) 信息的可共享性

　　6) 多種信息載體的集成性

　　(三) 種類

　　按照電子檔案的存在形式劃分

　　按照電子檔案的功能劃分

　　(四) 要求

　　真實(shí)性

　　完整性

　　可讀性

　　(五)工作程序

　　1、電子檔案的收集累積

　　2、電子檔案的歸檔

　　3、電子檔案的保管

　　4、電子檔案的利用

　　a) 電子閱覽室

　　b) 復(fù)制

　　c) 出借

　　d) 在線利用

　　118、公司銷售人員到辦公室借閱上一年度產(chǎn)品銷售統(tǒng)計(jì)表，其活動屬于(　　)。2003年11月

　　(A)利用檔案 (B)檔案提供利用

　　(C)檔案咨詢 (D)檔案辦理

　　109、為妥善保護(hù)檔案，并緩解供需矛盾，在開展檔案利用工作時間可采用(　　)的形式。2003年8月

　　(A)直接提供檔案原件　　　　　　　　(B)制發(fā)檔案自制件

　　(C)印發(fā)目錄　　　　　　　　　　　　(D)檔案展覽

　　120、開展檔案利用的方式有(　　)。2003/11

　　(A)出具檔案證明 (B)檔案檢索

　　(C)制發(fā)檔案復(fù)制本 (D)印發(fā)目錄]

　　120、檔案借出使用時，(　　)。2004/6

　　(A)要履行審批手續(xù)　　　　　　　　　(B)要及時摘錄

　　(C)復(fù)制份數(shù)不能過多　　　　　　　　(D)應(yīng)要求按期歸還

　　94、信息利用中通常使用( )記錄信息借閱狀況。2005/6

　　(A)跟蹤卡 (B)問卷

　　(C)文檔日志 (D)文摘

　　117、公司檔案室在進(jìn)行檔案服務(wù)時，應(yīng)考慮到(　　)對檔案資料的需求。2003年8月

　　(A)決策者　　　　　　　　　　　　　　(B)基層管理人員

　　(C)工程技術(shù)人員　　　　　　　　　　　(D)科研人員

　　95、企業(yè)年鑒的特點(diǎn)有( )。2005/5

　　(A)利用某一年度的各種文字總結(jié)、數(shù)字報表、照片等資料

　　(B)記述和反映一個企業(yè)一年的綜合發(fā)展?fàn)顩r

　　(D) 每年編制一個卷冊

　　(D)年年記錄匯集，又保持前后連貫

　　116、為了記錄和匯集企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營等大事情況，可以利用檔案編制(　　)。2003年8月

　　(A)信息簡報　　　　　　　　　　　　　(B)企業(yè)手冊

　　(C)文件匯集　　　　　　　　　　　　　(D)企業(yè)年鑒

　　110、編寫大事記時，選擇和確定大事要注意的因素是(　　)。2003年8月

　　(A) 突出一定時期的中心工作，重大事件和要事

　　(B) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖來確定

　　(C) 突出活動本身

　　(D) 立足本企業(yè)性質(zhì)、任務(wù)和職能

　　119、依據(jù)一定題目和所存檔案來編寫檔案參考資料的種類有(　　)。2004/6

　　(A)全宗指南　　　　　　　　　　　　(B)組織機(jī)構(gòu)沿革

　　(C)企業(yè)史志　　　　　　　　　　　　(D)會議簡介

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