2017年秘書資格證三級輔導精華：調(diào)配辦公資源

　　(一)相關知識

　　辦公資源包括各類辦公設備，辦公家具，車輛，會議室，日常用品，圖書等

　　辦公資源管理就是實行辦公資料統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資資，提高辦公資源的使用效率。

　　辦公資源檔案和運行記錄是進行辦公資源管理的核心

　　(二)工作程序

　　1、了解本單位所有辦公資源的基本情況

　　2、對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理

　　3、對辦公資源建檔，記錄應用情況

　　(1)設備的購買信息

　　(2)設備的保修信息

　　(3)設備的維護合同

　　(4)設備的操作指南

　　(5)設備的基本信息

　　(6)所有設備的情況列表

　　(7)設備的日志記錄和故障登記

　　4、定期進行數(shù)據(jù)分析

　　(1)是否因管理不明而導致不必要的流失

　　(2)使用率如何?是否達到最大收益

　　(3)運行維護狀態(tài)如何?是否有足夠的備件

　　(4)是否需要保養(yǎng)維護，下一次維護應是什么時候

　　(5)資源的購置計劃如何?是否超出預算

　　(三)注意事項

　　1、必須對單位所有的辦公資源進行建檔，明確每一項資源所在的位置，在需要的時候能夠迅速找到它們

　　2、要注意及時更新記錄，辦公資源的變動情況要記錄在案

　　3、要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應退回領用的辦公用品

　　4、辦公用品的領用，更換要依照相關規(guī)定執(zhí)行

　　5、公司的員工流動影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應隨時掌握員工的信息

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