2017年秘書資格證三級輔導精華：會議籌備方案的擬訂

　　第一章　會議管理

　　第一節(jié) 會前籌備

　　【考點】會議籌備方案的擬訂

　　(一) 、會議籌備方案的內容

　　1、 確定會議的主題與議題 2、 確定會議的名稱 3、 確定會議的議程 4、 確定會議的時間和地點 5、 確定會議所需設備和工具能滿足會議的需要 6、 確定會議文件的范圍并做好文件的印制或復印工作 7、 確定會議與會代表的組成 8、 確定會議經(jīng)費預算 9、 確定會議住宿和餐飲安排 10、 確定會議的籌備機構

　　(二) 、會議籌備方案的作用

　　1、 確保會議的周密組織 2、 確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位 3、 確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　(三) 、電話會議及視頻會議的知識

　　1、 電話會議

　　1) 電話會議交流信息的特點

　　A. 方便靈活，準備時間短，回復迅速，電子通信會議中花費最少的

　　B. 缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息

　　C. 可以搭配使用其它通信方式

　　D. 適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)

　　2) 電話會議信息工作的要求

　　A. 準確發(fā)出開會信息

　　B. 認真分發(fā)會議書面信息材料

　　C. 合理安排會場信息傳輸設備

　　D. 按時接通電話

　　E. 通報出席情況

　　F. 做好會議記錄

　　2、 視頻會議

　　1) 視頻會議的特點

　　A. 實現(xiàn)聲音和圖像同時傳送

　　B. 打破空間的限制

　　C. 節(jié)省時間、費用

　　D. 交流效果較好

　　E. 局限：初始準備時間較長、初始投入成本較高，互動效果差，交流不夠廣泛

　　2) 視頻會議信息工作的要求

　　A. 發(fā)出開會信息

　　B. 分發(fā)文件信息資料

　　C. 布置會場

　　D. 設置與檢查會場信息傳輸設備

　　E. 做好會議信息準備

　　F. 采用先集中后分散的形式

　　G. 匯總情況信息

　　(四) 、遠程會議籌備方案的特點

　　1、 節(jié)省時間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短

　　2、 籌備會議方案時與先與電信公司溝通，包括會議的日期、起止時間、參會人數(shù)等

　　3、 會議資料寄給與會人員，以便使他們有時間準備會議討論

　　4、 專人負責遠程會議設備

　　(五) 、會務機構分工的要求

　　1、 根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍

　　2、 會務機構要分工明確、責任到人

　　3、 加強協(xié)調、定期溝通

　　(六) 、工作程序

　　1、 組建會議籌備委員會

　　2、 分成籌備小組

　　3、 形成籌備方案

　　4、 領導審核方案

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