2017年秘書資格證三級輔導(dǎo)精華：檢查會務(wù)的籌備情況

　　第一章　會議管理

　　第一節(jié) 會前籌備

　　【考點】檢查會務(wù)的籌備情況

　　(一) 、會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

　　1、 會議準備是否充分

　　2、 會議期間能否排除各種干擾

　　3、 環(huán)境條件與用品準備

　　4、 文件材料的準備情況

　　5、 會場布置情況的檢查

　　6、 會議保衛(wèi)工作的檢查

　　1) 確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠

　　2) 確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效

　　3) 確保會場的防竊聽裝置靈敏高效

　　4) 確保會場的防盜設(shè)施處于運行狀態(tài)

　　5) 檢查進出會場人員的身份，盡量不須與會議無關(guān)人士進入會場

　　7、 檢查的其他內(nèi)容

　　1) 頒獎大會——獎品、頒獎順序

　　2) 選舉會議——票箱、投票、計票

　　3) 現(xiàn)場會——參觀現(xiàn)場、參觀順序、線路

　　4) 攝影座次

　　(二) 、會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式

　　1、 書面形式 2、 口頭形式 3、 協(xié)調(diào)會形式

　　(三) 、會務(wù)籌備情況檢查的方法

　　1、 聽取會議籌備人員的匯報

　　2、 會前現(xiàn)場檢查

　　1) 確保所有事項都條理清晰2) 注意氣味3) 設(shè)立入場登記臺4) 佩戴徽章、名牌5) 準備接待休息室6) 安排接待、服務(wù)人員

　　(四) 、工作程序

　　1、 開會檢查的程序

　　1) 自我檢查，將檢查結(jié)果上報領(lǐng)導(dǎo)小組

　　2) 領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

　　3) 召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)的問題

　　4) 匯報會后以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

　　2、 現(xiàn)場檢查的程序

　　1) 制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門

　　2) 將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總

　　3) 按既定的檢查路線和項目注意現(xiàn)場核對，對達到和未達到預(yù)期要求的準備項目要有明確記錄

　　4) 對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正

　　(五) 、注意事項

　　1、 會務(wù)籌備情況檢查的匯報材料

　　1) 匯報材料實現(xiàn)要認真核實，根據(jù)會議籌備方案的預(yù)先設(shè)計進行比較和檢查

　　2) 突出問題，提出對策，注重實效

　　3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng)

　　2、 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正

　　1) 先對問題的性質(zhì)和范圍進行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度

　　2) 找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法

　　3) 在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準備

　　4) 責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結(jié)果進行通報

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