2017年秘書資格證三級輔導(dǎo)精華：擬定會議的應(yīng)急方案

　　第一章　會議管理

　　第一節(jié) 會前籌備

　　【考點】擬定會議的應(yīng)急方案

　　(一) 、會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

　　1、 會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題

　　1) 人員問題2) 場地問題3) 設(shè)備問題4) 資料問題5) 健康與安全問題6) 行為問題

　　2、 出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員

　　(二) 、會議應(yīng)急方案的作用

　　1、 使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆

　　2、 有效緩解危機，提高會議管理的效率

　　3、 使會議工作人員統(tǒng)一步調(diào)，問題出現(xiàn)時能夠有回旋余地

　　(三) 、處理會議突發(fā)事件的方法

　　1、 處理人員問題——不同的備用人選

　　2、 處理場地問題——替換場所

　　3、 處理設(shè)備問題——備用文具和設(shè)備供應(yīng)商，備有維修工程師的聯(lián)系方式

　　4、 處理資料問題——備份，隨時打印

　　5、 處理健康與安全問題——組成專門的安全小組

　　6、 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準(zhǔn)備

　　(四) 、工作程序

　　1、 預(yù)測不可預(yù)知的情況

　　2、 提前準(zhǔn)備應(yīng)對各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準(zhǔn)備好備選的場地、備用的設(shè)備和資料等，并在會議籌備階段不斷對各種突發(fā)情況進行復(fù)查和調(diào)整

　　3、 會議正式召開前組織專題性的籌備檢查會

　　4、 應(yīng)急方案的制定過程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風(fēng)暴會

　　(五) 、注意事項

　　1、 住宿安排要妥善

　　2、 餐飲服務(wù)要周到

　　3、 醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患

　　4、 交通保障應(yīng)落實到位

　　5、 會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速

　　6、 娛樂生活上需豐富多彩

　　7、 會議值班要制度健全，人員要堅守崗位

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